Горячая линия бесплатной юридической помощи:
Москва и область:
Москва И МО:
+7(499) 110-93-26 (бесплатно)
Санкт-Петербург и область:
СПб и Лен.область:
+7 (812) 317-74-92 (бесплатно)
Регионы (вся Россия):
8 (800) 550-95-86 (бесплатно)
Излишне выплаченная заработная плата: способы быстрого возврата и составление учета

Излишне выплаченная заработная плата уволенному работнику

Вопрос читателя

Недавно редакция получила письмо от бухгалтера Дмитрия Весняка. Он рассказал, что при составлении отчетности за 1-е полугодие 2009 г. выявилась ошибка: в указанном периоде бухгалтерия два раза выплатила зарплату сотрудникам за февраль – в марте и июне 2009 г., при этом рассчитана она была верно. Ошибка возникла из-за того, что выплата заработной платы за февраль не была отражена в бухгалтерской программе из-за сбоя последней.

Алгоритм действий работодателя

Для начала нужно определить можно ли удержать излишне выплаченные деньги с работника. Удержать с работника деньги можно в следующих ситуациях (137 ТК РФ):

  • Выданные работнику ранее денежные средства работник не отработал, либо не вернул. В качестве примера можно привести непредоставление отчета по командировке или за подотчетные деньги. Либо работнику был выплачен аванс, который он не отработал. В некоторых случаях также можно удержать и отпускные, например, когда отпуск работнику был предоставлен авансом, а работник увольняется. Важно при этом помнить, что удерживать отпускные нельзя в том случае, если работник увольняется в связи с сокращением или призывом в армию;
  • Работнику переплатили зарплату из-за счетной ошибки. Либо из-за счетной ошибки работник получил большую сумму отпускных или пособий.

В зависимости от ситуации по которой возникла переплата будет различаться и алгоритм ее возмещения:

  1. Работник получил выплату в размере более, чем положена из-за своих же махинаций (например, представленные документы содержали заведомо ложные данные) или переплата возникла из-за того, что работник не отчитался по авансу, либо не отработал его. В этом случае сначала нужно определить согласен ли работник на удержание, а также выяснить не прошло ли более одного месяца с даты установления переплаты. В том случае если работник не согласен на удержание переплаты, работодатель имеет право только обратиться в суд. Если работник дает свое согласие, то с его заработной платы нужно удержать переплату. При этом необходимо соблюдать правило 20% удержания, то есть с заработной платы за раз можно удержать не более 20% (138 ТК РФ).
  2. Переплата произошла в следствие ошибки бухгалтерии. В этом случае необходимо выяснить является ли бухгалтерская ошибка счетной. Если это та, то с зарплаты работника удерживается переплата, но не более 20% от зарплаты за раз. Если ошибка несчетная, то удержать переплату работодатель может только в том случае, если работник сделает это самостоятельно.

После того как работодатель выяснит, является ошибка счетной или нет, он переходит к вопросам документального оформления выявленной ошибки, а также к определению возможности и способа возврата излишне выплаченных сумм. От принятых решений и конкретных действий работодателя будет зависеть отражение хозяйственных операций на счетах бухгалтерского учета, а также налогообложение излишне выплаченных сумм. На с.

Что делать если работник уволился

Удержать переплату работодатель может только из зарплаты работника (137 ТК РФ). Однако если работник уже уволился, сделать это невозможно. В том случае если добровольно вернуть переплату работник не хочет, работодатель имеет право обратиться в суд. При этом следует подготовить доказательства того, что ошибка по которой перешла переплата была счетной.

Согласно ст. 137 Трудового кодекса работодатель вправе удержать из зарплаты сотрудника суммы, излишне выплаченные ему вследствие счетных ошибок. Решение об удержании администрация предприятия может принять не позднее одного месяца со дня окончания срока, установленного для возвращения неправильно исчисленных выплат, при условии, что работник не оспаривает основание и размеры удержания.

Излишне выплаченная заработная плата уволенному работнику

Постараемся помочь Дмитрию Весняку разрешить возникшие в результате обнаружения ошибки вопросы. Для начала выясним, является ошибка счетной или нет.

Как уже было сказано, согласно ст. 137 ТК РФ работодатель вправе взыскать с работника излишне выплаченную заработную плату, если такая выплата произошла в результате совершения счетной ошибки. При этом он должен принять решение об удержании не позднее одного месяца со дня окончания срока, установленного для возвращения неправильно исчисленных выплат, если работник не оспаривает основание и размер удержания.

Срок для возвращения переплаты может быть установлен, например, в уведомлении. В этом же документе сотрудник может зафиксировать свое согласие или несогласие на удержание излишне полученной им суммы из зарплаты. Образец уведомления приведен на с. 60.

Уволившемуся работнику вначале нужно направить уведомление о выявленной ошибке и предложение вернуть излишне полученную сумму. Документ оформляют так же, как и в ситуации, когда работник продолжает трудиться в компании. Правда, в нем следует указать, что если гражданин не вернет излишне выплаченную ему сумму, организация обратится в суд.

Возможно, бывший работник вернет деньги после получения уведомления. Тогда целесообразно будет получить от него заявление, составленное в произвольной форме, о возврате суммы, излишне полученной ранее.

Если бывший работник не возвращает деньги, организация вправе обратиться в суд. Дело в том что согласно ст. 1102 ГК РФ получение имущества без оснований называется неосновательным обогащением, следовательно, получателю придется его вернуть. Исключения из данного правила предусмотрены в п. 3 ст. 1109 ГК РФ.

Для возврата средств работодателю необходимо обратиться в районный суд. Он признается судом первой инстанции в случае рассмотрения трудового спора (ст. 24 ГПК РФ). Данный спор можно назвать трудовым, поскольку он возникает между работодателем и бывшим работником и касается выплат, связанных с трудовым договором (ч. 2 ст. 381 ТК РФ).

В ходе разбирательства бывшему работодателю придется доказать факт совершения счетной ошибки.

Решение суда может быть как положительным, так и отрицательным. Работодателю следует подготовить к слушанию копии и оригиналы:

  • трудового договора с бывшим работником;
  • документов по расчету и выплате заработной платы;
  • акта о выявленной ошибке;
  • уведомления, направленного работнику, с предложением вернуть излишне выплаченную сумму.

