Какие современные инструменты существуют для быстрой и качественной инвентаризации — Бухонлайн

Как провести инвентаризацию и документально ее оформить

Какой метод инвентаризации используют чаще всего

Детальные указания на то, как провести инвентаризацию и документально ее оформить, содержат «Методические указания по инвентаризации имущества и финансовых обязательств», утвержденные вышеуказанным приказом.

В Указаниях содержатся требования к процедуре начала и проведения инвентаризационных мероприятий, а также конкретные причины, которые могут являться основанием для ее проведения. К таким причинам относятся:

  • установление факта кражи либо порчи имущества, а также его утрата в связи с обстоятельствами непреодолимой силы (пожар, стихийные бедствия и т.п.);
  • передача имущества предприятия в аренду с последующей его продажей.

https://www.youtube.com/watch?v=ytaboutru

Бухгалтеры со стажем, возможно, застали времена, когда на всех материальных объектах (на инструментах, мебели, станках и пр.) были прикреплены бирки с инвентарными номерами. Чтобы проверить наличие того или иного объекта, приходилось осмотреть каждый из них, и вручную сделать запись в специальной ведомости. На одну такую запись уходило от 3 до 15 секунд.

К счастью, подобный способ остался в прошлом. Сейчас на смену инвентарных бирок пришли штрих-коды, которые можно считать при помощи специальных устройств. Автоматическое «распознавание» одного объекта занимает 1-2 секунды, после чего сведения можно загружать в бухгалтерскую программу.

Сегодня подавляющее большинство торговых и производственных компаний, а также индивидуальных предпринимателей, проводят инвентаризацию именно при помощи штрих-кодов. Но прежде чем начать их использовать, необходимо пройти несколько этапов подготовки, и на каждом из них учесть определенные нюансы и хитрости.

Расскажу подробно о каждом из этапов.

Несмотря на то, что считывание штрих-кодов является очень удобным способом инвентаризации, скоро его сменит еще более современный метод. Он основан на RFID-технологиях, которые позволяют сканировать радио-метки.

Уже сегодня RFID-технологии применяются в различных областях. К примеру, детали на конвейерах снабжены радио-метками, и в процессе сборки робот считывает метку, благодаря чему берет нужную деталь. Еще один пример – радио-метки на проездных билетах метрополитена. Пропускной турникет сканирует метку и позволяет пассажиру войти.

Что касается торговли и складского учета, то здесь RFID-технологии скоро будут использоваться прежде всего для проведения инвентаризации. Алгоритм будет примерно таким же, как при применении штрих-кодов. Сначала предстоит наклеить метки на объекты, потом их отсканировать, и, наконец, передать сведения в компьютерную программу.

Но считывание радио-меток будет происходить намного быстрее, нежели сканирование штрих-кодов. Кроме того, для считывания радио-метки не нужна прямая видимость. Это значит, что в ходе инвентаризации не надо подносить сканер непосредственно к объекту, достаточно расположить сканер в том же помещении, где находится объект.

Есть и свои минусы – более высокая цена оборудования и себестоимость одной метки. Но поскольку RFID-технологии позволяют привлекать к инвентаризации меньше людей, компания сможет сэкономить на заработной плате.

Предлагаем ознакомиться:  Можно ли оформить наследство без прописки

Как провести инвентаризацию и документально ее оформить

По моим прогнозам, уже через год-два крупные торговые объединения будут инвентаризировать имущество при помощи радио-меток.

Как правильно оформить инвентаризацию документально

Документальное оформление инвентаризации – одна из обязательных составляющих проверки.

Используемые в ходе проверочных мероприятий документы можно составить самостоятельно или применить унифицированные формы, утвержденные Постановлениями Госкомстата от 18.08.1998 № 88 и от 27.03.2000 № 26 (все формы содержат аббревиатуру «ИНВ»).

Для оформления инвентаризационных документов предусмотрен ряд правил:

  • сформированный акт проверки не должен содержать незаполненных граф. Если требуемая информация отсутствует – в поле для заполнения ставится прочерк;
  • многостраничные описи и акты должны быть последовательно скреплены, а все страницы документа – пронумерованы;
  • при заполнении актов используются общепринятые в бухгалтерском учете номенклатурные обозначения и единицы измерения;
  • все исправления, допущенные при заполнении документа, должны быть оговорены в сносках, и заверены всеми членами комиссии по инвентаризации, а также подписью материально-ответственных лиц;
  • документы по инвентаризационному учету визируются всеми участвующими в ревизии лицами.

