Горячая линия бесплатной юридической помощи:
Москва и область:
Москва И МО:
+7(499) 322-06-74 (бесплатно)
Санкт-Петербург и область:
СПб и Лен.область:
+7 (812) 407-24-18 (бесплатно)
Журнал регистрации заявлений работников

Как правильно вести журнал регистрации приказа о приеме на работу?

Функции журнала

  • сохранность документов. У журналов есть сроки хранения, которые обязано соблюдать каждое предприятие;
  • систематизация. Все приказы идут строго по порядку, при проведении проверок это облегчает поиск нужной информации;
  • контроль над исполнением;
  • узаконивание документов. Регистрация документа даёт ему юридическую силу.

В связи с тем, что в законодательстве обозначены конкретные сроки хранения данных документов, ведение таких журналов является обязательным.

Юридическая сторона

Журнал регистрации кадровых приказов схож с другими подобными журналами

Сотрудники кадрового отдела обычно должны вести ряд журналов, где регистрируют различные приказы. К примеру, в одном журнале отображается в приказах деятельность организации. А в другом содержатся только приказы о кадрах. Также бывают журналы, где описаны отпуска или увольнения.

Обычно журналы регистрации приказов похожи между собой наличием стандартных колонок. Среди этих колонок должны быть запасные, для заполнения соответствующими работниками в случае необходимости.

Закон не предусматривает единой формы для всех журналов регистрации. Поэтому ниже мы приведем наш образец такого журнала. Но предприятие вправе разработать свою форму журнала регистрации приказов.

Внешний вид и структура

Унифицированной формы журнала регистрации нет, но есть обязательные пункты, которые должны быть в него включены. Его можно купить, а можно разработать самим.

Титульный лист должен содержать наименование документа и название предприятия, дату начала и окончания ведения. Дата окончания вписывается непосредственно перед сдачей в архив.

Бланки представляют собой таблицу, в отдельные графы которой вносятся сведения: порядковый номер, номер и дата приказа, его вид, ФИО сотрудника, присвоенный сотруднику индивидуальный табельный номер, основание приказа.

Дата приказа Номер приказа Вид ФИО сотрудника Табельный номер сотрудника Основание

Также можно добавить иные данные: примечание, кто подписал приказ, куда был передан (бухгалтерия или другой отдел), расписка о получении с датой, ФИО и должность лица, вносящего запись в журнал.

Как правильно вести журнал регистрации приказа о приеме на работу?

Страницы нельзя изымать, заменять, портить или добавлять новые.

Порядок регуляции

Деятельность компании предполагает образование ряда документов, Перечень которых утверждает приказ Минкультуры РФ от 25.08. 2010 № 558. Базовое положение этого нормативного документа предписывает обязательное наличие сроков хранение кадровой документации.

Например, журналы регистрации различных приказов по сотрудникам предприятия должны быть сохранены двумя сроками: в 5 и 75 лет. Поскольку имеют место 2 разных срока, кадровый отдел должен вести сразу 2 таких журнала.

Распоряжения могут нумероваться в произвольном порядке, так как законодательная база не определяет этот порядок. В то же время, существует Типовая инструкция делопризводства, утвержденная Росархивом (приказ № 68 от 27.11.00), в соответствии с которой приказы следует нумеровать по порядку в пределах одного года по календарю. Также по этой инструкции специалисты обязаны отдельно нумеровать приказы по деятельности предприятия и приказы, касающиеся сотрудников.

Кадровый учет требует от специалистов, ведущих документацию, крайней аккуратности. Следует знать порядок ведения журнала различных договоров (например, трудовых). Если есть необходимость в трехсторонних договорах цессии, то их, обычно, необходимо заключать в банковских компаниях.

Есть ли необходимость в ведении?

Журналы хранятся 5 или 75 лет

Как мы уже говорили, приказ Минкультуры РФ от 25.08.2010 № 558 предписывает необходимый срок, в течение которого необходимо сохранить журналы регистрации документации по распоряжениям в отношении всей деятельности организации. Исходя из этого становится очевидным обязательное ведение журналов регистрации.

