Горячая линия бесплатной юридической помощи:
Москва и область:
Москва И МО:
+7(499) 110-93-26 (бесплатно)
Санкт-Петербург и область:
СПб и Лен.область:
+7 (812) 317-74-92 (бесплатно)
Регионы (вся Россия):
8 (800) 550-95-86 (бесплатно)
Договорная работа в организации: регламент, основные положения, ведение

Положение о договорной работе на предприятии

Раздел 1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1.1.1. Положение об организации договорной работы (далее – Положение) в ________________________________ (наименование компании) разработано в целях определения порядка организации и осуществления Договорной работы в Компании.

1.1.2. Задачи Положения в сфере Договорной работы:

  • разграничение компетенции между подразделениями Компании;
  • определение порядка и форм взаимодействия между подразделениями Компании;
  • определение ответственности за нарушение порядка осуществления Договорной работы.

1.1.3. Действие Положения распространяется на любые договоры, за исключениями, установленными Положением и иными внутренним документами Компании.

Действие Положения не распространяется на трудовые договоры и другие соглашения, подпадающие под действие трудового законодательства.

На договоры, заключаемые в рамках проектов, действие Положения распространяется, если иное не установлено решением об открытии проекта.

1.1.4. Положение является локальным нормативным актом и содержит нормы трудового права, обязательные для исполнения всеми сотрудниками Компании.

1.1.5. На основании Положения или в соответствии с ним могут быть разработаны и утверждены иные локальные нормативные акты, в том числе субположения, инструкции и др.

1.1.6. Право толкования положений Положения, в том числе используемых в нем терминов и определений, право разъяснения порядка применения Положения принадлежит исключительно правовому подразделению.

1.2.1. Для целей Положения термины и определения имеют значения, изложенные в настоящем разделе или далее по тексту Положения.

1.2.2. База данных договоров – база данных Договоров Компании в электронной форме.

1.2.3. Бухгалтерия – структурное подразделение Компании, осуществляющее ведение бухгалтерского учета.

1.2.4. Виза – надпись «СОГЛАСОВАНО», проставляемая в Результате согласования договора.

1.2.5. Визовый экземпляр – предназначенный для согласования экземпляр проекта договора в электронном виде (в редактируемом формате (Microsoft Word, Excel и т. д.) или в виде отсканированной копии при отсутствии документа в редактируемом формате).

1.2.6. Виды договоров – группы договоров в соответствии с частью второй Гражданского кодекса РФ (купля-продажа, поставка, розничная купля-продажа, аренда, аренда недвижимости, возмездное оказание услуг и т. п.).

1.2.7. Договор – аналогично действующему законодательству.

1.2.8. Договорная работа – комплекс мероприятий по заключению Договоров, в том числе по их изменению и дополнению, а также по исполнению, прекращению Договоров, их учету, хранению и т. д.

1.2.9. Документы по исполнению договора – документы, подтверждающие исполнение обязательств из договора, первичные учетные документы, иные документы, связанные с исполнение обязательств из договора: товарные, товарно-транспортные накладные, акты сдачи-приемки, акты о выполнении работ, оказании услуг, акты экспертизы или проверки товара по количеству, качеству, комплектности, таможенные декларации, платежные поручения, чеки, акты сверки расчетов, акты зачета и другие подобные документы.

1.2.10. Досье договора – совокупность документов и материалов, относящихся к договору.

1.2.11. Запрос согласования договора – электронное сообщение, содержащее уведомление о необходимости согласования договора, с вложением в него Визового экземпляра (Приложение № 1).

1.2.12. Компания – _______________________________________ (наименование компании).

1.2.13. Ответственное подразделение – подразделение Компании, на которое в соответствии с внутренними документами Компании возлагается обязанность подготовки, заключения договора и организации исполнения договорных обязательств.

1.2.14. Ответственный руководитель – руководитель Ответственного подразделения.

1.2.15. Ответственный исполнитель – сотрудник Ответственного подразделения, непосредственно на которого возложены обязанности по подготовке, заключению договора и организации исполнения договорных обязательств.

1.2.16. Параметры безопасности – критерии, по которым осуществляется проверка контрагентов Компании (Приложение № 2).

1.2.17. Парафирование – подписание Уполномоченным лицом каждой страницы договора, подтверждающее соответствие текста Чистового экземпляра выработанному в результате согласования Визовому экземпляру или стандартной форме договора.

1.2.18. Приложения – любые приложения к договору (приложения, спецификации, графики, протоколы разногласий, протоколы согласований, любые иные документы к договору об изменении (дополнении) его условий, а также любые иные возможные приложения). Все Приложения являются неотъемлемой частью договора.

1.2.19. Результат согласования договора – электронное сообщение, содержащее результат процедуры согласования договора, в том числе:

  • полный исходный текст Запроса согласования договора, включая Визовый экземпляр;
  • Визу или замечания.

1.2.20. Уполномоченное лицо – сотрудник Компании, уполномоченный в установленном внутренними документами порядке рассматривать и согласовывать проекты договоров и фиксировать установленные Положением факты.

1.2.21. Чистовой экземпляр – предназначенный для подписания экземпляр проекта договора в бумажном виде.

1.2.22. Электронная карточка договора – элемент Базы данных договоров, обобщающий информацию о конкретном договоре.

1.2.23. Все термины и определения, предусмотренные настоящим разделом, могут использоваться как в единственном, так и во множественном числе без ущерба для их значения.

1.2.24. Термины и определения, значение которых прямо не определено для целей Положения, используются в его тексте в значении, закрепленном в законодательстве и иных внутренних документах Компании.

