Горячая линия бесплатной юридической помощи:
Москва и область:
Москва И МО:
+7(499) 322-06-74 (бесплатно)
Санкт-Петербург и область:
СПб и Лен.область:
+7 (812) 407-24-18 (бесплатно)
Состав документов личного дела работника

Как оформить личное дело сотрудника

Документы личного дела сотрудника

В соответствии с законодательством, ведение личных дел работников вменяется в обязанность не всем работодателям. Такие дела обязаны формировать кадровые службы организаций государственного и муниципального подчинения. Установить такую  обязанность в отношении подчиненных ей предприятий также может любая головная организация. Частные коммерческие предприятия вправе самостоятельно определять необходимость ведения и хранения личных дел.

Чтобы упростить кадровый документооборот, многие компании отказываются от ведения личных дел, но это не всегда оправдывает себя. Документы, подтверждающие трудовую деятельность сотрудника, его квалификацию, профессиональные и личностные компетенции, собранные в одном месте и оформленные в виде личного дела, являются существенным подспорьем в работе с персоналом. Такие дела позволяют осуществлять индивидуальный подход и планировать работу с персоналом, учитывая возможности каждого работника.

Порядок ведения личных дел работников работодатель может установить каким-либо локальным внутренним актом. Требования к ведению личных дел могут быть описаны в отдельном разделе документа, регламентирующего все процедуры делопроизводства компании или же в специальном положении о ведении личных дел. Такое дело может быть заведено, как только будут подписаны трудовой договор и приказ о приеме на работу.

семейного положения работника;

паспортных данных, например, смену фамилии;

уровня образования, получение дополнительного профессионального образования или специальности, присвоения нового разряда или квалификации.

Обратите внимание! Копии всех документов, подшитых при формировании и ведении личного дела сотрудника должны быть заверены подписью лица, назначенного приказом ответственным. Заверительная надпись оформляется в соответствии с  ГОСТ Р 6.30-2003.

дополнительные соглашения, заключенные с работником;

приказы о переводе или изменении должности, должностного оклада, стажировке и пр;

должностные инструкции, собственноручно подписанные работником;

документы, подтверждающие результаты аттестации, тестовых испытаний при приеме на работу;

характеристики сотрудника;

копии документов о награждении, взысканиях или поощрениях.

Последний документ, который подшивается в папку с личным делом, это приказ об увольнении работника.

Обратите внимание! С 1 июля 2017 года ужесточены требования к сбору, обработке и хранению персональных данных. Поэтому в личное дело рекомендуется подшить и письменное согласие сотрудника на сбор, хранение и обработку его персонифицированной информации.

Справка

Поскольку личные дела сотрудников относятся к документам длительного хранения, при формировании в их состав не включаются те документы, срок хранения которых не превышает пять лет. Это, например:

  1. приказы о предоставлении ежегодных отпусков и отгулов;
  2. заявления на отпуск или предоставление отгула;
  3. медицинские справки о состоянии здоровья;
  4. справки с места жительства;
  5. материалы судебных разбирательств, а также поступившие в адрес работодателя материалы от редакций средств массовой информации.

Как правило, оформление личного дела начинается сразу после того, как издан приказ о приеме на работу. В качестве обложки дела используется обычная папка-скоросшиватель. Можно, конечно, при первоначальном оформлении ограничиться тем, что на лицевой стороне обложки указать разборчивым почерком сведения о фамилии, имени и отчестве сотрудника, дате приказа о приеме на работу и номере личного дела.

Руководствуются хронологическим
принципом, т.е. документы в личное дело
работника помещаются по мере их появления.
После увольнения работника личное дело
считается законченным делопроизводством
и готовится к передаче
в архив. При этом дела госслужащих
передаются в архив после 10 лет хранения
в кадровой службе (нормативное требование,
поскольку при переводе гражданского
служащего в другой государственный
орган его личное место передается по
новому месту работы), остальных работников
– желательно не позднее 3-х лет после
завершения их делопроизводством.

Ввиду важности документов, составляющих
личное дело, требуется составлять
внутреннюю опись по определенной форме
(см. образец
внутренней описи дела), при этом
она всегда нумеруется отдельно от
остальных документов дела. Затем в
процессе подготовки к архивному хранению
завершенного личного дела количество
листов внутренней описи отмечается влисте-заверителе(посмотрите образец).

На каждого сотрудника формируется
самостоятельное личное дело. Допускается
затем в процессе подготовки к архивному
хранению группировать личные дела в
так называемые наряды, т.е. прошить их
в общем деле (особенно при небольшом
количестве образующихся личных дел в
год). В этом случае во внутренней описи
документов дела должна содержаться
информацию с перечнем включенных в них
личных дел (ФИО работников и номера
листов каждого дела, чтобы облегчить
его использование в дальнейшем).

