Горячая линия бесплатной юридической помощи:
Москва и область:
Москва И МО:
+7(499) 110-93-26 (бесплатно)
Санкт-Петербург и область:
СПб и Лен.область:
+7 (812) 317-74-92 (бесплатно)
Регионы (вся Россия):
8 (800) 550-95-86 (бесплатно)
Как правильно оформить выписку из приказа в 2019 году - образец скачать, о приеме на работу, по личному составу, для школы, об увольнении

Как правильно оформить выписку из сведений

Выписка из документа оформление

Кадровикам по роду деятельности часто приходится оформлять оригиналы и копии приказов, а также заниматься подготовкой выписок.

Мы расскажем, в каком порядке оформляется выписка из приказа (образец есть в нашей базе), как ее правильно заверить, а также в каких случаях выписка из приказа по основной деятельности или по личному составу может с полным правом заменить основной документ.

Не пропустите: главный материал месяца от ведущих специалистов Минтруда и Роструда

Энциклопедия кадровых приказов от Системы Кадры.

Различные службы предприятия обычно взаимосвязаны между собой. Именно поэтому документы одного подразделения могут пригодиться другому для работы.

Как правильно оформить выписку из сведений

Например, бухгалтерии для начисления заработной платы работникам обязательно нужен приказ по основной деятельности. Или отделу кадров для оформления личного дела сотрудника необходима выписка из приказа о приеме на работу.

Также в кадры может обратиться бывший сотрудник, который утерял трудовую книжку. Для подтверждения своей трудовой деятельности он может затребовать копии документов о приеме, всевозможных переводах и увольнении с работы.

В этом случае специалист безотлагательно должен предоставить ему в трехдневный срок все необходимые документы. По каждому факту составляется отдельная выписка из приказа.

Иногда выписки нужны для другой организации: вышестоящей или контролирующей организации, либо в органы соцзащиты для оформления пенсии работнику.

Часто такие документы готовятся для предоставления в суд или органы милиции в случае утери документов. Выписка из приказа дает возможность получить нужную информацию соответствующего образца. Вариантов множество.

В выписке укажите данные о работодателе (наименование, юридический адрес, контакты), все сведения о работнике, находящиеся на титульном листе трудовой книжки, а также сведения за необходимый период времени в хронологическом порядке. Эти сведения можно представить в виде таблицы (пример 1).

Подлинник документа – это первоисточник, главный документ, закрепляющий сведения или условия работы. Обычно оригиналы существуют в единственном экземпляре и хранятся в делах отдела кадров.

Но есть исключения – трудовые договоры, договоры о материальной ответственности и должностные инструкции изначально изготавливаются в двух экземплярах, один из которых забирает кадровик, а второй выдаётся работнику.

Рекомендуем прочесть:  Фссп по красноярск узнать задолженность по фамилии

В состав реквизита «подпись» входят: наименование должности лица, подписавшего документ; его личная подпись; расшифровка подписи (инициалы и через пробел фамилия).

Как правильно оформить выписку из сведений

Так как справка составляется на бланке, при оформлении реквизита «подпись» наименование должности указывается в сокращенном варианте, т.е. наименование организации не включается (см.

Пример 1).

  • полностью воспроизводят реквизиты бланка приказа, при этом вид документа «ПРИКАЗ» заменяют на «ВЫПИСКА ИЗ ПРИКАЗА», регистрационный номер и дату приказа не изменяют в выписке,
  • начальную часть (преамбулу) приказа повторяют полностью, если она отсутствует, то ограничиваются словом «приказываю:»,
  • в выписку из распорядительной части переносят только необходимый пункт (ы) приказа,
  • указывают наименование должности подписавшего приказ, инициалы, фамилию, сама личная подпись отсутствует в выписке из приказа,
  • необходимо заверить выписку из документа (надпись «Верно», оформление должности, подписи заверяющего с расшифровкой, поставить дату, для сторонней организации нужна печать) – аналогично заверению копии документов, подробнее на эту тему в отдельной статье.