Взыскание переплаты с виновного бухгалтера

Не позднее чем за месяц по окончании срока, который установлен для возврата суммы, руководитель должен вынести решение об удержании. Это действительно, только если работник не намеревается оспорить решение начальства и согласен с условиями.

Если не соблюден хотя бы один пункт, руководству компании придется обратиться в суд. В течение одного года у компании есть возможность взыскать с работника сумму. Если суд вынес решение в пользу работодателя, то удержание производится на основе исполнительного листа.

Порядок возмещения должен быть таким:

  1. Комиссия компании составляет акт, в котором подтверждает наличие ошибки и обязательно указывает ее тип — счетная или нет;
  2. Работнику направляется уведомление, в котором указывается срок удержания излишне начисленной платы;
  3. Если работник согласен с процедурой, то издается приказ об удержании переплаты.

При этом необходимо придерживаться таких условий:

  • сумма не должна превышать 20% от жалования;
  • сроки издания указа соблюдены — не более одного месяца со дня окончания срока;
  • не нарушена очередность удержаний: сначала НДФЛ, потом исполнительные листы, наконец — возмещение суммы.
Ошибка

Нужно выяснить, кто именно виноват в ошибке.

Работодатель вправе требовать возмещения материального ущерба с виновного лица. Если ошибка технического характера, то недостающую сумму обязан компенсировать программист, если счетного — бухгалтер.

Отдельным нюансом является то, составлен ли с сотрудником договор о материальной ответственности. Если составлен, то руководителю необходимо:

  • выдать приказ о создании рабочей группы, которая установит причины и размер ущерба;
  • спросить у виновного объяснительную записку;
  • составить акт о нанесенных убытках;
  • выдать указ о возмещении переплаты.

Если сумма убытка превышает месячное жалование работника или тот несогласен с решением руководителя, процедура взыскания осуществляется через суд.

При добровольном согласии сотрудника, погашение задолженности осуществляется двумя способами: внесение денег в кассу и удержание средств. В последнем случае реализуется возврат только 20% суммы зарплаты работника.

В учете такое удержание оформляется по кредиту счета 0 209 30 000 «Расчеты по компенсации затрат», а также совершаются обычные записи, которые указаны в инструкциях №162н, 174н, 183н.

Компания может вернуть переплаченную сумму только в определенных случаях. При отказе работника сотрудничать, она может обратиться в суд. Действия учреждения должны проходить строго по указанному в законах порядку возмещения, иначе служащий потребует компенсации за неправомерные действия со стороны руководства.

Из этого видео вы узнаете об удержаниях из заработной платы сотрудника.

Заметили ошибку? Выделите ее и нажмите Ctrl Enter, чтобы сообщить нам.

Счетные ошибки Несчетные ошибки
В бухгалтерскую программу были введены неверные исходные данные, например, оклад, дату трудоустройства, дату увольнения, процент для начисления премии и др.;

Сбой бухгалтерской программы, в результате чего заработная плата была рассчитана неверно;

При расчете зарплаты к учету были принятые большие показатели по объему выполненной работы

За один расчетный период зарплата была перечислена дважды;

Работнику перечислили зарплату на карту, а он ее получил в кассе;

Работнику предоставили вычет по НДФЛ необоснованно;

При расчете средней зарплаты были учтены исключаемые выплаты;

Для расчета пособий или больничных в программу был введен неверный алгоритм;

При расчете пособия был неверно рассчитан страховой стаж работника;

Зарплату перечислили работнику, который в прошлом месяце уволился;

По указанию трудинспекции работнику доначислили зарплату, а после суд признал указание незаконным

 -----------------------¬
-------- Счетная ошибка ------¬
¦/ L----------------------- ¦/
------------------ -----------------¬ ------------------ -----------------¬
¦ Сотрудник продолжает работать ¦ ¦ Сотрудник уволился к моменту ¦
¦ в организации ¦ ¦ обнаружения ошибки ¦
L-------T------------------------T--- L--------------T-------------T-------
¦/ ¦/ ¦/ ¦/
-------- -------¬---------------- -----------¬------- -----¬------- ------¬
¦ Не оспаривает ¦¦ Оспаривает основание ¦¦ Не согласен¦¦ Возвращает ¦
¦ основание ¦¦ удержания и сумму ¦¦ вернуть ¦¦ переплату ¦
¦ удержания ¦¦ переплаты, либо срок ¦¦ переплату ¦¦ по просьбе ¦
¦ и сумму ¦¦ для удержания излишне ¦L-T-----------¦ работодателя¦
¦ переплаты <*> ¦¦ выплаченных сумм истек <*>¦ ¦ L------T-------
L-------T--------L---------------T------------ ¦ ¦/
¦/ ¦/ ¦/ --------------- ------¬
-------- ---------------¬ ------- -------------- -¬ ¦Возвращенная сумма не¦
¦Работодатель удерживает¦ ¦Работодатель обращается¦ ¦облагается НДФЛ, ЕСН,¦
¦ переплату из будущей ¦ ¦ в суд за взысканием ¦ ¦ пенсионными взносами¦
¦зарплаты сотрудника <*>¦ ¦ переплаты ¦ ¦ и взносами ¦
LT----------------------- L---T-------T------------ ¦ на травматизм, ¦
¦ ------------- ¦ ¦ не учитывается при ¦
¦ ¦/ ¦/ ¦ расчете налога на ¦
¦ --------------- ----¬ ------------- -----------¬ ¦ прибыль ¦
¦ ¦ Суд вынес решение ¦ ¦Суд отказал во взыскании¦ L----------------------
¦ ¦ о взыскании ¦ L------------T------------
¦ L---------T---------- ¦
¦/ ¦/ ¦
- ----------- ------------¬ ¦
¦ Возвращенная сумма не ¦ ¦/
¦ облагается НДФЛ, ЕСН, ¦ --------- -----------------------------------¬
¦ пенсионными взносами и ¦ ¦ Невозвращенная сумма не учитывается при ¦
¦ взносами на травматизм, ¦ ¦ расчете налога на прибыль, не облагается ¦
¦ не учитывается при ¦ ¦ ЕСН, пенсионными взносами и взносами на ¦
¦расчете налога на прибыль¦ ¦ травматизм, но облагается НДФЛ ¦
L-------------------------- L---T---------------------T-------------------
----------------- ¦
¦/ ¦/
----------------- -------¬ ---------------------------- ------------------¬
¦ У работающего в фирме ¦ ¦Если работник уже уволился, подать в налоговую¦
¦сотрудника удержать НДФЛ¦ ¦ инспекцию сведения о доходе и неудержанной ¦
¦ с других его доходов ¦ ¦ сумме НДФЛ ¦
L------------------------- L-----------------------------------------------