Но все-таки затем не очень будет удобно
использовать такое «общее» дело. Поэтому
целесообразнее прошивать дела как
самостоятельные единицы хранения. Но
на каждого гражданского служащего
должно быть заведено только отдельное
дело (это нормативное требование).

С наступлением нового календарного
года каждая организация начинает
формировать свои документы в дела в
соответствии с утвержденной номенклатурой
дел. Как правило, это происходит
децентрализованно, т. е. не в целом по
организации, а в отдельных структурных
подразделениях. Так, кадровая служба
самостоятельно формирует в дела кадровые
документы. При этом в службе может быть
работник, ответственный за формирование
дел.

Зачем необходимо формировать документы
в дела?

Предлагаем ознакомиться:  Право самостоятельно распоряжаться своей стипендией заработком

В первую очередь эта процедура
обеспечивает в дальнейшем быстрый поиск
документов и их использование.
Согласитесь: гораздо легче найти
документ, который подшит в хронологическом
порядке в папку с определенным заголовком,
чем если бы этот же документ годами
хранился в большом массиве со всеми
остальными бумагами, созданными по
самым разным вопросам.

Как оформить личное дело сотрудника

Кроме того, грамотное оформление дел
для текущего хранения облегчает
будущую работу по подготовке документов
для передачи в архив. Документы по
личному составу, как правило, имеют
длительный срок хранения — 75 лет, а
значит, в определенный момент наступит
необходимость готовить их к архивному
хранению.

СоветДля того чтобы при передаче в архив
не приходилось переформировывать и
переоформлять дела, формируйте их по
установленным правилам уже в
делопроизводстве

Итак, кадровые документы формируются
в дела уже на стадии делопроизводства.
При формировании дел кадровой службы
и организации их хранения необходимо
руководствоваться Основными правилами
работы архивов организаций (одобрены
решением Коллегии Росархива 06.02.2002).
Однако этот документ не является
нормативным актом, обязательным для
применения.

Кроме того, в Основных
правилах недостаточно полно отражена
специфика формирования кадровых
документов в дела. Поэтому, рассматривая
технологию работы именно с кадровыми
документами, во многом приходится
опираться на те приемы, которые сложились
в практике работы с документами, в т. ч.
в архивах, хранящих документы по личному
составу.

Документы, образующиеся в деятельности
кадровой службы, хранятся в делах, в
виде журналов (книг), в виде картотек.
Можно выделить несколько правил
формирования дел.

Правило 1.Документы формируются в
дела строго в соответствии с номенклатурой
дел организации.

Напомним: при составлении номенклатуры
дел и включении в нее заголовков дел,
можно руководствоваться разными
критериями*. Некоторые из них представлены
в таблице 1.

Независимо от того, каким образом
перечень дел закреплен в номенклатуре,
дела должны формироваться строго в
соответствии с номенклатурой. Включать
документы в дела иным образом запрещается.

Правило 2.Дело считается заведенным
с момента подшивки в него хотя бы одного
документа.

Правило 3.Одновременно с включением
в дело документов оформляется его
обложка.

Таблица 1

О снования для группировки документов
в дела

Оформление обложки дела состоит в
нанесении на нее определенной информации:

наименование организации;
• наименование
структурного подразделения;
• индекс
(номер) дела;
• заголовок дела;

срок хранения документов дела. Наименование
организации и наименование структурного
подразделения указываются в точном
соответствии с официально установленным
названием.

Как оформить личное дело сотрудника

В начале осени организация сменила
наименование. В текущем делопроизводстве
находится множество дел, в т. ч. оформлены
дела с документами по личному составу.
При этом на всех обложках указано прежнее
наименование организации. Требуется
ли переоформлять все дела (менять обложки
дел), имеющиеся в делопроизводстве
организации?

В рассматриваемой ситуации не требуется
переоформлять обложки дел. При изменении
наименования организации в течение
периода, охватываемого документами
дела, на обложке дела указывается новое
наименование этой организации, а прежнее
наименование заключается в скобки.

Индекс дела переносится на обложку из
номенклатуры дел. Заголовок записывается
на обложке дела в точном соответствии
с номенклатурой дел службы кадров.

Срок хранения документов также указывается
в соответствии с номенклатурой дел.

Ведение журнала регистрации личных дел работников

Личные дела работающих сотрудников храните в отделе кадров. Дела уволившихся сотрудников передайте на хранение в архив. Документы личного дела подшейте на четыре прокола в твердую обложку из картона (скоросшиватель) или переплетите таким образом, чтобы можно было прочитать текст всех документов, в том числе даты, визы и резолюции.