1.2.25. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

1.3.1. Заключение договора может быть инициировано:

  • руководителем подразделения Компании не ниже _____________________;
  • Ответственным руководителем по направлению деятельности возглавляемого подразделения.

1.3.2. Предварительно контрагент по Договору определяется Ответственным руководителем до момента направления договора на согласование.

Окончательно контрагент по договору определяется лицом, которое будет заключать (подписывать) договор от имени Компании, до момента подписания договора.

Ответственный руководитель может согласовать контрагента по Договору с лицом, которое будет заключать (подписывать) договор от имени Компании, в любое время до момента подписания Договора.

1.3.3. Перед направлением проекта договора на согласование должна быть осуществлена проверка контрагента по Параметрам безопасности, для чего Ответственным исполнителем в Блок безопасности представляется следующая информация о контрагенте:

  • полное и сокращенное наименование;
  • ОГРН;
  • ИНН;
  • место нахождения (юридический адрес), фактический и почтовый адреса;
  • Ф. И. О. руководителя, главного бухгалтера.

При наличии, Ответственным исполнителем по электронной почте или в бумажном виде представляются документы, перечисленные в абзацах 3-10 пункта 4.1.3 Положения.

1.3.4. Проверка контрагента по Параметрам безопасности должна быть проведена Блоком безопасности в следующие сроки:

  • для контрагентов, находящихся в г. __________ – 3 рабочих дня;
  • для контрагентов, находящихся вне г. __________ – 7 рабочих дней.

1.3.5. С контрагентом, в отношении которого выявлены безусловные Параметры безопасности, договор не может быть заключен.

1.3.6. С контрагентом, в отношении которого выявлены условные Параметры безопасности, договор может быть заключен под личную ответственность лица, которое будет заключать (подписывать) договор от имени Компании.

1.3.7. Ответственный исполнитель обязан . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . …

. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

1.3.8. Если договор необходимо заключить при наличии условного Параметра безопасности, Ответственный руководитель должен в Результате согласования договора проставить следующую надпись: «РЕКОМЕНДУЮ ПОДПИСАТЬ ДОГОВОР ПРИ НАЛИЧИИ УСЛОВНОГО ПАРАМЕТРА БЕЗОПАСНОСТИ».

Наличие указанной в настоящем пункте надписи в Результате согласования договора означает наличие рекомендации Ответственного руководителя заключить договор при наличии условного Параметра безопасности.

Ответственный руководитель и лицо, которое будет заключать (подписывать) договор от имени Компании, обязано проявить разумность и добросовестность при определении необходимости заключения договора при наличии условного Параметра безопасности.

1.3.9. Запрещается направление на согласование проекта договора:

  • по которому не определен контрагент;
  • в отношении которого не предусмотрены соответствующие расходы в бюджете доходов и расходов и бюджете движения денежных средств, за исключением случаев, предусмотренных процессом бюджетирования (сверхлимитные расходы, расходы из резерва и прочее);
  • с лицом, которое не прошло проверку по Параметрам безопасности, за исключением договоров с:
    • органами государственной власти и местного самоуправления;
    • контрагентов, с которыми у Компании на момент заключения Договора существуют заключенные и не исполненные полностью Договоры, если со стороны данного контрагента отсутствуют случаи неисполнения или ненадлежащего исполнения обязательств по договору (проверка таких контрагентов должна быть осуществлена в течение 7 рабочих дней с момента направления на согласование проекта Договора).

1.3.10. Любой обмен информацией (документами) внутри Компании при осуществлении Договорной работы, в том числе при: проверке контрагента по Параметрам безопасности; согласовании проектов договоров; рекомендации к подписанию при наличии замечаний или условных Параметров безопасности и т. д., осуществляется при помощи электронной почты, если иное не предусмотрено Положением или не вытекает из существа информации (документа).

Основные положения договорной работы

Деятельность любой организации связана с заключением и исполнением договоров. Они обеспечивают снабжение сырьем и деталями, продажу товаров и услуг. Каждый контракт или соглашение влекут за собой правовые последствия, в том числе негативные в случае нарушения условий одной из сторон. Это принудительное изъятие вещей, взыскание денежных сумм (возмещение убытков, неустойка).

Поэтому в серьезной компании всегда создается Положение о договорной работе в организации (предприятии). На практике получили распространение три основных модели, которые служат основой его составления.

  • Система визирования договоров

Проект соглашения, основные условия разрабатываются заинтересованным отделом, который инициирует заключение сделки. Далее документ передается на согласование другим лицам в соответствии с Положением о договорной работе в организации (предприятии). По общему правилу, в список входят руководители подразделений, участвующие в исполнении контракта, юрисконсульт, первый руководитель.

2.1. Предприятие заключает договоры, как с юридическими, так и с физическими лицами.

2.2. Заключаемые на Предприятии договоры должны соответствовать обязательным для сторон требованиям и правилам, установленным федеральными законами и иными правовыми актами, действующими в момент их заключения.

2.3. Не допускается заключение договоров, в которых отсутствуют условия, признаваемые в соответствии с действующим законодательством существенными для данного вида договоров, а также необходимость включения которых в договоры соответствующего вида установлена локальными нормативными актами Предприятия.

Предлагаем ознакомиться:  Расторжение агентского договора в одностороннем порядке принципалом

Раздел 2. ПОДГОТОВКА ДОГОВОРОВ

2.1.1. Договоры должны заключаться в письменной форме, как правило, путем составления одного документа, подписанного сторонами.