Схема 1

 -----------------------¬
-------- Несчетная ошибка ------¬
¦/ L----------------------- ¦/
------------------ -----------------¬ ------------------ -----------------¬
¦ Сотрудник продолжает работать ¦ ¦ Сотрудник уволился к моменту ¦
¦ в организации ¦ ¦ обнаружения ошибки ¦
L-------------T------------------T--- L-----T------------------T-----------
¦/ ¦/ ¦/ ¦/
-------------- ------------¬ ---- ---------- ----¬ ------------ ----------¬
¦ Возвращает сумму ¦ ¦Не согласен вернуть¦ ¦ Возвращает переплату ¦
¦ переплаты по требованию ¦ ¦ переплату ¦ ¦ по просьбе ¦
¦ работодателя <*> ¦ L---------T---------- ¦ работодателя ¦
LT-------------------------- ¦ L----------T------------
¦ ¦/ ¦/
¦ ---------------------- -------¬ ------------- -----------¬
¦ ¦Работодатель обращается в суд¦ ¦ Возвращенная сумма не ¦
¦ ¦ за взысканием переплаты ¦ ¦ облагается НДФЛ, ЕСН, ¦
¦ LT----------------T------------ ¦ пенсионными взносами и ¦
¦ ¦/ ¦/ ¦ взносами на травматизм,¦
¦ --------------- --¬------------- -----------¬ ¦ не учитывается при ¦
¦ ¦Суд вынес решени妦Суд отказал во взыскании¦ ¦ расчете налога на ¦
¦ ¦ о взыскании ¦L------------T------------ ¦ прибыль ¦
¦ L--------T--------- ¦ L-------------------------
¦/ ¦/ ¦
- ---------- -------------¬ ¦
¦ Возвращенная сумма не ¦ ¦/
¦ облагается НДФЛ, ЕСН, ¦ ------ --------------------------------------¬
¦ пенсионными взносами и ¦ ¦ Невозвращенная сумма не учитывается при ¦
¦ взносами на травматизм, ¦ ¦ расчете налога на прибыль, не облагается ¦
¦ не учитывается при ¦ ¦ ЕСН, пенсионными взносами и взносами на ¦
¦расчете налога на прибыль¦ ¦ травматизм, но облагается НДФЛ ¦
L-------------------------- L---T---------------------T-------------------
----------------- ¦
¦/ ¦/
----------------- -------¬ ---------------------------- ------------------¬
¦ У работающего в фирме ¦ ¦Если работник уже уволился, подать в налоговую¦
¦сотрудника удержать НДФЛ¦ ¦ инспекцию сведения о доходе и неудержанной ¦
¦ с других его доходов ¦ ¦ сумме НДФЛ ¦
L------------------------- L-----------------------------------------------

Схема 2 Счетная ошибка

Предлагаем ознакомиться:  Где взять справку о доходах работнику, студенту, ИП

Излишне выплаченная заработная плата уволенному работнику

Итак, мы выяснили, что Дмитрий Весняк совершил счетную ошибку. В случае выявления такой ошибки у работодателя есть преимущество – шансы вернуть излишне выплаченные суммы выше. Если работники не оспаривают основание удержания и его сумму, удержать излишне выплаченные деньги можно из их будущей зарплаты.

Рассмотрим, какие документы и как нужно составить при обнаружении счетной ошибки, и поговорим о налогообложении излишне выплаченных сумм.

Дебет 50 (51) Кредит 70

  • поступила в кассу (на расчетный счет) сумма излишне выплаченной зарплаты.

Образец приказа об обнаружении недостачи и взыскании причиненного ущерба

Законодательство не содержит определения счетной ошибки. Редакция журнала “Зарплата” обратилась к Н.З. Ковязиной, заместителю директора Департамента заработной платы, охраны труда и социального партнерства Минздравсоцразвития России, с просьбой пояснить, какую ошибку можно считать счетной. По ее мнению, счетной следует считать ошибку, связанную с арифметическими действиями при расчете зарплаты, механическую ошибку при вводе данных в бухгалтерскую программу, а также ошибку, вызванную сбоем в работе бухгалтерской программы.

В таблице на с. 55 приведен перечень счетных и несчетных ошибок. Сразу скажем, что он не является исчерпывающим.

Таблица

 Счетные ошибки 
 Несчетные ошибки 
Ошибка в арифметических 
действиях, например
получен неверный
результат при сложении
составных частей
заработной платы (оклада,
доплат, премий), которые
по отдельности были
исчислены правильно
Неправильно применено законодательство: 
- оплачен отпуск большей продолжительности, чем
положено, в результате сумма отпускных
оказывается завышенной;
- оплачены все часы сверхурочной работы в
двойном размере, в то время как в соответствии
со ст. 152 ТК РФ первые два часа оплачиваются в
полуторном;
- при расчете среднего заработка бухгалтер учел
премию, начисленную после расчетного периода, и
др.
Ошибки в результате сбоя 
бухгалтерской программы
Работник получил заработную плату два раза - за
себя и за однофамильца
Механическая ошибка при 
вводе данных в
бухгалтерскую программу,
например введен оклад в
большем размере,
пропущена цифра,
неправильно набрано число
Неправильно применены нормативно-правовые акты 
организации:
- бухгалтер начислил работнику надбавку,
которая ему не установлена;
- ошибочно выплатил премии без соответствующего
распоряжения руководства

Двукратную выплату заработной платы, о которой рассказал Дмитрий Весняк, можно считать счетной ошибкой, так как она произошла из-за сбоя бухгалтерской программы.