дата и место составления. Указываются те же самые данные, что и в приказе;

  • номер выписки. Ставится аналогичный приказу;
  • констатация фактов.

    В случае, если они имелись в указе, то прописываются полностью.

    Но если в указах по личному составу они не предусмотрены, то вписывается только термин «приказываю»;

  • Рекомендуем прочесть:  Пособие на ребенка как малоимущая семья 2018

    Допустим, ваш коллега получил отпускные не в том объеме, в котором он рассчитывал их получить.

    Для выяснения причин и обсуждения данной проблемы с руководством ему необходима копия графика отпусков.

    Этот документ содержит данные не только относительно этого сотрудника, но также и о временных интервалах отпусков остальных сотрудников компании, разглашать которые нельзя: это персональные данные людей, которые не имеют отношения к данной ситуации. В таком случае должна быть создана выписка из этого документа, которая будет содержать только ту информацию, которую запросил ваш сотрудник.

    Выписка по банковскому счету — – документ, выдаваемый банком организации, в котором содержатся сведения об операциях, совершенных по счету.

    Выписка дает клиенту достоверную информацию о состоянии счета и движении денежных средств: получение и списание сумм, а также удержание… … Банковская энциклопедия

    Выписка оформляется в тех случаях, когда по тем или иным причинам изготовление копии документа представляется невозможным (например, в силу конфиденциальности содержащихся в документе сведений) или нецелесообразным (допустим, из-за значительного объема содержания документа).

    Документ, с которого снимается копия, может нести на себе герб, угловой штамп, печать (одну или несколько).

    При снятии копии — при переписке подлинника на печатной машине — вместо герба пишется слово «Герб» (на его месте); угловой штамп переписывается полностью с сохранением его формы.

    Предлагаем ознакомиться:  Образец акта просмотров недвижимости для покупки

    Выход из положения прост: можно составить выписку.

    Выписка – это акт, содержащий только те положения приказа, которые нужны адресату (будь то сотрудник, контрагент или налоговый инспектор).

    Чаще всего выписка состоит из одного пункта (например, о назначении какого-либо лица на должность или о предоставлении работнику отпуска).

    Размер распорядительного акта может отличаться в зависимости от его содержания.

    В случае с документами большого объема, подготовка полной копии ради выписки одного или нескольких абзацев не имеет смысла.

    Значительно легче подготовить выписку, которая будет содержать в себе все необходимые сведения.

    Помимо этого, подготовка данного свидетельства позволяет сохранить конфиденциальность информации о деятельности самой компании. Ниже мы предлагаем поговорить о том, как сделать выписку из приказа и рассмотреть правила составления подобной документации.

    В практической деятельности выписка из приказа готовится, если документ имеет большой объем, а требуемая информация занимает только небольшую его часть, либо из соображений конфиденциальности

    В процессе делопроизводства, должностные лица часто сталкиваются с необходимостью подготовки выписки из приказа, для ответа на запрос, поступивший от внутренних подразделений компании или контролирующих органов.

    Необходимость составления выписки объясняется тем фактом, что подобная документация может иметь объем в несколько листов.

    Также следует отметить, что приказы, поступающие от руководства, могут содержать в себе конфиденциальные сведения, относящиеся к категории коммерческой тайны.

    Довольно часто в распорядительной документации указывается информация о нескольких работниках. В случае необходимости предоставления сведений лишь одному лицу, делопроизводитель должен оформить краткую выдержку из акта.

    Специалисты говорят о том, что рассматриваемые документы можно разделить на два условных типа:

    1. По личному составу – при подготовке этого документа копируется весь распорядительный раздел.
    2. По деятельности компании – при создании этой выписки отражается лишь констатирующая часть.

    Как правило, подготавливаемый документ содержит в себе лишь один раздел, скопированный из приказа.