2.1.2. В исключительных случаях возможно заключение договора путем обмена документами посредством почтовой, факсовой, электронной или иной связи при условиях, что:

  • выбранный способ связи позволяет достоверно установить, что документ исходит от стороны по договору;
  • в тексте договора сделана оговорка о заключении договора путем обмена документами именно этим видом связи и необходимости составления единого документа, подписанного сторонами;
  • не позднее 7 дней с даты заключения договора указанным выше способом стороны переоформят договор путем составления единого документа, подписанного сторонами, с указанием о том, когда и каким способом договор был заключен.
  • . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

2.1.3. Проект Договора с Приложениями должен содержать все существенные условия договора.

Существенными являются условия о предмете договора, а также условия, которые названы в законе или иных правовых актах как существенные или необходимые для договоров данного вида, а также все те условия, относительно которых по заявлению одной из сторон должно быть достигнуто соглашение.

2.1.4. Использование смешанных или не поименованных в ГК РФ Договоров допускается в исключительных случаях. Ответственные подразделения обязаны приложить все возможные усилия для заключения не смешанных и поименованных в ГК РФ Договоров.

2.1.5. Проект Договора с Приложениями должен содержать, как правило, следующее:

  • дату (место для проставления даты) заключения договора;
  • место заключения договора;
  • полное наименование сторон – юридических лиц: указание на организационно-правовую форму и собственно наименование юридического лица в соответствии с учредительными документами;
  • фамилию, имя, отчество, паспортные данные, дату и место рождения сторон – физических лиц (для индивидуального предпринимателя дату и номер свидетельства о регистрации);
  • дату и номер лицензии, наименование выдавшего органа, если сторона по договору осуществляет лицензируемый вид деятельности;
  • должность, фамилию, имя, отчество лиц, подписывающих Договор;
  • наименование, дату, номер документа, подтверждающего полномочия лиц, подписывающих Договор;
  • адрес местонахождения юридического лица по учредительным документам, фактический адрес с почтовым индексом (при необходимости, адрес для почтовых отправлений);
  • ОГРН, ИНН, коды ОКПО, ОКОНХ;
  • банковские реквизиты для расчетов по договору: полное наименование банка, местонахождение банка, номер корреспондентского, расчетного счетов, БИК, SWIFT банка-корреспондента (для осуществления платежей в валюте, отличной от российских рублей);
  • номер телефона, факса, адрес электронной почты, данные других средств связи, использование которых возможно для целей исполнения договора;
  • начало и окончание срока действия договора;
  • предмет договора в соответствии с ГК РФ или четкое определение отношений, если договор не поименован в ГК РФ или является смешанным;
  • сроки передачи товаров, выполнения работ, оказания услуг;
  • цену или порядок определения цены, порядок ее изменения, распределение расходов по исполнению договора между сторонами;
  • порядок оплаты;
  • иные права и обязанности сторон;
  • меры ответственности за неисполнение или ненадлежащее исполнение обязательств по Договору;
  • порядок рассмотрения споров с указанием места и судебного органа, в том числе необходимость соблюдения и порядок досудебного претензионного рассмотрения споров;
  • указание о применимом праве при заключении договора с лицом-резидентом другого государства;
  • указание на количество экземпляров Договора;
  • место для подписей и печатей сторон.

В зависимости от Вида договора и иных обстоятельств Договоре могут быть предусмотрены любые другие необходимые условия.

2.1.6. Текст договора должен быть последовательным, логичным, структурированным.

2.1.7. Условия договора должны быть сформулированы таким образом, чтобы обеспечить возможность контроля исполнения любых обязательств Компании и контрагента.

2.1.8. В проекте Договора обязательно должны содержаться ссылки на:

  • Приложения, если часть условий договора согласована в Приложениях;
  • сделки, обеспечивающие исполнение обязательств по Договору (залог, поручительство, страхование, банковская гарантия и др.), если таковые заключены или будут заключены;
  • другие договоры или правоустанавливающие акты (акты органов государственной власти или местного самоуправления, решения судебных органов), если договор заключается во исполнение таких документов или связан с ними.

2.1.9. Договоры должны соответствовать всем требованиям законодательства.

2.1.10. Если заключается несколько договоров, связанных между собой. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

2.1.11. Каждая страница многостраничного договора должна содержать в нижней части страницы место для подписи сторонами договора с указанием: наименования, номера, даты договора и фамилии и инициалов лиц, подписывающих договор.

3.1. Подготовку проекта договора осуществляет [наименование структурного подразделения, осуществляющего правовое обеспечение предприятия] (далее – исполнитель) по письменной заявке структурного подразделения Предприятия, инициирующего заключение договора.

3.2. Подготовка проекта договора включает в себя составление в письменной форме текста проекта договора и приложений к нему. Перечень и содержание приложений устанавливаются при подготовке и заключении договора.

3.3. Проект договора разрабатывается с учетом требований законодательства Российской Федерации, а также локальных нормативных актов Предприятия.

3.4. При подготовке проекта договора учитываются особенности предмета и конкретные условия совершения договора, статус контрагента, максимальное обеспечение защиты интересов Предприятия.

3.5. При необходимости подготовки проекта договора, связанного с реализацией особо сложной задачи, по решению руководителя Предприятия могут создаваться рабочие группы по подготовке проекта договора.

3.6. Проект договора подлежит обязательному согласованию следующими должностными лицами структурных подразделений Предприятия: [указать перечень должностных лиц структурных подразделений, согласовывающих проекты договоров].