Излишне выплаченная заработная плата уволенному работнику

Далее мы расскажем о действиях, которые должен предпринять работодатель при обнаружении счетной ошибки, а также рассмотрим ситуацию, когда ошибка не признается счетной.

Вопрос о том, какие документы нужно оформить при обнаружении счетной ошибки, мы задали О.Л. Вольхиной, заместителю генерального директора ООО “Аудиторский центр содействия бизнесу”. Ольга Леонидовна считает, что обнаруженная счетная ошибка должна быть зафиксирована в акте специально назначенной комиссии, составленном в произвольной форме.

Ниже приведен образец документа.

--------------------------------------------------------------------------¬
¦ Открытое акционерное общество ¦
¦ "Лето" ¦
¦ ¦
¦ Акт ¦
¦ обнаружения счетной ошибки ¦
¦ от 20.07.2009 ¦
¦ ¦
¦ Мною, Жарковой Элеонорой Даниловной, бухгалтером по расчету¦
¦заработной платы ОАО "Лето", обнаружена счетная ошибка при выплате¦
¦заработной платы за февраль 2009 г. следующим сотрудникам: ¦
¦ - Б.А. Листьеву; ¦
¦ - С.А. Мехневич; ¦
¦ - Т.В. Тепловой; ¦
¦ - В.Н. Озерову; ¦
¦ - И.Г. Грибовой. ¦
¦ Ошибка произошла из-за сбоя бухгалтерской программы, в результате¦
¦чего в марте 2009 г. не были проведены суммы выданной работникам¦
¦заработной платы за февраль 2009 г. В июне 2009 г. заработная плата за¦
¦февраль 2009 г. была выплачена повторно, что привело к переплате. ¦
¦ В результате ошибки в июне 2009 г. была излишне выплачена заработная¦
¦плата за февраль 2009 г.: ¦
¦ - Б.А. Листьеву в сумме 15 000 руб.; ¦
¦ - С.А. Мехневич - 21 000 руб.; ¦
¦ - Т.В. Тепловой - 18 000 руб.; ¦
¦ - В.Н. Озерову - 25 000 руб.; ¦
¦ - И.Г. Грибовой - 17 000 руб. ¦
¦ Общая сумма излишне выплаченной заработной платы за февраль 2009 г. -¦
¦96 000 руб. ¦
¦ Комиссия в составе главного бухгалтера Б.Я. Найденовой, начальника¦
¦отдела кадров П.И. Решительного, бухгалтера-кассира И.М. Яблочкиной факт¦
¦обнаружения счетной ошибки подтверждает. ¦
¦ ¦
¦ Бухгалтер по расчету заработной платы Жаркова Э.Д. Жаркова¦
¦ ¦
¦ Члены комиссии: ¦
¦ главный бухгалтер Найденова Б.Я. Найденова¦
¦ начальник отдела кадров Решительный П.И. Решительный¦
¦ бухгалтер-кассир Яблочкина И.М. Яблочкина¦
L--------------------------------------------------------------------------
--------------------------------------------------------------------------¬
¦ Открытое акционерное общество ¦
¦ "Лето" ¦
¦ ¦
¦ Уведомление ¦
¦ ¦
¦21 июля 2009 г. Инженеру¦
¦ Листьеву Б.А.¦
¦ ¦
¦ Уважаемый Борис Александрович! ¦
¦ ¦
¦ ОАО "Лето" сообщает, что в результате счетной ошибки, допущенной¦
¦бухгалтером по расчету заработной платы Э.Д. Жарковой, Вам была излишне¦
¦выплачена заработная плата за февраль 2009 г. в сумме 15 000 руб. ¦
¦ Факт обнаружения счетной ошибки подтвержден соответствующим актом¦
¦комиссии в составе главного бухгалтера Б.Я. Найденовой, начальника отдела¦
¦кадров П.И. Решительного и бухгалтера-кассира И.М. Яблочкиной. ¦
¦ На основании вышеизложенного предлагаем Вам добровольно вернуть¦
¦излишне полученную Вами за февраль 2009 г. заработную плату в сумме¦
¦15 000 руб. в срок до 20 августа 2009 г. В противном случае эта сумма¦
¦будет удержана из Вашей заработной платы. ¦
¦ ¦
¦ Директор ОАО "Лето" Молодцов Ф.З. Молодцов¦
¦ ¦
¦ Не возражаю против удержания из зарплаты. ¦
¦ 21 июля 2009 г. Листьев Б.А. Листьев¦
L--------------------------------------------------------------------------
--------------------------------------------------------------------------¬
¦ Открытое акционерное общество ¦
¦ "Лето" ¦
¦ ¦
¦ Приказ N 45-к ¦
¦ об удержании из заработной платы ¦
¦ ¦
¦г. Москва 21 июля 2009 г.¦
¦ ¦
¦ В связи со счетной ошибкой, допущенной при выплате заработной платы ¦
¦за февраль 2009 г. инженеру Б.А. Листьеву, на основании ст. 137 ТК РФ ¦
¦ ¦
¦ Приказываю: ¦
¦ 1. Удержать из зарплаты Б.А. Листьева 15 000 руб. ¦
¦ 2. Начать производить удержание из зарплаты за июль 2009 г. с учетом¦
¦ограничений, предусмотренных в ст. 138 Трудового кодекса. ¦
¦ 3. Возложить исполнение приказа на главного бухгалтера¦
¦Б.Я. Найденову. ¦
¦ ¦
¦ Директор ОАО "Лето" Молодцов Ф.З. Молодцов¦
¦ ¦
¦ С приказом ознакомлены: ¦
¦ Б.Я. Найденова Найденова 21 июля 2009 г.¦
¦ Б.А. Листьев Листьев 21 июля 2009 г.¦
L--------------------------------------------------------------------------

Если срок принятия решения об удержании истек или работник отказывается добровольно вернуть излишне полученные суммы, взыскивать переплату работодателю придется в судебном порядке.