    Так, в подготовленном бланке может быть приведена информация о приеме конкретного лица на свободную вакансию, изменениях внутри компании или расторжении трудового соглашения с определенным тружеником.

    По словам экспертов в области юриспруденции, рассматриваемый бланк имеет законную силу, равную самому распорядительному акту.

    Работники, не знакомые с правилами делопроизводства ошибочно считают, что выписка и копия приказа являются равнозначными документами.

    Довольно интересен тот факт, что в сфере юриспруденции, данные документы имеют равнозначную законную силу. Главным различием этих бланков является их содержание. Копии распорядительных актов изготовляются при помощи ксерокса.

    Это означает, что данный бланк содержит в себе всю информацию, что и оригинальный акт.

    Выписка из приказа содержит в себе лишь часть сведений, содержащихся в оригинальном документе. Как правило, делопроизводители или другие должностные лица копируют лишь распорядительную часть документа.

    Еще одним отличием между рассматриваемыми бланками является то, что при составлении выписки, лицо, заполняющее бланк, должно заверить документ личной подписью.

    В случае с копиями документов необходимость выполнения данных действий отсутствует.

    При оформлении выписки из приказа целиком выписывается только вся констатирующая часть, включая слово “приказываю”

    Как уже было сказано выше, в делопроизводстве используются два вида выписок, различающихся между собой своим содержанием.

    Документ, посвященный личному составу, содержит в себе только информацию, связанную с работниками компании.

    Это означает, что в данном бланке отсутствует преамбула и пояснительная часть, где приводятся основания для выпуска распоряжения. В этом случае указываются лишь те сведения, что содержатся в распорядительном разделе акта.

    Важно обратить внимание на то, что приказы, связанные с личным составом, изготавливаются в соответствии с требованиями контролирующих органов.

    Согласно действующему законодательству, должностному лицу, составляющему приказ о назначении или переводе сотрудника в новую должность, необходимо использовать унифицированную форму бланка. Использование таких форм значительно усложняет подготовку выписок из документов. Однако, далеко не все кадровые мероприятия проводятся по подобной форме.

    • Графа 4 – количество штатных единиц, в том числе вакансии и совместители.
    • Графа 5 – тарифная ставка (оклад) указывается в рублёвом эквиваленте в зависимости от принятой системы оплаты труда.
    • Графы 6-8 – надбавки указываются в соответствии с политикой материального стимулирования организации или за установленные законом основания (знания языков, учёные степени и др.).
    • Графа 9 – суммарная заработная плата в месяц, складывается из значений граф 5-8.
    • период действия, который указывается в виде даты вступления в силу;
    • правильность названий отделов и должностей сотрудников;
    • количество штатных единиц, причём, доли совместителей следует указывать и суммировать правильно (0,25, 0,5 и т.д.);
    • оклады, тарифные ставки, надбавки.
    • название организации, налоговый номер, юридический (фактический) адрес местонахождения, а также реквизиты самого документа: номер регистрации, дату и пр.;
    • название документа – «выписка из приказа»;
    • текст, который, как правило, полностью копирует констатирующий раздел приказа и значимую часть распорядительного;
    • указание ответственного лица (фамилия, имя, отчество, должность), оформившего выписку и поставившего подпись на документе. Таким лицом может быть глава предприятия или его заместитель.
  • констатация фактов. В случае, если они имелись в указе, то прописываются полностью. Но если в указах по личному составу они не предусмотрены, то вписывается только термин «приказываю»;

    Что такое выписка из приказа, и как как правильно оформить такой документ

    Данные некоторых приказов могут потребоваться не только сотрудникам, но и другим отделам или структурным подразделениям самой компании, например, для ведения отчетности либо бухгалтерского учета. Чаще всего для внутренней необходимости выписки делают из таких приказов:

    Предлагаем ознакомиться:  Как стать опекуном или попечителем ребенка?