3.7. Визирование проекта договора лицами, указанными в пункте 3.6 настоящего Положения, осуществляется на последнем листе экземпляра проекта договора. Лицо, завизировавшее проект договора, обязано указать свою должность, фамилию и инициалы, а также дату визирования проекта договора. Спецификации, сметы, технические задания, календарные планы, оформленные в качестве приложений к проекту договора, а также иные приложения к проекту договора визируются только теми должностными лицами, к компетенции которых относится право определять их содержание.

3.8. При несогласии визирующего лица с отдельными условиями договора его замечания излагаются на отдельном листе замечаний. При этом на проекте договора, рядом с визой делается отметка “замечания прилагаются”. Замечания излагаются в виде предлагаемой редакции пункта проекта договора, с которым визирующее лицо не согласно либо которым оно хотело бы дополнить проект договора.

3.9. На прохождение процедуры согласования каждого проекта договора предоставляется не более [значение] рабочих дней в каждой согласующей инстанции.

3.10. В соответствии с полученными замечаниями исполнитель изменяет проект договора или оформляет протокол разногласий. Протокол разногласий должен содержать: дату составления протокола разногласий, номер и наименование договора, нумерацию и редакцию оспариваемых и (или) дополняемых пунктов договора сторон (представившей и оспаривающей/дополняющей).

3.11. Исполнитель после получения всех необходимых виз направляет проект договора контрагенту для подписания и проставления печати.

3.12. Правовая экспертиза проектов договоров, которые поступают Предприятию от контрагентов, проводится [наименование структурного подразделения, осуществляющего правовое обеспечение предприятия].

3.13. Правом подписания договоров и иных, относящихся к ним документов, влекущих возникновение и изменение обязательств Предприятия, обладает руководитель Предприятия или иной сотрудник Предприятия, действующий на основании соответствующей доверенности, выданной руководителем Предприятия.

3.14. Согласованный проект договора в количестве экземпляров, необходимом для его заключения, с имеющимися приложениями, протоколом разногласий, не позднее [значение] рабочего дня со дня его получения передается исполнителем для подписания руководителю Предприятия или лицу, уполномоченному на подписание договора.

3.15. Руководитель Предприятия или лицо, уполномоченное на подписание договора, подписывает все экземпляры договора, приложения к договору, протоколы и указывает дату подписания. Экземпляры договора подлежат скреплению печатями.

Создание временных рабочих групп

Положение по договорной работе на предприятии может предусматривать оперативное формирование группы для обсуждения и согласования определенного контракта. В нее обычно входит руководитель отдела, который непосредственно будет исполнять его, и смежных подразделений. Фактически она выполняет техническую часть, о результатах докладывает ответственному лицу (юристу, директору).

  • Система делегирования полномочий

В этом случае основные положения договорной работы сводятся к тому, что некоторые отделы (их руководители) получают право на самостоятельное заключение соглашений по профилю своей деятельности. Чаще все они используют типовые формы, проверенные и согласованные с юристом. Такие схемы распространены в компаниях, где подписывается множество однотипных соглашений с клиентами — физическими лицами.

Ведение договорной работы с использованием каждого из перечисленных механизмов имеет плюсы и минусы. Так, группа может качественно решить поставленную задачу, но при условии, что сотрудники разных отделов способны на конструктивный диалог. Визирование — самый распространенный метод, но занимает много времени. Преимущества делегирования — оперативность, недостаток — трудность разрешения нетипичной ситуации, и опасность превышения полномочий.

Раздел 3. ИСПОЛНЕНИЕ И КОНТРОЛЬ ИСПОЛНЕНИЯ ДОГОВОРОВ

5.1. Контроль за надлежащим исполнением договоров осуществляют те структурные подразделения Предприятия, которые участвовали в их заключении.

5.2. Руководители структурных подразделений, обеспечивающих исполнение договоров, обязаны своевременно информировать руководителя Предприятия об обстоятельствах, препятствующих или затрудняющих исполнение договоров.

3.1.1. Если иное не установлено или не вытекает из существа договоров, исполнение и контроль исполнения договоров осуществляет Ответственное подразделение, в том числе:

  • исполнение обязательств Компании;
  • учет исполнения обязательств контрагента и Компании;
  • оформление и направление в подразделения Компании и контрагенту Документов по исполнению договоров;
  • оформление и направления в подразделения Компании и контрагенту иных необходимых документов в соответствии с обязательствами Компании;
  • оформление иных документов и обмен иной информацией с подразделениями Компании и контрагентом;
  • инициирование претензионной или судебной работы в установленном в Компании порядке в случае неисполнения или ненадлежащего исполнения контрагентом обязательств по договору и др.

3.1.2. Если оформление или получение документов, необходимых для исполнения договоров, возложено на другие подразделения Компании, Ответственный исполнитель вправе требовать исполнения соответствующими подразделениями своих обязанностей.

3.1.3. Ответственный исполнитель обязан проверить правильность оформления всех документов по договорам. В случае выявления недостатков, документы возвращаются Ответственным исполнителем представившему их лицу для оформления в надлежащем порядке.

3.1.4. Если исполнение обязательств Компанией обусловлено исполнением обязательств контрагентом (встречное исполнение) и последний не исполнил обязательства, исполнил их ненадлежащим образом или имеются обстоятельства, очевидно свидетельствующих о том, что такое исполнение не будет произведено в установленный срок, Ответственный исполнитель обязан незамедлительно уведомить об этом Ответственного руководителя.

Предлагаем ознакомиться:  Не соблюдения договора со стороы фирмы

Ответственный руководитель обязан незамедлительно принять решение о дальнейшем исполнении обязательств Компанией.