--------------------------------------------------------------------------¬
¦ Общество с ограниченной ответственностью ¦
¦ "Поздний вечер" ¦
¦ ¦
¦ Акт ¦
¦ обнаружения недостачи ¦
¦ ¦
¦г. Москва 24 августа 2009 г.¦
¦ ¦
¦ Комиссией в составе главного бухгалтера В.Н. Прохладной, начальника¦
¦отдела кадров Ю.Е. Соловьяненко и бухгалтера-кассира Т.С. Комаровой¦
¦установлено, что бухгалтер по расчету заработной платы С.А. Огонькова при¦
¦расчете зарплаты за июнь 2009 г. начислила работникам надбавку, которая¦
¦им не установлена. Ошибка привела к излишней выплате заработной платы за¦
¦июнь 2009 г. сотрудникам ООО "Поздний вечер": ¦
¦ - В.И. Туманову в сумме 10 000 руб. (уволен 10 августа 2009 г.,¦
¦приказ от 10.08.2009 N 32); ¦
¦ - Ф.И. Савушкиной - 5000 руб. (уволена 18 августа 2009 г., приказ от¦
¦18.08.2009 N 35); ¦
¦ - А.П. Иволгиной - 8000 руб.; ¦
¦ - О.В. Лунавиной - 7000 руб. (уволена 21 августа 2009 г., приказ от¦
¦21.08.2009 N 39). ¦
¦ Общая сумма излишне выплаченной заработной платы за июнь 2009 г. -¦
¦30 000 руб. ¦
¦ Факт выплаты подтверждается платежной ведомостью от 06.07.2009 N 15.¦
¦Основания для выплаты данной суммы отсутствуют. ¦
¦ В связи с изложенным выше комиссия приняла решение квалифицировать¦
¦данную сумму (30 000 руб.) как недостачу денежных средств ООО "Поздний¦
¦вечер". ¦
¦ ¦
¦ Члены комиссии: ¦
¦ главный бухгалтер Прохладная В.Н. Прохладная¦
¦ начальник отдела кадров Соловьяненко Ю.Е. Соловьяненко¦
¦ бухгалтер-кассир Комарова Т.С. Комарова¦
L--------------------------------------------------------------------------
--------------------------------------------------------------------------¬
¦ Общество с ограниченной ответственностью ¦
¦ "Поздний вечер" ¦
¦ ¦
¦ Приказ N 57-к ¦
¦ об обнаружении недостачи и взыскании причиненного ущерба ¦
¦ ¦
¦г. Москва 25 августа 2009 г.¦
¦ ¦
¦ В результате ошибки, допущенной бухгалтером по расчету заработной¦
¦платы С.А. Огоньковой, сотрудникам ООО "Поздний вечер" была излишне¦
¦выплачена сумма заработной платы за июнь 2009 г. в размере 30 000 руб. По¦
¦данному факту назначена комиссия, по результатам работы которой составлен¦
¦акт об обнаружении недостачи и установлении размера ущерба от 24.08.2009.¦
¦В связи с чем ¦
¦ ¦
¦ Приказываю: ¦
¦ 1. Виновному лицу, С.А. Огоньковой, возместить ущерб, причиненный¦
¦предприятию, в размере среднего месячного заработка - 25 000 руб. ¦
¦ 2. Контроль исполнения приказа возложить на главного бухгалтера¦
¦В.Н. Прохладную. ¦
¦ ¦
¦ Директор ООО ¦
¦ "Поздний вечер" Звездинский Р.В. Звездинский¦
¦ ¦
¦ С приказом ознакомлена, возражений не имею. ¦
¦ 25 августа 2009 г. Огонькова С.А. Огонькова¦
L--------------------------------------------------------------------------
Возврат

В некоторых случаях необходимо вернуть излишне начисленную зарплату.

Уведомление

В обязательном порядке уведомляется сотрудник.

Возврат излишне выплаченной заработной платы в бухучете

Чаще всего чрезмерная выплата зарплаты вызвана одной из двух причин. Первая — это так называемый перерасход отпуска, когда работнику дали отпуск за еще неотработанный период. Он получил отпускные, а затем уволился, при этом период, за который был предоставлен отпуск, так и остался неотработанным. В этом случае величина отпускных становится излишне выданной зарплатой, то есть задолженностью работника перед работодателем.

Вторая причина — это неотработанный аванс, когда работник в середине месяца получил некую сумму, после чего уволился. Далее при окончательном расчете выяснилось, что зарплата, фактически заработанная в данном месяце, меньше полученного аванса. Тогда «незакрытая» часть аванса будет числиться на дебете счета 70, как долг сотрудника.

В подобной ситуации работодателю следует предложить бывшему работнику добровольно вернуть долг. Если тот откажется, организации останется лишь подать судебный иск, либо простить долг и списать дебетовое сальдо. Рассмотрим каждый из этих вариантов.

Предлагаем ознакомиться:  Возврат излишне перечисленных денежных средств в налоговую

Если работник добровольно вернет неотработанный аванс, дебетовое сальдо по счету 70 будет автоматически погашено. А поскольку с суммы аванса страховые взносы и НДФЛ не платятся, то при возврате никаких корректировок делать не придется.

Если же речь идет о возврате отпускных, то бухгалтеру нужно сторнировать проводку, сделанную при их начислении. В налоговом учете расходы в виде отпускных необходимо аннулировать.

При этом взносы, которые были перечислены в ПФР, ФСС и ФОМС с суммы отпускных, становятся излишне уплаченными. Следовательно, их нужно отразить в отчетности перед фондами как переплату. Причем подавать уточнения за период, в котором выплачены отпускные, бухгалтер не должен. Достаточно отразить корректировки по взносам в отчетности за текущий период.

Единственная проблема, которая может возникнуть, связана с персонифицированной отчетностью в ПФР. Дело в том, что отчет, где указаны отрицательные начисления пенсионных взносов по какому-либо сотруднику, не будет принят. Поэтому, если из-за корректировок по отпускным взносы текущего периода стали меньше нуля, придется отразить эти корректировки не в текущем, а в предыдущем периоде.

Налог на доходы физических лиц, удержанный из суммы отпускных и перечисленный в бюджет, тоже становится излишне уплаченным. Если отчетность за соответствующий год уже сдана, налог надо отразить в уточненной справке по форме 2-НДФЛ. Номер уточнения должен совпадать с номером исходной справки, а дата будет текущей.