Этап второй: выбрать ручной сканер

Считывание штрих-кодов происходит посредством ручного сканера. Сегодня на рынке представлено множество моделей, и важно выбрать именно ту, которая наиболее подходит для того или иного клиента.

Например, есть прорезиненные сканеры, которые не разобьются при падении. Их мы рекомендуем тем, кому предстоит проводить инвентаризацию на высоких полках, стеллажах и пр. Есть беспроводные сканеры, которые предназначены для помещений, где затруднен доступ к электрическим розеткам и т.д.

Также для инвентаризации подойдут сканеры, предназначенные для использования на кассах при расчетах с покупателями. Поэтому организациям, уже купившим сканеры для торговых залов, не обязательно приобретать дополнительное оборудование. Но при этом понадобится на время инвентаризации забрать сканер из магазина, что возможно только после закрытия торговой точки. Соответственно, при круглосуточной торговле такой вариант не допустим.

Как правильно оформить инвентаризацию документально

Перед началом мероприятий необходимо подготовить документы для проведения инвентаризации:

  • разработать и утвердить порядок и график проведения проверки;
  • сформировать инвентаризационные описи (перечень обязательств и имущества для проверки);
  • издать приказ о проведении инвентаризации;
  • получить от материально-ответственных лиц расписки установленной формы.

Результаты проверки фиксируются в инвентаризационных описях, составляемых обычно в трех экземплярах, а при ведении на предприятии электронной формы учета – и в электронном виде.

Оформление инвентаризации проводится в два основных этапа:

  • при проверке комиссией фактического наличия проверяемых объектов оформляются и в тот же день передаются руководителю и главному бухгалтеру предприятия предварительные результаты проверки;
  • после сверки данных о фактическим наличии с данными бухучета, оформляется окончательный результат инвентаризационной проверки – инвентаризационный акт.
Предлагаем ознакомиться:  Структура и штатная численность строительной организации

В ходе проверки Комиссия осуществляет документирование инвентаризации, заполняя следующие формы —

  • по основным средствам (№ ИНВ-1) и НМА (№ ИНВ-1а),
  • по товарно-материальным ценностям (№ ИНВ-3, № ИНВ-4), в т.ч. принятым на ответхранение и находящимся в пути (№ ИНВ-5, № ИНВ-6),
  • по драгметаллам и изделиям из них, драгоценным камням (№ ИНВ-8, № ИНВ-8а, № ИНВ-9),
  • по ценным бумагам и БСО (№ ИНВ-16),
  • по расчетам с дебиторами и кредиторами, поставщиками и покупателями, по задолженностям по займам и кредитам (№ ИНВ-17),
  • при обнаружении расхождений между учетными и фактическими данными оформляют сличительные ведомости, в т.ч.:
  • по основным средствам и НМА (№ ИНВ-18),
  • по ТМЦ (№ ИНВ-19).

В сличительные ведомости вносится информация об излишках и недостачах, обнаруженных при инвентаризации. Кроме этого, у материально-ответственных лиц обязательно запрашиваются соответствующие объяснения.

Итоговым документом проведенной инвентаризации является ведомость учета результатов инвентаризационной проверки (форма № ИНВ-26), которая отражает полную информацию о проведенной ревизии. В этом сводном документе отражают суммы всех обнаруженных недостач и излишков в разбивке по счетам бухучета, а также, куда будут отнесены убытки от недостач (на виновных лиц, на пересортицу и т.д.).

Этап третий: определиться с терминалом для сбора данных

По результатам инвентаризации при наличии расхождений между фактическим наличием и учетными данными (п. 5.1 Методических указаний):

  • имущество в излишке – должно быть оприходовано и отнесено на результат хоздеятельности предприятия, с последующим выявлением виновных и причин образования излишков;
  • убыль в пределах допустимых норм – списывается на издержки обращения на основании приказа руководителя;
  • недостачи сверх допустимых пределов естественной убыли, либо порча имущества – относятся на виновное лицо (а если таковое не установлено – списывается на издержки).