3.1.5.. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

3.1.6.Ответственный исполнитель вправе запрашивать информацию о состоянии взаиморасчетов с контрагентами в Бухгалтерии.

Специфика сферы деятельности компании

В зависимости от конкретной сферы деятельности, договорная деятельность организации (предприятия) может быть построена разным образом. Если заключается большое количество контрактов на регулярной основе, обычно создается договорной отдел. Там осуществляется их учет, регистрация, хранение, его специалисты координируют действия всех других подразделений.

Если предприятие занимается производством и сбытом продукции, то ведение договорной работы часто возлагается на отдел сбыта, который занимается договорами поставки, оптовой купли–продажи, закупками сырья и т.д. В рекламной компании составлением контрактов на предоставление услуг часто занимается отдел маркетинга, в организациях по предоставлению услуг — отдел по работе с потребителями.

Если бизнес построен на недвижимости, часто создается отдел по управлению недвижимыми объектами (имуществом). На его сотрудников возлагается договорная деятельность организации по заключению соглашений с арендаторами, вопросы капитального ремонта, взаимодействия с пожарными и санитарными службами.

Раздел 4. УЧЕТ И ХРАНЕНИЕ ДОКУМЕНТОВ, СВЯЗАННЫХ С ДОГОВОРНОЙ РАБОТОЙ

4.1. Регистрацию и хранение оригиналов заключенных договоров и иных документов обеспечивает [наименование структурного подразделения] Предприятия в соответствии с установленным порядком.

4.2. Исполнитель передает оригинал заключенного договора на регистрацию и хранение ответственному должностному лицу [наименование структурного подразделения] Предприятия в течение [значение] календарных дней с момента его заключения.

4.3. Регистрация договоров ведется отдельно от других документов (в журналах и (или) с применением технических средств).

Регистрационные формы должны содержать следующие реквизиты: (порядковый номер, номер договора, дата договора, наименование сторон договора, предмет договора, сумма договора, сроки действия договора, исполнитель, отметка о сдаче на архивное хранение).

4.4. Заключенному договору присваивается соответствующий регистрационный номер.

4.5. Договоры хранятся [наименование структурного подразделения] в течение [указать срок] с момента окончания срока действия, после чего передаются на хранение в архив Предприятия.

4.6. Выдача копий и подлинников договоров осуществляется на основании письменного запроса руководителя структурного подразделения Предприятия под расписку.

4.1.1. Хранение договоров, Визовых экземпляров, Результатов согласования договора в бумажном и электронном виде, Документов по исполнению договора осуществляет Бухгалтерия.

4.1.2. Хранение оригиналов иных документов по договорам осуществляется Ответственным подразделением, если иное не установлено Положением, иными внутренним документами Компании.

4.1.3. Ответственный исполнитель обязан вести Досье договора по каждому договору Компании.

Досье договора должно содержать все документы и информацию по договору, как прямо предусмотренные Положением, так и иные, необходимые для надлежащего осуществления Договорной работы, в том числе:

  • копию устава контрагента и учредительного договора;
  • копию свидетельства о регистрации контрагента;
  • копию свидетельства о внесении записи о контрагенте в ЕГРЮЛ (ЕГРИН) для юридических лиц, зарегистрированных до 1 июля 2002 г., и индивидуальных предпринимателей, зарегистрированных до 1 января 2004 г.;
  • копию свидетельства о постановке контрагента на налоговый учет;
  • копию письма о присвоении контрагенту кодов статистики;
  • копии документов, подтверждающих полномочия лица, подписывающего договор от имени контрагента;
  • копии лицензий контрагента;
  • контактную информацию контрагента;
  • копию договора;
  • копии Документов по исполнению договоров;
  • оригиналы или копии писем контрагента и Компании;
  • оригиналы или копии документов, оформляющих корпоративные решения, и решения государственных органов, связанные с заключением договора;
  • оригиналы или копии иных документов по договору.

4.1.4. Выдача оригиналов документов по договорам осуществляется под расписку руководителем подразделения, в котором хранится документ, по запросам единоличного исполнительного органа или ____________________, а по письменному запросу компетентного органа – с разрешения единоличного исполнительного органа ____________. В месте хранения оригинала документа должна остаться копия выданного документа.

Положение о договорной работе в организации (предприятии)

Положение о договорной работе на предприятии – документ, который устанавливает правила работы с различного рода договорами для всех структурных подразделений компании. Положение относится к нормативным актам организации и является обязательным для исполнения.

Под «договором» понимается письменное соглашение двух или более сторон, в котором устанавливается предмет договора, цена, сроки, права и обязанности каждого из участников сделки и прочие параметры (тонкости, нюансы), имеющие значение для исполнения договора.

Как правило, порядок взаимодействия отделов, специалистов, юрисконсульта прописывается в локальном нормативном акте — Регламенте ведения договорной работы в организации, или в Положении. Документ содержит основные ключевые моменты, и утверждается первым руководителем.

Помимо четко определенного механизма взаимодействия между отделами, установленного порядка визирования договоров, Положение о порядке ведения договорной работы должно отражать следующие основные этапы:

  1. порядок ведения преддоговорной подготовки;
  2. составление проектов, согласование условий с контрагентами, заключение предварительных соглашений;
  3. проведение экспертизы проекта (антикоррупционная, правовая) в совокупности с анализом аукционной, конкурсной и другой документации;
  4. порядок заключение договора, составления протокола разногласий;
  5. процедуру контроля над исполнением контрактов и соглашений;
  6. порядок проведения претензионной, исковой работы;
  7. оказание консультативной помощи при исполнении обязательств.