  1. Титульный лист обязательно должен быть заполнен, сзади должна присутствовать подпись ответственного за ведение журнала лица, печать.
  2. Нумерация строк последовательная.
  3. Все записи вносятся строго в хронологическом порядке.
  4. ФИО сотрудника, в отношении которого был составлен приказ, пишутся полностью, сокращения (инициалы) не допускаются.
  5. Информация, вносимая в журнал, должна полностью соответствовать содержанию приказа.
Дата приказа Номер приказа Вид ФИО     сотрудника Табельный номер сотрудника Основание
37 21.03. 2016 3799-ЛС Приём Завьялов С.Г. 00345 Трудовой Договор№ 31 от 21.03.2016
38 29.04. 2016 101-ЛС Приём Топорщенко Г.П. 00346 Трудовой Договор № 32 от 29.04.2016
39 25.05. 2016 103-ЛС Приём Савушкина Н.В.  00347 Трудовой Договор № 33 от 25.05.2016
Предлагаем ознакомиться:  Письмо судебным приставам об увольнении алиментщика образец
Дата приказа Номер приказа Вид ФИО сотрудника Табельный номер сотрудника Основание
20 15.01. 2016 23-ЛС Перевод Сыч Е.Л. 00032 Доп. с. от 11.01.2016 к Трудовому соглашению № 5 от 8.09.2014; заявление от 5.01.2016
21 20.03. 2016 24-ЛС Приём Петренко Н.В. 00109 Трудовое соглашение № 18 от 20.03.2016
22 13.05. 2016 25-ЛС Увольнение Маркин Г.Н. 00045 Доп. с. от 9.05.2016
к Трудовому соглашению № 7 от 16.09.2016

В такой журнал вносятся все приказы по личному составу, кроме приказов, касающихся

, руководителя и

предприятия.

Письменно или в электронном виде?

Законодательством не регламентируется форма ведения журнала, поэтому допускается его ведение в электронном виде. Это очень удобно для поиска всей информации по конкретному сотруднику.

Как правильно вести журнал регистрации приказа о приеме на работу?

В тех организациях, где документооборот ведётся в 1С, приказы сохраняются автоматически. Можно также дополнительно вести журнал регистрации в файле Excel.

Ведение регистрационного журнала может производиться в электронном виде. Правовая база не предусматривает какую-то особенную форму приказной документации, имеющей, кроме того, специальные оговорки о ее оформлении. Под последним мы имеем ввиду прошивку журнала, печатное удостоверение или нумеровку.

В случаях, когда журналы регистрации формируются в программе 1С, нумерация для приказов происходит сама собой. И тогда ведение описываемой документации в письменном виде не имеет обязательного характера.

Исправления в журнале

Если были ошибочно внесены данные, нельзя их полностью замазывать корректирующим средством или стирать ластиком так, что прочтение станет невозможным. Можно зачеркнуть неверную запись одной чертой, внести верную информацию и сделать запись об исправлении, поставить дату и подпись. Сплошное зачёркивание не допускается.

оплата командировки в выходной деньКак получить больничный в поликлинике

 — узнайте подробную информацию  у нас!

Если вас отправили в командировку в выходной день, то полезные сведения по этому вопросу вы прочтете в нашей статье.

Работающим пенсионерам будет полезен наш подробный материал.

Порядок работы с журналом

Многие предприятия давно перешли на документацию в электронном виде

Главные этапы работы по ведению регистрационных журналов таковы:

  • грамотное построение делопроизводства;
  • ведение документации, связанной с деятельностью хозяйственно-административной части;
  • надежное сохранение документов предприятия.

В действительности процесс делопроизводства — кропотливая работа, в которой важную роль играет большое количество специалистов организации. Процесс документооборота и его формирование входят в непосредственные обязанности делопроизводительного отдела компании.

Но отдел делопроизводства — это понятие достаточно расплывчатое, так как его обязанности обычно выполняются либо общей службой, либо возлагаются на канцелярию, что зависит от масштабов предприятия.

Как правильно вести журнал регистрации приказа о приеме на работу?

Если организация не обладает большими размерами, то делопроизводство обычно входит в обязанности секретаря. В самом начале работы специалисту следует разработать общие инструкции по работе с документами. Лучше всего разработанные инструкции задокументировать официально.

Для оптимального формирования процесса документооборота следует иметь следующие главные документы:

  1. инструкция для делопроизводства. Этот документ является локальным актом. Он отражает весь порядок работы, связанной с документацией, проходящей внутри организации. В случае, если в компании на данный момент пока нет готовых правил обращения с документами, то написание инструкции теряет свою актуальность. И тогда целесообразно на неопределенное время пользоваться существующими положениями.
  2. номенклатура дел. Необходимый организованный список документации содержит ее установленные сроки, в которые она должна быть сохранена. Он необходим для определения дальнейшего движения (перенесения в архив либо утилизации).

Обратите внимание на то, что журнал содержит приказы, касающиеся работников предприятия. На титульном листе регистрационного журнала необходимо указывать полное дословное название этого журнала. Такое название должно быть написано только заглавными буквами. После наименования документа должно следовать полное название организации.

Если организация является крупной, количество регистрационных журналов должно соответствовать количеству служб или отделов, включенных в процесс делопризводства. Дата оформления регистрационного журнала должна быть также указана на титульном листе.

Журнал необходимо прошить, пронумеровать, затем отдать на подпись и печать администрации компании. Особенно хорошо, если приказная документация опломбировывается номерной пломбой (следует обратить внимание, что пломбировка не будет считаться действительной, если ее номер не вписан в журнал).