Далее бухгалтеру нужно сторнировать проводку по начислению НДФЛ с отпускных. В результате образуется переплата по налогу, которую можно вернуть или зачесть в счет будущих платежей в бюджет (п. 1 ст. 231 НК РФ). Перечислять налог работнику не нужно, поскольку тот возвращает излишне полученные отпускные за минусом НДФЛ.

В ситуации, когда работодатель подает иск, чтобы взыскать задолженность по авансу или неотработанному отпуску через суд, соответствующие суммы (за минусом НДФЛ) нужно отразить по дебету счета 73 и кредиту счета 70. Если тяжбу выиграет бывший сотрудник, следует сделать обратную проводку. Если же победителем станет компания, и работник вернет деньги, сумма будет списана в дебет счета 51 или 50.

С расходами в виде отпускных надо поступить следующим образом. В случае победы работника суммы задолженности необходимо отразить на счете 91, а в налоговом учете аннулировать. В случае победы работодателя расходы надо аннулировать как в бухгалтерском, так и в налоговом учете.

Судьба пенсионных, медицинских взносов и взносов в ФСС тоже зависит от исхода судебного разбирательства. Если суд примет решение в пользу сотрудника, и тот не вернет деньги, взносы являются правомерно уплаченными. Тогда никаких корректировок делать не надо. Если же суд встанет на сторону компании, то взносы будут являться переплатой, которую нужно отразить в отчетности текущего периода как задолженность фонда.

Что касается НДФЛ, то при победе работодателя с этим налогом следует поступить так же, как при добровольном возврате денег работником. Проще говоря, нужно подать уточненную 2-НДФЛ и сторнировать начисление налога в бухучете. В случае победы работника налог считается удержанным и уплаченным правомерно, и никакие корректировки не требуются.

Не исключено, что работник откажется погасить долги, а компания не станет обращаться в суд. Если долг возник из-за неотработанного аванса, то дебетовое сальдо по счету 70 будет оставаться до тех пор, пока бухгалтер его не спишет. Если же причиной долга является перерасход отпуска, то бухгалтер должен сторнировать проводку, сделанную при начислении отпускных, и аннулировать соответствующие расходы в налоговом учете. В результате по счету 70 образуется дебетовое сальдо, которое останется вплоть до списания.

При этом взносы, которые были перечислены в ПФР, ФСС и ФОМС с суммы отпускных, являются правомерно уплаченными. Как следствие, никаких корректировок делать не нужно.

Налог на доходы физлиц с суммы отпускных удержан и перечислен в бюджет обоснованно, поэтому корректировки тут тоже не требуются. А в случае неотработанного аванса работник получил доход, но компания не успела удержать НДФЛ. Поэтому бухгалтер должен сообщить в инспекцию о невозможности удержать налог (п. 5 ст. 226 НК РФ).

Списать задолженность следует по истечении срока исковой давности, который равен трем годам (ст. 196 ГК РФ). В бухгалтерском учете в этом случае делается проводка по дебету счета 91 и кредиту счета 70. А вот вопрос с отражением ситуации в налоговом учете является спорным. Пункт 2 статьи 266 НК РФ позволяет отнести «дебиторку» с истекшим сроком исковой давности к убыткам и включить во внереализационные расходы.

Но Минфин России в письме от 10.12.09 № 03-03-06/1/799 высказался против подобных затрат (см. «Минфин против списания «дебиторки» по зарплате за неотработанные дни отпуска»). Правда, выводы чиновников относятся к ситуации, когда компания при увольнении сотрудника не аннулировала в налоговом учете расходы на неотработанный отпуск. Отсюда можно сделать вывод, что если данные затраты аннулированы, то по окончании срока исковой давности бухгалтер вправе сформировать убытки.

Схема 1

  • списана невозвращенная сумма излишне выплаченной зарплаты.
Хозяйственная операция Проводка
Д К
Работнику перечислен аванс 70 51
Сторнирована излишне переплаченная сумма 20 70
Работнику начислена зарплата 20 70
Начислены на зарплату страховые взносы 20 69
Выплачена основная зарплата за вычетом удерживаемых сумм 70 51
Удержан НДФЛ 70 68

ОБРАЗЕЦ ДОКЛАДНОЙ ЗАПИСКИ

Условия по удержанию переплаты

  • Работник на удержание согласен;
  • Должно пройти не менее одного месяца с даты, которая была установлена для возврата аванса, либо для погашения долга.

Выполняться условия должны одновременно оба. Если хотя бы одно из них не выполняется, взыскать деньги можно только в суде. В суд также потребуется обратиться и в том случае, если работником были предоставлены ложные сведения, либо какие-то сведения, влияющие на зарплату были скрыты.

Корректировка бухучета, НДФЛ и страховых взносов

Рассмотрим на примере, как удержать излишне выплаченную зарплату.

Дебет 20 (23, 26, 29…) Кредит 70

– сторнирована излишне начисленная зарплата.

Дебет 73 субсчет «Излишне выплаченная зарплата» Кредит 70

Излишне выплаченная заработная плата уволенному работнику

– излишне выплаченная зарплата списана на расчеты с персоналом по прочим операциям.

Аналогичные проводки делают, если ошибочно начислена производственная премия (связанная с трудовыми достижениями).

Пример удержания с сотрудника ошибочно выплаченной ему зарплаты

В середине мая бухгалтер ООО «Альфа» обнаружил, что в расчете зарплаты за апрель была допущена счетная ошибка, из-за которой менеджеру организации А.С. Кондратьеву была начислена излишняя сумма в размере 10 100 руб.

Организация применяет общую систему налогообложения и платит взносы на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний по тарифу 0,2 процента. Страховые взносы начисляет по общим тарифам. Сумма облагаемых взносами выплат в пользу Кондратьева не превысила с начала года лимит по взносам.

Месячный оклад Кондратьева – 27 000 руб. Зарплата выплачивается в последний день месяца. Детей у сотрудника нет, поэтому соответствующий стандартный налоговый вычет ему не предоставляется.

Максимальная сумма, которую можно удержать с месячной зарплаты, составляет:(27 000 руб. – 27 000 руб. × 13%) × 20% = 4698 руб.