    Копия, выписка, дубликат

    Допустим, ваш коллега получил отпускные не в том объеме, в котором он рассчитывал их получить. Для выяснения причин и обсуждения данной проблемы с руководством ему необходима копия графика отпусков. Этот документ содержит данные не только относительно этого сотрудника, но также и о временных интервалах отпусков остальных сотрудников компании, разглашать которые нельзя: это персональные данные людей, которые не имеют отношения к данной ситуации. В таком случае должна быть создана выписка из этого документа, которая будет содержать только ту информацию, которую запросил ваш сотрудник.

    Выписка из документа

    Выписка по банковскому счету — – документ, выдаваемый банком организации, в котором содержатся сведения об операциях, совершенных по счету. Выписка дает клиенту достоверную информацию о состоянии счета и движении денежных средств: получение и списание сумм, а также удержание… … Банковская энциклопедия

    КОПИИ И ВЫПИСКИ ИЗ ДОКУМЕНТОВ

    Выписка оформляется в тех случаях, когда по тем или иным причинам изготовление копии документа представляется невозможным (например, в силу конфиденциальности содержащихся в документе сведений) или нецелесообразным (допустим, из-за значительного объема содержания документа).

    Выписка из документа оформление

    Документ, с которого снимается копия, может нести на себе герб, угловой штамп, печать (одну или несколько). При снятии копии — при переписке подлинника на печатной машине — вместо герба пишется слово «Герб» (на его месте); угловой штамп переписывается полностью с сохранением его формы.

    Как правильно оформить выписку из документа

    Выход из положения прост: можно составить выписку. Выписка – это акт, содержащий только те положения приказа, которые нужны адресату (будь то сотрудник, контрагент или налоговый инспектор). Чаще всего выписка состоит из одного пункта (например, о назначении какого-либо лица на должность или о предоставлении работнику отпуска).

    Как правильно оформить выписку из документа

    Понятие “выписка из документа” в терминологическом стандарте – ГОСТе Р 51141-98 “Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения” – отсутствует. В стандарте есть лишь термин “архивная выписка”, который определяется следующим образом: “копия части текста архивного документа, оформленная в установленном порядке”. Но понятие “архивная выписка” – это частное понятие по отношению к понятию “выписка из документа”.

    1. в выписку из распорядительной части переносят только необходимый пункт (ы) приказа,
    2. начальную часть (преамбулу) приказа повторяют полностью, если она отсутствует, то ограничиваются словом «приказываю:»,
    3. указывают наименование должности подписавшего приказ, инициалы, фамилию, сама личная подпись отсутствует в выписке из приказа,
    4. полностью воспроизводят реквизиты бланка приказа. при этом вид документа «ПРИКАЗ» заменяют на «ВЫПИСКА ИЗ ПРИКАЗА», регистрационный номер и дату приказа не изменяют в выписке,
    5. необходимо заверить выписку из документа (надпись «Верно», оформление должности, подписи заверяющего с расшифровкой, поставить дату, для сторонней организации нужна печать) – аналогично заверению копии документов. подробнее на эту тему в отдельной статье.

    Выписка из трудовой книжки: образец и форма документа

    И максимум через 3 дня требуемые документы ему нужно выдать.

    Поэтому каждый кадровик должен знать, как правильно оформить выписку из приказа или заверить копию персонального документа.

    Ничего сложного в оформлении выписок и заверении копий нет, однако правила, установленные ТК нужно соблюдать. Да и ни к чему выказывать свой непрофессионализм в случае неправильного оформления.

    Виды документов

    В кадровом делопроизводстве документы могут существовать в трёх видах:

    • подлинник (оригинал);
    • копия;
    • выписка.

    Заверенная копия – это дословный повтор всего документа, закреплённый печатью, визой и заверительной надписью.