Кроме того, положение о договорной работе в организации (предприятии) может регламентировать технические элементы: инструменты моделирования (типовые образцы), средства фиксации, передачи информации (почтовый, электронный документооборот).

Важно! Правоприменительная судебная практика показывает, что если руководитель подписывает контракт, при отсутствии всех требующихся согласований (приписанных в Положении об организации договорной работы на предприятии), он впоследствии несет полную ответственность за нанесенные убытки. Добросовестность его действий ставится судом под сомнение.

Раздел 5. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ

5.1.1. Ответственность за организацию Договорной работы Ответственный руководитель.

5.1.2. Ответственность за осуществление договорной работы несет Ответственный исполнитель.

5.1.3. Лицо, подписавшие договор от имени Компании, несет личную ответственность за соблюдение им требований, установленных законодательством, Положением, иными внутренним документами Компании, выданной ему доверенностью.

5.1.4. Лицо, подписавшее договор от имени Компании при наличии замечаний согласующих подразделений или Параметров безопасности, несет личную ответственность за все возможные отрицательные последствия для Компании, в том числе за убытки Компании, возникшие в связи с этим договором, в том числе в результате неисполнения или ненадлежащего исполнения такого договора контрагентом

5.1.5. Уполномоченное лицо, рассмотревшее в пределах своей компетенции проект договора и согласовавшее его, несет личную ответственность за соответствие условий проекта договора законодательству и интересам Компании.

5.1.6.. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

5.1.7. Иные основания личной ответственности сотрудников Компании, связанной с несоблюдением положений Положения, предусмотрены законодательством, Положением, другими внутренним документами Компании.

5.1.8.Неисполнение или ненадлежащее исполнение сотрудниками Компании обязанностей, предусмотренных Положением, является дисциплинарным проступком и может повлечь последствия, предусмотренные законодательством, в том числе Трудовым кодексом РФ, Положением, другими внутренними документами Компании.

Порядок заключения коммерческих договоров

Положение по договорной работе на предприятии устанавливает процедуру заключения контрактов. Наиболее распространенные способы:

  • проведение переговоров — все условия согласовываются в процессе обсуждения;
  • обмен офертой и акцептом — отсылка конкретно поименованному адресату предложения о заключении сделки с описанием условий; он может не отвечать на него, ответить полным согласием, выслать протокол разногласий;
  • запрос предложений (котировок) — в первом случае все желающие высылают заинтересованному лицу свои предложения, и он выбирает лучшее; во втором — отбор ведется только по цене;
  • обмен проформами — каждая сторона разрабатывает свои условия, и отсылает их контрагенту, в итоге утверждаются совпадающие позиции.

В Положении о договорной работе в организации (предприятии) желательно четко прописать ответственных за проведение переговоров. Обычно в них участвуют непосредственные исполнители и юрист. Это помогает соблюсти баланс между чрезмерно осторожным подходом (избеганием рисков) и коммерческой выгодой.

Общие положения

Настоящее Положение устанавливает общие нормы о порядке заключения и исполнения договоров, соглашений, контрактов, приложений к ним (далее — договоров).

Положение разработано в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации.

Порядок подготовки, оформления, подписания, утверждения, выполнения и прекращения действия договоров, заключаемых между ____________________ (далее — Агентством) и контрагентами, определяется действующим законодательством Российской Федерации и настоящим Положением.

Консультационная поддержка и правовая экспертиза возлагаются на юрисконсульта Агентства.

Понятие и условия договоров

  1. Договором признается соглашение двух и более лиц (юридических и физических) об установлении, изменении или прекращении взаимных прав и обязанностей.
  2. Условия, признаваемые в соответствии с действующим законодательством существенными для гражданско-правового договора и включение которых в договор является обязательным:
  3. предмет, отражающий суть устанавливаемых правоотношений между контрагентами;
  4. цена договора или порядок ее определения (может отражаться непосредственно в тексте Договора, либо в соответствующем Приложении к Договору с обязательным отражением его как неотъемлемой части данного Договора);
  5. сроки выполнения сторонами своих обязательств по договору;
  6. порядок расчетов;
  7. права и обязанности сторон;
  8. ответственность за неисполнение обязательств;
  9. порядок урегулирования и разрешения споров;
  10. юридические адреса (почтовые реквизиты), сведения о банковских счетах, номера факсов и контактных телефонов, адрес электронной почты (при наличии такового).

Основные требования к оформлению договоров

    1.  Договоры должны соответствовать обязательным для сторон требованиям и правилам, установленным федеральными законами и иными правовыми актами, действующими в момент их заключения.
    2. Не допускается заключение договоров, в которых отсутствуют условия, признаваемые в соответствии с действующим законодательством существенными для данного вида договоров, а также необходимость включения которых в договоры соответствующего вида установлена требованиями профильных специалистов.
    3. Договоры заключаются только в простой письменной, либо в случае необходимости нотариальной форме, что означает невозможность заключения договора в устной форме.
    4. Договоры должны содержать следующие сведения:
      1. Преамбула (или вводная часть):
      2. наименование договора (договор купли — продажи, поставки, комиссии, аренды и пр.);
      3. дата подписания договора;
      4. место подписания договора (город или населенный пункт);
      5. полное фирменное наименование контрагента, под которым последний зарегистрирован в Едином Государственном Реестре Юридических Лиц, а также сокращенное название сторон по договору («Заказчик», «Покупатель», «Арендатор» и пр.);
      6. должности, фамилии, имена и отчества лиц, подписывающих договор, указания на их полномочия на подписание договора.
      1. Предмет договора:
      2. предмет договора, т.е. о чем конкретно договариваются стороны;
      3. обязанности и права стороны по договору;
      4. обязанности и права второй стороны по договору;
      5. цена договора и порядок расчетов и др.;
      6. срок выполнения сторонами своих обязательств.
Предлагаем ознакомиться:  Договор на получение денежных средств в ворде

         Конкретное содержание этих условий зависит от вида договора и от конкретной ситуации его заключения.