Предлагаем ознакомиться:  Отпуск с последующим увольнением - как правильно оформить?

Ответственное лицо

Ведение журнала регистрации обычно возлагают на сотрудника службы персонала. Это оформляется приказом либо прописано в должностных обязанностях.

Рабочий прцесс

Если этот сотрудник уходит в отпуск, его полномочия возлагаются на другое ответственное лицо соответствующим приказом.

В небольших компаниях ведением журнала может заниматься секретарь.

Кто несет ответственность?

Ответственность за ведение журнала несет определенный работник

Основная работа предприятия регулируется, прежде всего, его главой в лице директора. Он, в свою очередь, возлагает ответственность по распоряжениям и приказам на руководителей отделов.

Иногда задачи организации носят комплексный характер. В этом случае директором создается специальная комиссия, в которую входят специалисты в разных областях.

Распоряжения следует делить на разновидности в зависимости от того, являются ли они главными или оперативными. Вариант классификации приказов:

  • Приказы по основной работе предприятия. Распоряжения этого уровня издаются наряду с другими задачами основной деятельности предприятия.
  • Приказы по работе администрации.
  • Приказы по этой классификации должны регистрироваться и храниться отдельно. Это связано с установленными сроками хранения. Распоряжения по работе администрации следует хранить в течение 5 лет, в то время как документы, регулирующие основную деятельность предприятия находятся на постоянном хранении. Регистрационные журналы — такой вид документации, который предназначен только для внутреннего пользования . Его никто не имеет права передавать сотрудникам каких-либо сторонних предприятий без особого разрешения главы компании.
  • Ознакомление с записями журнала регистрации должно проходить только в присутствии ответственного за этот журнал человека. Руководитель предприятия регулярно проверяет журнал регистрации для контроля и оценки работы канцелярской службы.

Необходимые пункты

Журнал регистрации кадровых приказов: заполнение

Как было изложено выше, законодательство не предусматривает специальную форму журнала регистрации приказов. Однако специалисты дают рекомендации по основным разделам журнала, которые можно использовать. Например:

  • порядковый номер,
  • дата приказа,
  • номер распоряжения,
  • основное содержание приказа,
  • сотрудник,
  • табельный номер,
  • основание распоряжения.

Примерные резервные колонки:

  1. кто подписал приказ,
  2. кто исполняет приказ,
  3. куда передали приказ,
  4. расписка о получении, дата,
  5. отметка о направлении в дело, и так далее.

Рассмотрение заявления

Иногда требуется колонка «Примечания». Тогда следует сделать такую отметку: «запись № ……………… в столбце № ………… не действительна». После этого вносится новая запись.

Какие заявления регистрируются?

Заявления персонала являются юридическим документом и оказывают широкое влияние на решение различных вопросов в кадровой сфере. На бумаге сотрудник излагает просьбу или согласие о приеме на работу, предоставлении отпуска, увольнении, переводе и т. д. В законодательстве РФ о письменных обращениях рабочего к руководству в процессе трудовых отношений упоминается во многих нормативных актах. Особенно часто на них ссылаются в статьях ТК России.

В заявлении лицо лично описывает свой вопрос для согласования с работодателем. Во всех случаях обращения в нём обязательно присутствует:

  • название структурного подразделения;
  • занимаемые должности работодателя и сотрудника;
  • фамилии с инициалами руководителя и подчиненного;
  • дата составления документа;
  • личная подпись обращающегося лица.

Для удовлетворения или отказа в просьбе, изложенной рабочим на бумаге, документ рассматривается руководителем, которому он адресован. Начальник описывает принятое решение в резолюции, которая служит основанием к созданию и оглашению приказа по личному составу предприятия.

При передаче письменного заявления от сотрудника к руководителю на нем указывают реквизиты о регистрационном номере и дате, когда человек сдал его в приемную. Запись о порядковом номере и дате получения данного документа от рабочего вносят в книгу регистрации.

При внесении учетных записей в журнал происходит официальное подтверждение свершившегося факта получения письменного обращения от сотрудника. Фиксация даты приема с присвоением порядкового номера документу придает ему юридическую силу. До этого момента изложенные на бумаге мотивации по вопросам трудовых отношений между работником и руководством не имеют весомого значения.

Четких правовых оснований о ведении книги регистрации в законодательстве России нет, поэтому этот вопрос решается на уровне внутреннего документооборота по предприятию.

Заводить или нет такой журнал, должно быть указано в приказе о порядке ведения документации. Если организация имеет большой штат сотрудников, то его лучше оформить отдельным документом. Компаниям с небольшим штатным расписанием можно регистрировать заявления в журналах внутреннего учета движения документов.