Сумма излишне выплаченной Кондратьеву зарплаты равна:10 100 руб. – 10 100 руб. × 13% = 8787 руб.

Предлагаем ознакомиться:  Злостное уклонение от уплаты алиментов статья 157 УК: ответственность злостного неплательщика алиментов

В учете бухгалтер «Альфы» сделал такие записи.

Дебет 26 Кредит 70– 10 100 руб. – сторнирована излишне начисленная зарплата Кондратьева;

Дебет 70 Кредит 68 субсчет «Расчеты по НДФЛ»– 1313 руб. (10 100 руб. × 13%) – сторнирован излишне удержанный НДФЛ с взыскиваемых сумм;

Дебет 26 Кредит 69 субсчет «Расчеты с ФСС»– 293 руб. (10 100 руб. × 2,9%) – сторнированы излишне начисленные взносы в ФСС России;

Дебет 26 Кредит 69 субсчет «Расчеты с ПФР»– 2222 руб. (10 100 руб. × 22%) – сторнированы излишне начисленные пенсионные взносы;

Дебет 26 Кредит 69 субсчет «Расчеты с ФФОМС»– 515 руб. (10 100 руб. × 5,1%) – сторнированы излишне начисленные взносы в ФФОМС России;

Дебет 26 Кредит 69 субсчет «Расчеты с ФСС по взносам на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний»– 20 руб. (10 100 руб. × 0,2%) – сторнированы излишне начисленные взносы на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний;

Дебет 73 субсчет «Излишне выплаченная зарплата» Кредит 70– 8787 руб. – излишне выплаченная зарплата списана на расчеты с персоналом по прочим операциям;

Дебет 26 Кредит 70– 27 000 руб. – начислена зарплата Кондратьеву за май;

Дебет 70 Кредит 68 субсчет «Расчеты по НДФЛ»– 3510 руб. (27 000 руб. × 13%) – удержан НДФЛ с зарплаты Кондратьева за май;

Дебет 70 Кредит 73 субсчет «Излишне выплаченная зарплата»– 4698 руб. – удержана с зарплаты Кондратьева за май часть излишне выплаченной зарплаты за апрель;

Дебет 70 Кредит 50– 18 792 руб. (27 000 руб. – 3510 руб. – 4698 руб.) – выплачена Кондратьеву зарплата за май за вычетом удержаний.

Дебет 26 Кредит 70– 27 000 руб. – начислена зарплата Кондратьеву за июнь;

Дебет 70 Кредит 68 субсчет «Расчеты по НДФЛ»– 3510 руб. (27 000 руб. × 13%) – удержан НДФЛ с зарплаты Кондратьева за июнь;

Дебет 70 Кредит 73 субсчет «Излишне выплаченная зарплата»– 4089 руб. (8787 руб. – 4698 руб.) – удержана с зарплаты Кондратьева за июнь часть излишне выплаченной зарплаты за апрель;

Дебет 70 Кредит 50– 19 401 руб. (27 000 руб. – 3510 руб. – 4089 руб.) – выплачена Кондратьеву зарплата за июнь за вычетом удержаний.

Ситуация: нужно ли оформить удержание излишне начисленной зарплаты бухгалтерской справкой?

Излишне выплаченная заработная плата уволенному работнику

Ответ: нет, не нужно.

При удержании с сотрудника излишне начисленной зарплаты оформлять бухгалтерскую справку не требуется.

Все факты хозяйственной жизни быть подтверждены первичными документами (ч. 1 ст. 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ). О взыскании излишне выплаченной зарплаты руководитель организации должен издать приказ (ст. 137 ТК РФ). Если этот документ содержит все обязательные реквизиты первичной учетной документации, он и будет основанием для бухгалтерских записей. Обязательные реквизиты первичных документов перечислены в части 2 статьи 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ.

ОБРАЗЕЦ ПРИКАЗА

Удержание излишне выплаченных сумм из зарплаты работающих сотрудников

  • если результатом чрезмерной выплаты стала счетная ошибка, т.е. допущенная при арифметических подсчетах;
  • если зарплата рассчитана на основании документов, подтверждающих выполнение плановых заданий, а затем доказано (комиссией по трудовым спорам или судом) невыполнение норм труда или нахождение в простое;
  • если переплата зарплаты была вызвана незаконными действиями сотрудника, к примеру, подачей документов на стандартные вычеты НДФЛ, которые ему не полагаются, что также потребует соответствующего судебного решения.

В других случаях излишне выданную сумму заработка удержать с сотрудника невозможно. Вернуть ее можно только на основании письменного согласия на удержание. Бухгалтеру это обстоятельство следует учитывать. Надо заметить, что большинство подобных ситуаций разрешаются в мирном ключе, и сотрудник, получивший сумму, превышающую полагающийся заработок, дает разрешение на удержание. Мы же рассмотрим техническую сторону проблемы и приведем примеры корректировочных проводок.

  • Д/т 20,23,26 К/т 70 – сторнирована переплата зарплаты;
  • Д/т 73 К/т 70 – сумма переплаты списана на прочие расчеты с персоналом;
  • Д/т 50 К/т 73 – принята в кассу сумма переплаты;
  • Д/т 70 К/т 68 – сторно начисленного НДФЛ;
  • Д/т 20,23,26 К/т 69 – сторнировочные проводки по страховым взносам с суммы переплаты.

Законодательная база

Статья 137 ТК РФ «Ограничение удержаний из заработной платы»
Статья 138 ТК РФ «Ограничение размера удержаний из заработной платы»

Несчетная ошибка

Как и при обнаружении счетной ошибки, при обнаружении несчетной ошибки необходимо составить акт. Далее нужно уведомить работника (а также уволившегося сотрудника) о выявленной ошибке и предложить вернуть деньги. Если он вернет сумму переплаты, инцидент будет исчерпан, если нет – организация может обратиться в суд.

Невозвращенная сумма облагается только НДФЛ. У работающего в организации сотрудника сумму налога нужно удержать из будущей зарплаты. Если работник уволился, следует подать сведения в налоговую инспекцию о сумме дохода и неудержанной сумме НДФЛ (см. схему 2 на с. 57).