      1. Дополнительные условия договора:
  1. Срок действия договора. Его необходимо указать, даже если названы сроки выполнения сторонами обязательств. Это обусловлено тем, что надлежит знать, когда договор прекращает свое действие и когда можно будет предъявить соответствующие требования к контрагенту.
  2. Ответственность сторон. В разделе указывается, что стороны несут имущественную ответственность за неисполнение или ненадлежащее исполнение своих обязательств по договору в соответствии с действующем законодательством Российской Федерации.
  3. способы обеспечения обязательств;
  4. основания изменения или расторжения договора в одностороннем порядке;
  5. условия о конфиденциальности информации по договору;
  6. Порядок разрешения споров между сторонами по договору. Все споры между сторонами разрешаются в соответствии с законодательством Российской Федерации в арбитражном суде. Однако стороны могут установить и иное положение, в частности, предусмотреть разбирательство споров не в арбитражном, а в третейском суде, создаваемом либо самими сторонами, либо в соответствии с регламентом какого-либо постоянно действующего третейского суда.
  7. Особенности перемены лиц по договору. В этом пункте можно предусмотреть, что уступка права требования по договору может быть осуществлена только с согласия должника.
  8. законодательство, регулирующее отношения сторон (особенно это важно для внешнеторговых контрактов);
  9. Особенности согласований связи между сторонами. Здесь для каждой стороны могут указываются:
    1. лица, полномочные давать информацию и решать вопросы, относящиеся к исполнению договора. Это может формулироваться двумя способами: (1) с персональным указанием полномочного лица (лиц) или (2) с указанием должностей;
    2. сроки связи между сторонами. Например: «… каждый вторник с ______ ч.»;
    3. способы связи: телефон, факс, телекс, телеграф, электронная почта с указанием их номеров и иных данных.
  10. Судьба преддоговорной работы и ее результатов после подписания договора. Указывается, что после подписания договора все предварительные переговоры по нему, переписка, предварительные соглашения и протоколы о намерениях теряют силу.
  11. Реквизиты сторон:
  12. почтовые реквизиты;
  13. местонахождение (адрес) контрагента;
  14. банковские реквизиты сторон (номер расчетного счета, учреждение банка, код банка);
  15. отгрузочные реквизиты (для железнодорожных отправок, для контейнеров, для мелких отправок).

Необходимо обратить особое внимание на правильность указанных реквизитов контрагента, а в тексте договора следует предусмотреть ответственность за представление неправильных реквизитов и за несообщение об их изменении. В дополнение можно предусмотреть освобождение Агентства от ответственности за просрочку платежа в случае непредставления или неправильного указания платежных реквизитов.

  1. количество экземпляров договора;
  2. подписи сторон и печати сторон договора.

 В случаях, когда законодательством предусмотрена необходимость государственной регистрации договора, Стороны принимают необходимые меры по регистрации соответствующего договора в уполномоченных государственных органах.

  1. Заключение договоров
    1. Предложение о заключении договора, поступившее от контрагента в Агентство, должно содержать проект договора, сопроводительное письмо к прилагаемому проекту договора (в случае необходимости) либо договор, подписанный контрагентом.
    2. В случае если предложение о заключении договора поступает от неизвестной организации Клиентскому отделу Агентства необходимо провести мероприятия по обеспечению условий экономической безопасности интересов Агентства. Для этого следует ознакомиться с учредительными документами организации (уставом, учредительным договором), свидетельством о государственной регистрации и свидетельством о постановке на учет в налоговом органе. Необходимо обратить внимание на то, кто является ее учредителями, каков размер ее уставного фонда и сформирован ли он, где располагается офис (а не просто, так называемый “юридический адрес”), в каком банке организация обслуживается, ее финансовое положение и коммерческая репутация. Через партнеров, контрагентов, банкиров следует собрать о ней и ее руководителях как можно больше информации.
    3. ГД Агентства или иным руководителем по указанию ГД назначается исполнитель. Исполнитель осуществляет анализ договора на предмет целесообразности его заключения и докладывает о результатах руководству. При принятии руководством Агентства положительного или отрицательного решения исполнитель дает соответствующий ответ контрагенту.
    4. Ответ на письменное предложение заключить договор должен быть дан в письменной форме не позднее 10 дней со дня поступления предложения о заключении договора на Агентство.
  1. Споры между сторонами по проектам договоров (преддоговорные споры)
    1.  Проект договора, разработанный соответствующим структурным подразделением в соответствии с п.п. 1.4. настоящего Положения и возвращенный контрагентом с протоколом разногласий, должен быть рассмотрен юрисконсультом совместно с соответствующим подразделением в течение 3-х (трех) рабочих дней.
    2. Если представленные разногласия принимаются, то соответствующее структурное подразделение в соответствии с п.п. 1.4. настоящего Положения готовит новый проект договора с учетом предложений (замечаний), который визируется и передается на подпись в порядке, установленном п. 6 настоящего Положения.
    3. Если предложения отклоняются, то соответствующее структурное подразделение в соответствии с п.п. 1.4. настоящего Положения передает контрагенту договор с протоколом разногласий и заключением о мотивах отклонения его предложений (замечаний).
    4. Если подготовленный контрагентом договор вызывает возражения у соответствующего структурного подразделения в соответствии с п.п. 1.4. настоящего Положения или у юрисконсульта, протокол разногласий готовится соответствующим структурным подразделением или юрисконсультом, у которого возникли замечания (предложения) по договору.