В начало дела подшейте бланки форм для внутренней описи документов дела, а в конец – бланки листов-заверителей дела (п. 4.21 Правил, утвержденных приказом Минкультуры России от 31 марта 2015 г. № 526).

Срок хранения личных дел, созданных до 2003 года, составляет 75 лет. А личные дела, созданные начиная с 2003 года, хранят 50 лет. Таковы требования статьи 22.1 Закона от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ.

Как оформить личное дело сотрудника

Внутренняя опись дела — это документ, содержащий перечень документов, входящих в состав дела, и предназначенный для учета документов определенных категорий постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения, учет которых вызывается спецификой данной документации (особо ценные, личные дела и т.д.).

Особенно тщательно необходимо относиться к формированию личного дела сотрудника, так как срок хранения данного дела составляет 75 лет и документы данного дела служат подтверждением записей в трудовой книжке сотрудника.

Предлагаем ознакомиться:  Обжалование решения мирового судьи по уголовному делу

Статья 42 Федерального закона от 27.07.2004 N 79-ФЗ «О государственной гражданской службе Российской Федерации» (ред. от 11.07.2011) обязывает службу кадров отражать весь период госслужбы чиновника в его личном деле, но в других организациях ведение личного дела не обязательно. Однако в соответствии с ч. 1 ст.

17 Федерального закона от 22.10.2004 N 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (ред. от 27.07.2010) документы по личному составу особо выделены в числе тех архивных документов, сохранность которых обязаны обеспечивать государственные органы, органы местного самоуправления, организации и граждане, занимающиеся предпринимательской деятельностью без образования юридического лица.

Состав документов личного дела законодательно не закреплен.

Личные дела заводятся на руководящих работников всех рангов, специалистов, работников, располагающих материальными или информационными ресурсами, владеющих ценными или конфиденциальными сведениями, документами, базами данных. На рабочих (в т.ч. работающих временно) и технический персонал организаций личные дела обычно не заводятся. Все необходимые сведения о них отражаются в личной учетной карточке формы N Т-2 или N Т-2ГС.

Как оформить личное дело сотрудника

Личное дело формируется в два этапа:

  • в процессе приема работника на должность после подписания трудового договора и издания приказа о приеме на работу;
  • в процессе ведения личного дела в течение трудовой деятельности работника.

На первом этапе документы в личном деле располагаются в следующей последовательности:

  • внутренняя опись документов дела;
  • копии дипломов об образовании и присуждении ученых степеней, аттестатов о присвоении ученых и почетных званий, документов о награждении, различных свидетельств и других документов, подтверждающих те или иные персональные данные;
  • трудовой договор;
  • копия приказа о приеме на работу.

Составление автобиографии, резюме и заявления, так же как и порядок внесения их в личное дело сотрудника, не является обязательным и зависит от принятой процедуры приема на работу в конкретной организации.

При формировании личного дела следует учитывать, что в соответствии с ТК РФ заявление о приеме на работу не является основанием для приема работника на работу (основанием является трудовой договор), то есть не обязательно, а сведения автобиографии дублируются в личной карточке, так же как и резюме.

На втором этапе документы в личных делах располагаются по мере их поступления.

Внутренняя опись составляется для учета документов определенных категорий постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения, учет которых вызывается спецификой данной документации (особо ценные, личные дела и т.д.).

Специфика составления внутренней описи документов личного дела состоит в том, что она включается в дело сразу же при его заведении и заполняется по ходу его ведения. Именно поэтому во внутренней описи предусмотрено отражение включения в личное дело новых документов, а также изъятия документов из личного дела, замены подлинников копиями (фиксируется в графе «Примечание»).

Если дело уже переплетено и подшито, то заверенная составителем внутренняя опись документов дела подклеивается за верхний край к внутренней стороне лицевой обложки дела.

Следует обратить внимание также на то, что при подготовке дела к сдаче в архив листы внутренней описи нумеруются отдельно от листов личного дела.

Копии документов об образовании должны быть заверены сотрудником службы кадров. Отметка о заверении копии проставляется специальным штампом или делается от руки. Отметка о заверении копии включает в себя следующие элементы.

Копия приказа о приеме на работу также должна иметь отметку о заверении копии, оформленную по образцу, указанному выше. В противном случае это будет ксерокопия или копия, не имеющая юридической силы.

Не следует писать «Копия верна», поскольку и так понятно, что это копия, а не оригинал. При выдаче копии за пределы организации (а документы личного дела будут передаваться в архив) на ней проставляется печать.