    Выписка из документа – это повтор какой-то части документа, которая относится непосредственно к конкретному работнику и содержит преамбулу и распорядительную часть.

    Внимание!

    Важно:выписки и копии, предназначенные для выдачи за пределы фирмы, всегда скрепляются печатью. Оттиск печати организации всегда дублируется визой лица, обладающего правом подписи. Обычно это директор фирмы.  

    Но доверенностью подписание документов или изготовление копий может быть возложено и на другого сотрудника, например, на кадровика. При этом и печать может проставляться не организации, а отдела кадров.

    Иногда инспекторы ГИТ, прокуроры или судьи требуют предоставления какого-то документа, например, приказа о премировании.

    Но в подобных приказах зачастую указывается не один конкретный работник, а несколько.

    По запросу предоставляются сведения именно в отношении конкретного работника. Для этого и делается выписка.

    Оформляется этот документ на основании оригинала по следующему алгоритму:

    • полностью нужно скопировать шапку и преамбулу приказа, его номер и дату (при этом слово «Приказ» заменяется на «Выписка из приказа»);
    • в распорядительную часть переносится нужный фрагмент приказа;
    • указывается должность, инициалы и фамилия подписанта приказа (без личной подписи);
    • заверяется выписка словом «Верно», датируется, закрепляется печатью и визируется либо кадровиком по доверенности, либо директором.

    В копии воспроизводится весь документ целиком. Обычно копии изготавливаются на ксероксе, очень редко – документ переписывается вручную. При этом все реквизиты и текст оригинала копируется в неизменном виде.

    Обычная ксерокопия никакой юридической силы не имеет и не принимается ни в качестве доказательств, ни в качестве подтверждения. Другое дело, если копия заверена.

    Предлагаем ознакомиться:  Обязательно делать каско если машина в кредите

    Заверяется копия так:

    • непосредственно под текстом напишите или проштампуйте слово «Верно»;
    • рядом пропишите должность, инициалы и фамилию заверяющего;
    • завизируйте документ подписью и проставьте дату заверения;
    • поставьте печать.

    Внимание!

    Важно: кадровик не имеет право заверять копии, если он не уполномочен доверенностью.

    Чтобы упростить работу и себе, и директору, оформите доверенность на изготовление копий. Благо, что гражданским кодексом сейчас разрешено выдавать доверенности на неограниченный срок.

    Особняком стоит копия трудовой, так как заверяется с некоторыми нюансами.

    Для оформления пенсии работнику выдаётся на руки сама трудовая, но через три дня она должна быть возвращена в отдел кадров (статья 62 ТК). Но и копия трудовой может потребоваться, например, в таких случаях:

    • при оформлении загранпаспорта сотрудником;
    • по требованию пристава при возбуждении производства об алиментах;
    • при оформлении кредита.

    При этом может потребоваться как копия трудовой, так и выписка из неё. Копия трудовой делается так:

    • на ксероксе распечатываете все заполненные страницы книжки, включая и титульную (можно печатать на обеих сторонах листа);
    • под последней строчкой записи делается отметка «Работает по настоящее время»;
    • каждая страница копии заверяется (печатью, автографом с указанием расшифровки и должности, пишется слово «Верно»).

    Выписку нужно оформлять почти аналогично тому, как правильно оформить выписку из приказа:

    • копируется титульная и запрашиваемая страницы;
    • наверху пропишите «Выписка из трудовой книжки»;
    • каждая страница заверяется.

    Внимание!

    Нюанс:если страниц в трудовой много, при изготовлении копии можно страницы пронумеровать, а документ прошить. На наклейке проставить число листов, расписаться и поставить печать. А заверить нужно только последнюю страницу.  

    Копии документов в организации должны заверять только уполномоченные на это должностные лица. Права и обязанности работников заверять копии, как правило, закрепляются в должностной инструкции или инструкции по делопроизводству. Для этой же цели еще может издаваться распорядительный документ.