Как провести инвентаризацию и документально ее оформить

Результат проведенной инвентаризации должен быть отражен в учете и отчетности того месяца, в котором завершилась проверка, а по годовой инвентаризации – в годовом отчете.

Бывают ситуации, когда для считывания штрих-кодов удобнее использовать не сканер, а терминал сбора данных.

У терминала есть два основных преимущества. Первое – небольшие размеры, сопоставимые с габаритами мобильного телефона. Второе преимущество – автономная работа от аккумулятора. Благодаря этому терминал незаменим в случае, когда инвентаризацию нужно провести далеко от офиса, и нести с собой сканер не очень удобно.

У некоторых терминалов есть дополнительная функция, которая может быть очень полезной. Суть ее в следующем. В программе указано количество товара, которое постоянно должно быть на складе. И если при инвентаризации обнаружится, что остатки по тому или иному наименованию меньше заданных, терминал автоматически посылает сообщение менеджеру по закупкам. Тот в свою очередь связывается с поставщиками и делает заказ.

После того, как штрих-коды считаны при помощи сканера или терминала сбора данных, полученные сведения необходимо передать в компьютерную программу. Она сравнит фактические остатки с теми, что значатся в учете, и выявит недостачу, либо избыток.Загрузка данных в компьютер может осуществляться через провода или через интернет, в зависимости от модели сканера или терминала.

Предлагаем ознакомиться:  Как оформить право собственности на кооперативную квартиру

Важно, чтобы программа, установленная на компьютере, была в состоянии принять сведения по штрих-кодам. Большинство популярных бухгалтерских софтов имеют такие возможности. Тем не менее, мы просим клиента заранее проверить, совместим ли выбранный сканер и терминал с той программой, которой он пользуется.

Приказ на инвентаризацию: основные аспекты

Приказ о проведении инвентаризации можно издать по унифицированной форме (№ ИНВ-22), или разработать самостоятельно.

В приказе указываются:

  • данные о назначении и составе инвентаризационной комиссии – состав проверяющей группы указывается с разделением на председателя комиссии и ее членов, с указанием занимаемых должностей;
  • период проведения инвентаризации с указанием точных дат начала и окончания работы комиссии, а также сроков предоставления отчетных документов по проведенной проверке;
  • причины проверки – причина инвентаризации в приказе должна быть отражена в точных формулировках (плановая проверка, смена материально-ответственных лиц и т.д.).

После подписания руководителем и регистрации приказа о проведении инвентаризации в специальном журнале (форма № ИНВ-23), комиссия вправе начать процедуру проверки. Заполняя инвентаризационные документы, в каждом из них комиссией указываются регистрационные данные приказа.

Этап пятый: провести пробную инвентаризацию

Когда все оборудование, необходимое для инвентаризации, выбрано, нужно собрать все воедино и попробовать «в деле». Можно сделать это сразу на территории заказчика. Однако, как показывает практика, гораздо эффективнее проводить испытания у поставщика, то есть у нас.

Это объясняется тем, что к клиенту может выехать только один мастер, а в офисе поставщика всегда присутствует несколько специалистов, и каждый при необходимости может оказать помощь. Кроме того, в помещении клиента чаще всего царит атмосфера суеты, ведь там проходит вся основная деятельность. А в нашем офисе есть все условия, чтобы спокойно предпринять тестовую инвентаризацию.

Если проверка пройдет успешно, мы разъединим и упакуем приборы, после чего доставим их клиенту. Такие действия дают почти 100-процентную гарантию, что в помещении заказчика оборудование будет функционировать исправно.

Гарантийное обслуживание

Для всего оборудования, позволяющего работать со штрих-кодами, установлен гарантийный срок. Чаще всего он равен одному году. В этот период завод-изготовитель присылает новые детали взамен тех, что вышли из строя, а наши специалисты их устанавливают.

Случаются поломки, которые не подпадают под гарантийное обслуживание. Самая распространенная ситуация – неисправности, возникшие из-за перебоев напряжения в сети, падений, ударов и пр. Чтобы предотвратить их, мы советуем нашим клиентам заблаговременно позаботиться о сетевых фильтрах и источниках бесперебойного питания, а также более бережно относиться к оборудованию.

Предыдущая запись Кто компетентен рассматривать споры вытекающие из договоров
Следующая запись Судебный приказ, приказное производство

Ваш комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *

Adblock detector