Удержание суммы ущерба с виновного лица

Трудовой кодекс предоставляет работодателю право принять решение о возмещении суммы ущерба виновным лицом. Действия работодателя в этом случае будут зависеть от того, заключен с работником, нанесшим ущерб организации, договор о материальной ответственности или нет.

Первый случай. Работодатель полностью или частично отказался от взыскания причиненного ущерба с виновного лица (ст. 240 ТК РФ).

Такое решение он может принять сразу после проведения проверки и установления размера причиненного ущерба.

Сумма ущерба, соответствующая прощенному долгу работника, не может быть признана при налогообложении прибыли, поскольку такие затраты не являются экономически обоснованными (п. 1 ст. 252 НК РФ).

Возврат

Второй случай. Размер ущерба превышает пределы материальной ответственности работника.

В ст. 241 ТК РФ указано, что за причиненный ущерб сотрудник несет материальную ответственность в пределах своего среднего месячного заработка, если иное не предусмотрено Трудовым кодексом или иными федеральными законами. Другими словами, материальная ответственность работника ограничивается размером его среднего месячного заработка.

Пример. Бухгалтер Н.В. Игнатова допустила ошибку, которая привела к переплате сотрудникам сумм заработной платы за отработанный месяц. Причиненный работодателю ущерб составил 52 000 руб. В акте комиссии, созданной работодателем, ошибка бухгалтера квалифицирована, как несчетная. Средний месячный заработок Н.В. Игнатовой составляет 25 000 руб. Какая сумма может быть взыскана работодателем с виновной в причинении ущерба?

Решение. С Н.В. Игнатовой договор о полной материальной ответственности не заключен, поэтому с работницы может быть взыскана сумма причиненного ущерба в размере ее среднего месячного заработка, то есть 25 000 руб. При этом общий размер всех удержаний при каждой выплате заработной платы не может превышать 20% заработной платы, причитающейся работнице (ст. 138 ТК РФ). Следовательно, период удержания растянется на пять месяцев [25 000 руб. : (25 000 руб. x 20%)].

Оставшаяся сумма ущерба в размере 27 000 руб. (52 000 руб. – 25 000 руб.) подлежит списанию.

Если бы сумма ущерба оказалась менее 25 000 руб., работница должна была бы возместить работодателю материальный ущерб полностью.

Сумма ущерба, которая не может быть взыскана с работника, как и в предыдущем случае, не будет учтена при налогообложении прибыли, поскольку также не относится к экономически обоснованным затратам.

Ю.А.Никерова

Старший научный редактор

журнала “Зарплата”

Если договор о материальной ответственности не заключен

Существует два вида материальной ответственности: полная и ограниченная. Полная материальная ответственность заключается в обязанности работника возмещать причиненный работодателю прямой действительный ущерб в полном размере. Случаи наступления полной материальной ответственности перечислены в ст. 243 ТК РФ.

Ограниченная материальная ответственность является основным видом материальной ответственности работника за ущерб, причиненный работодателю. Согласно ст. 241 ТК РФ работник несет материальную ответственность за причиненный работодателю ущерб в пределах своего среднего месячного заработка. Правило об ограниченной материальной ответственности в пределах среднего месячного заработка применяется во всех случаях, кроме тех, в отношении которых ТК РФ или иным федеральным законом прямо установлена более высокая материальная ответственность, например полная материальная ответственность (ч. 2 ст. 242 ТК РФ).

Если с работником, совершившим ошибку, вследствие которой организации причинен ущерб, не заключен договор о материальной ответственности, в соответствии со ст. ст. 247 и 248 ТК РФ:

  • до принятия решения о возмещении ущерба конкретным работником работодатель обязан провести проверку для установления размера причиненного ущерба и причин его возникновения. Для проведения такой проверки может быть создана комиссия с участием соответствующих специалистов;
  • от работника обязательно должно быть истребовано письменное объяснение для установления причины возникновения ущерба. Если сотрудник отказывается или уклоняется от представления указанного объяснения, составляется соответствующий акт. Об этом сказано в ст. 247 ТК РФ.

Работник и (или) его представитель имеют право ознакомиться со всеми материалами проверки и обжаловать их в порядке, установленном Трудовым кодексом;

  • причиненный работниками ущерб возмещается в порядке, приведенном в ст. 248 Трудового кодекса. Так, если размер причиненного ущерба не превышает среднего месячного заработка работника (независимо от вида материальной ответственности), его взыскание осуществляется на основании письменного приказа (распоряжения) руководителя, который должен быть издан не позднее месячного срока со дня окончательного установления размера причиненного работником ущерба. При этом ни Трудовой кодекс, ни какой другой нормативный акт в настоящее время не предусматривают конкретный срок, в течение которого работодатель обязан произвести окончательное установление размера ущерба. Представляется, что работодатель должен назначить проверку для установления размера причиненного ущерба и причин его возникновения (в том числе через создание специальной комиссии) с указанием конкретных сроков разбирательства согласно ст. 246 Трудового кодекса сразу же за днем обнаружения ущерба. После того как комиссия соответствующим актом установит размер причиненного ущерба, следует отсчитывать месяц, предоставленный работодателю для принятия решения о взыскании причиненного ущерба с виновных лиц.

Если установленный для издания приказа (распоряжения) срок истек, взыскание ущерба может быть произведено только с согласия виновного работника или посредством направления обращения (иска) в суд.

Также только с согласия работника или в судебном порядке может быть взыскан ущерб, размер которого превышает средний месячный заработок работника.

С сотрудниками организации, имеющими доступ к материальным, денежным, товарным и другим аналогичным ресурсам, в обязательном порядке заключается договор о полной материальной ответственности. Если по вине такого работника организации причинен ущерб, работодатель должен:

  • издать приказ о создании комиссии и об установлении причин и размера нанесенного ущерба;
  • взять с виновного в причинении ущерба работника объяснительную записку;
  • составить акт обнаружения недостачи. Образец документа приведен на с. 70;
  • издать приказ о возмещении виновным лицом ущерба. Ниже приведен образец документа.
Предыдущая запись Взыскание алиментов и пересмотр их размера
Следующая запись Как вернуть ошибочно переведенные деньги на телефон

Ваш комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *

Adblock detector