Раздел 6. ЗАКЛЮЧИТЕЛЬНЫЕ ПОЛОЖЕНИЯ

6.1.1.Положение утверждается и вводится в действие приказом единоличного исполнительного органа Компании.

Внесение изменений и дополнений в Положение осуществляется в таком же порядке.

6.1.2.Руководители подразделений Компании обязаны ознакомить с положениями Положения всех своих сотрудников, принимаемых на работу по трудовому договору (соглашению) и связанных с осуществлением Договорной работы, под подпись.

6.1.3.Правом разработки изменений и дополнений в Положение, а также разработки его новой редакции обладает исключительно Правовой департамент.

Другие подразделения Компании вправе обращаться с предложениями о разработке изменений и дополнений в Положение или о разработке его новой редакции в Правовой департамент в порядке, предусмотренном внутренними документами Компании.

6.1.4.Со дня введения в действие Положения все распорядительные документы, локальные нормативные акты и иные внутренние документы Компании, регулирующие порядок осуществления Договорной работы в Компании, и принятые до введения его в действие, применяются в части, не противоречащей Положению.

Положение о договорной работе в бюджетном учреждении

Положение о порядке ведения договорной работы в бюджетных организациях может отражать исключительно внутренние правила: назначение ответственных лиц и распределение обязанностей. Что касается порядка заключения сделок, он строго регламентирован законами № 44–ФЗ от 05.04.2013 (о контрактной системе в сфере госзакупок) и № 223–ФЗ от 18.07.

Главный способ заключения договоров поставки для обеспечения государственных (муниципальных) нужд — проведение электронного аукциона с размещением заявок. Победителем признается участник, предложивший наименьшую цену. Также контракты заключаются путем проведения конкурсов, и в этом случае договор подписывается с компанией, чье предложение было признано лучшим. Значение имеет не только цена, но и другие факторы.

Приложение № 2

к Положению о договорной работе

ПАРАМЕТРЫ БЕЗОПАСНОСТИ.

1

Отсутствие факта государственной регистрации контрагента, кроме физических лиц, не являющихся предпринимателями

Безусловный

2

Наличие нарушений законодательства при государственной регистрации контрагента

Условный

3

Наличие признаков или риска банкротства контрагента

Условный

4

Наличие риска приостановления либо прекращения деятельности контрагента, в том числе в связи с претензиями государственных органов

Условный

5

Наличие признаков осуществления контрагентом криминальной деятельности

Безусловный

6

Причастность владельцев и руководителей контрагента или лично контрагента к деятельности контрагентов Компании, систематически не исполняющих или ненадлежащим образом исполняющих обязательства перед Компанией

Условный

7

Наличие отрицательной кредитной истории контрагента

Безусловный

8

Неисполнение или ненадлежащее исполнение контрагентом обязательств перед Компанией

Условный

9

Предоставление контрагентом ложных сведений, имеющих существенное значение

Безусловный

Договорная работа юридической службы

Юрист — первый помощник руководителя, способный снять множество рисков уже на стадии заключения контракта. Он участвует в обсуждении финансовой и правовой схемы сделок, составлении Положения об организации договорной работы на предприятии.

При этом важно не допускать двух ошибок:

  1. целиком и полностью возлагать договорную работу на юридическую службу — юрист не всегда может оценить детали технологического процесса, выявить значимые условия для сторон;
  2. полностью исключать ее из процедуры — использование типовых образцов, составленных с помощью «конструкторов» приводит к недооценке индивидуальных особенностей сделки.

Не стоит забывать, что несоответствие наименования договора, избранной модели и фактических отношений контрагентов дает основания для ее оспаривания и признания недействительной. Договорно-правовая работа юриста на предприятии в том и заключается, чтобы учесть все обстоятельства с учетом намерений сторон, не отходя от установленных законодательных норм.

При нарушении условий соглашения контрагентом, ответственный исполнитель доводит информацию до руководителя, и при невозможности исправить ситуацию документы передаются в юридический отдел. Урегулирование спорных ситуаций, возникающих по поводу неисполнения обязательств — вторая часть договорно-правовой работы юриста на предприятии. Это стадия предъявления претензий и подачи исковых заявлений в суд.

Она включает решение целого ряда задач:

  1. выяснение положения и позиции контрагента в сложившихся обстоятельствах;
  2. выявление всех нарушений, понуждение к исполнению обязательств;
  3. снижение негативных последствий ненадлежащего исполнения договора;
  4. прекращение отношений путем обращения в третейский, арбитражный суд.

Грамотно составленное, учитывающее специфику деятельности, Положение о договорной работе в организации (предприятии) сокращает риск возникновения споров, заключения «кабальных» сделок или с невыполнимыми условиями. Особенно важную роль выполняет юридическая служба при заключении экстраординарных сделок: крупных и с особой заинтересованностью, для которых установлен особый порядок совершения.

Предыдущая запись Электронная очередь на рвп в алексине
Следующая запись При каком сколиозе дают группу инвалидности

Ваш комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *

Adblock detector