Предлагаем ознакомиться:  Договор дду регистрация в росреестре

Регистрация заявлений при поступлении их к руководителю на рассмотрение и принятие решения проводится секретарем или работником отдела кадров. Ответственность за выполнение данной обязанности наступает по распоряжению руководства учреждения после ознакомления исполнителя под роспись.

Нужно учесть, что срок хранения личных дел работников, утвержденный Росархивом 06.10.2000, установлен в 75 лет. Поэтому заявления, автобиографии, копии приказов и журналы учета подлежат архивации и хранению на протяжении указанного срока.

заполнение финансовых документов

Если документ поступил по почтовой рассылке, то его регистрируют как входящую корреспонденцию. В остальных случаях учетная запись вносится в книгу учета заявлений. К ним относятся такие обращения к руководству предприятия:

  • о приеме на работу;
  • об увольнении;
  • на отпуск;
  • об отгулах;
  • о переводе на другое рабочее место;
  • о других кадровых вопросах, связанных с трудовыми отношениями между сотрудниками и их работодателем.
Если вам интересно, как получить разрешение на перевозку пассажиров, прочтите эту статью.

О том, как узнать коды статистики по ИНН, вы можете прочесть тут.

Разновидности приказных регистрационных журналов и их примеры

№ п/п Дата Номер приказа Разновидность приказа Сотрудник Табельный номер приказа Основание
100 3.05.2014 20-лс Перевод на другую должность Иванов Иван Иванович 28394 Дополнительное соглашение
№ 5 от 29.04.2014
к трудовому договору № 74
от 1.01.2012
101 3.05.2014 21-лс Прием на работу Орлова Ольга Павловна 30492 Заявление
102 3.05.2014 22-лс Прием на работу Антонов Петр Николаевич 67540 Заявление

В таких журналах должны содержаться приказы следующего характера:

  • о приеме на работу;
  • об оплате труда;
  • о совмещении профессий;
  • о повышении квалификации;
  • о смене фамилии сотрудника;
  • о длительных командировках.
  • о поощрении персонала;
  • об отпусках
  • о дежурстве;
  • о переводе;
  • об увольнении работника

В течение 5 лет следует хранить журналы, содержащие следующие распоряжения:

  1. о дежурствах,
  2. об учебных и очередных отпусках,
  3. о непродолжительных командировках,
  4. о дисциплинарных взысканиях

Журнал регистрации кадровых приказов — один из документов по организации кадрового делопроизводства

Регистрировать приказы задним числом исключено по причине того, что журналы регистрации следует нумеровать, прошивать и скреплять печатью. Но на предприятиях нередко бывают случаи нарушения порядка регистрации, так как возникают ситуации, в которых имеют интерес и сотрудник, и администрация.

Существует две приемлемые возможности обойти регистрационный порядок:

  1. Способ первый. Если канцелярия не осуществляла последующей регистрации распоряжений, то приказ можно записать задним числом.
  2. Способ второй. В случае, если последующая регистрация производилась, то на имя главы организации пишется служебная записка, а в ней описывается сложившаяся ситуация. Приказ регистрируется текущим числом. На практике такой приказ издается под дробью 11/1-П (или под любым индексом, буква индекса не имеет юридической силы.). Такой вариант является более благоприятным на случай контроля со стороны соответствующих органов.

Следует особо отметить порядок исправления ошибок. В случае их появления следует полностью заменить только те документы, которые не пересекаются с документами, которые заменить нельзя.

ответственное лицо за ведение журнала приказов

Регистрация документов задним числом должна быть соизмеримой со сложившимися ситуациями. К примеру, с сотрудником происходит несчастный случай за пределами предприятия, а ознакомление с приказом и подпись этого сотрудника зарегистрированы задним числом. Такой факт только привлечет внимание органов, проводящих расследование.

Заметили ошибку? Выделите ее и нажмите Ctrl Enter, чтобы сообщить нам.

Поскольку общей унифицированной формы в трудовом законодательстве России не предусмотрено, то кадровые службы предприятий разрабатывают книгу в произвольной форме. Страницы в ней имеют вид таблиц, в которые построчно вносят данные о каждом полученном заявлении. В строку записывается следующая информация:

  • номер по порядку и дата получения письменного обращения;
  • занимаемая должность и ФИО заявителя;
  • кратко излагают смысл документа (об увольнении, отпуске, отгуле, и т. д.);
  • содержание вынесенной резолюции руководителя.

В книгу вносятся только такие графы, которые необходимы для дальнейшей работы. Учетные записи вносят постепенно, в порядке поступления каждого очередного документа и датируют числом предъявления его к рассмотрению.

Журнал шнуруется с указанием в заверительной надписи, сколько страниц в нем пронумеровано.

Предыдущая запись Срок хранения приказов на отпуск
Следующая запись Когда аварийные комиссары отпраляют документы в страховую

Ваш комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *

Adblock detector