    1. Соцзащита. В данном случае выписка входит в общий пакет документов для получения соцвыплат, материнского капитала или при усыновлении. Чаще всего требуются сведения с последнего места работы.
    2. ФМС (для получения загранпаспорта). Если документ оформляется онлайн, то гражданину нужно будет указать все данные о работе в анкете. Следовательно, и выписку брать не нужно. Если же паспорт оформляется через посещение миграционной службы, то понадобится выписка из трудовой книжки (образец для загранпаспорта будет представлен далее) со сведениями за последние десять лет.
    3. Пенсионный фонд. Выписка в данном случае нужна для подтверждения трудового стажа. В целом работник может предоставить в ПФР и оригинал трудовой, этому закон не препятствует.
    4. Суд. Выписка может понадобиться в случае судебного или исполнительного процесса.
    5. Банк (для получения кредита). В данной организации необходимо подтверждение трудовой занятости за последние полгода. Только тогда займ одобрят.

    Большинство людей принимают выписку и копию за один вид документа. Однако, копия содержит всю информацию из приказа, а в выписке отражаются лишь те пункты, которые необходимы человеку.

    В Украине существенно изменился порядок регистрации недвижимости. Вступил в силу недавно принятый парламентом Закон

    В частности, согласно закону, это исполнительные комитеты местных советов, Киевская и Севастопольская городские, районные, районные в Киеве и Севастополе администрации.

    Право на регистрацию имеют и аккредитованные субъекты, то есть юридические лица публичного права.

    Перечень сведений, содержащихся в ЕГРЮЛ и ЕГРИП, установлен в ст. 5 129-ФЗ

    Выдача выписок из ЕГРЮЛ / ЕГРИП осуществляется любым налоговым органом, уполномоченным на предоставление указанных сведений, в том числе налоговым органом по месту жительства ИП или месту нахождения юридического лица. Выписка из ЕГРЮЛ налоговая требуется при таких действиях, как открытие счета в банке, нотариальное заверение документов, получение лицензии, участие в тендере, аукционе или торгах и прочих, где необходима точная, официальная, а главное актуальная информация об определенном юридическом лице.

    Распространено составление протоколов для документирования деятельности временных коллегиальных органов (конференций» собраний, семинаров и т.

    д.). Протокол оформляется секретарем на основе записей, которые он вел на заседании. Это могут быть краткие записи, стенограмма или диктофонные записи.

    Для подготовки протокола секретарь собирает до заседания тезисы докладов и выступлений, проекты решений.

    Делаем выписку из учетной политики

    • аутентичности — текст выписки должен полностью соответствовать исходному тексту учетной политики (ее выписываемой части);
    • достоверности — отражать фактически применяемые организацией учетные методы и способы;
    • иметь официальный характер — созданная должностным лицом организации выписка оформлена и заверена в установленном порядке.
    • «Внутренние» выписки обычно оформляются для наглядного представления информации из определенного раздела учетной политики — например, график документооборота в форме официальной выписки из учетной политики размещается на рабочих местах непосредственных исполнителей.

    Выписка из ЕГРН

    Кроме того, именно новая справка теперь будет служить правоустанавливающим документом. Как известно, с июля 2019 года была отменена выдача правоустанавливающих свидетельств о государственной регистрации, вместо которых выдавались выписки из ЕГРП. Теперь вместо них выдаются аналогичные выписки ЕГРН, но расширенные по информативности.

    Получить выписку из ЕГРН стало возможным с 1 января 2019 года, а предоставление информации регламентировано утверждённым Министерством экономического развития Порядком. Можно сразу отметить, что правила обращения и получения готового документа остались практически без изменений, то есть такими же, которые действовали при запросе на выписку из ЕГРП.

    Предыдущая запись Возмещение ущерба по КАСКО при ДТП
    Следующая запись Расписка о задатке или договор задатка

    Ваш комментарий

    Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *

    Adblock detector