Примерный образец

 ВНУТРЕННЯЯ ОПИСЬ
документов личного дела
Соколовой Ирины Николаевны
----------------------------------
(фамилия, имя, отчество работника)
N 
п/п
 Наименование 
документа
Количество
листов
 Дата 
выдачи
документа
 Кому 
выдан
документ
 Дата 
возврата
документа
 Подпись 
работника
службы
кадров
 1 
 2 
 3 
 4 
 5 
 6 
 7 
 1 
Резюме/ 
автобиография/
заявление
 1 
 2 
Копия диплома об 
образовании
 2 - 4 
 3 
Трудовой договор 
...
 5 
 4 
Приказ о приеме на 
работу. Копия
 6 
 5 
Приказ о переводе 
на другую работу.
Копия
 7 
 И т.д. 
Наименование должности лица, составившего опись ______________________________
(Подпись. Расшифровка подписи)
Дата _____________________________

Отметка о заверении

Верно (без двоеточия)
Специалист отдела кадров ________________ И.И. Миронов
подпись
01.10.2011
Печать

На втором этапе в процессе трудовой деятельности работника в его личное дело включаются в хронологическом порядке:

  • документы, подтверждающие изменения анкетно-биографических данных (копии дипломов, свидетельств, документов органов ЗАГС и т.п.);
  • материалы, характеризующие работника (аттестационные листы, копии актов ревизий его деятельности, заключения по обследованию деятельности работника, заверенные копии выданных ему характеристик и т.п.).
Предлагаем ознакомиться:  Оформление земли под объектами свм

Включаются в личное дело также:

  • копии приказов о перемещении по должности;
  • копии документов о поощрениях и награждениях, присвоении классных чинов, квалификационных разрядов.

Данные документы могут относиться к периодам времени и до назначения работника на должность. При увольнении сотрудника в личное дело подшивается копия приказа об увольнении. Все приказы должны иметь отметку о заверении копии.

Таким образом, личное дело составляют документы, которые в дальнейшем могут быть востребованы в случае утери сотрудником трудовой книжки.

Существуют документы, которые не следует включать в личное дело работника, к таким документам относятся:

  • учетная карточка формы N Т-2 и N Т-2ГС;
  • справки с места жительства;
  • справки о состоянии здоровья и иные документы временного срока хранения;
  • черновые и дублетные экземпляры документов (исключение составляют те документы, на которых содержатся ценные пометы);
  • личные карточки уволенных сотрудников (они формируются в отдельные дела по году увольнения);
  • жалобы (в том числе анонимные) граждан на сотрудников организации и материалы по их рассмотрению;
  • материалы, поступившие от органов дознания и судебно-следственных органов, редакций средств массовой информации;
  • трудовые книжки.

Все указанные документы формируются в отдельные дела.

В отделе кадров личные дела хранятся в последовательности номеров, в архиве — по алфавиту фамилий работавших. Личные дела хранятся отдельно от трудовых книжек. Для быстрого поиска дел служит алфавитная картотека или указатель. В небольших организациях дела располагаются в шкафу в порядке алфавита.

Дело не только должно быть правильно сформировано, но и оформлено. Оформление обложки личного дела производится в соответствии с ГОСТ 17914-72 «Обложки дел длительных сроков хранения. Технические условия». Обложки личных дел имеют порядковую нумерацию, соответствующую общему количеству дел.

Обложки используются для хранения помещенного в нее личного дела только работающего сотрудника.

При увольнении сотрудника его личное дело извлекается из папки, оформляется в соответствии с требованиями архивной службы и сдается в архив организации.

При этом начальной датой личного дела является дата заявления о приеме на работу, конечной — дата увольнения. Освободившаяся обложка должна быть использована при формировании нового личного дела под тем же номером.

На обложке дела указываются:

  • наименование организации;
  • наименование структурного подразделения;
  • индекс дела;
  • заголовок дела;
  • дата дела (тома, части);
  • количество листов в деле;
  • срок хранения дела;
  • архивный шифр дела.

Наименование организации указывается на верхнем поле каждого заводимого дела.

Заголовок дела должен соответствовать содержанию сформированных в деле документов.

Наименование структурного подразделения указывается с новой строки под наименованием организации. Если в организации нет структурного деления, то данная запись будет отсутствовать.

Индекс дела указывается под названием структурного подразделения в середине обложки и должен совпадать с индексом дела по номенклатуре.

Начальной датой личного дела является дата трудового договора, конечной — дата увольнения. При этом число и год обозначаются арабскими цифрами, название месяца пишется словами.

Количество листов в деле записывается на обложке под графой «Дата». Количество листов в деле проставляется на обложке дела в соответствии с заверительной надписью, оформленной на листе-заверителе дела, который заполняется при передаче дела в архив. В текущем делопроизводстве листы личного дела, как и других дел, не нумеруются.

Исключение составляют только личные дела государственных служащих, порядок формирования которых установлен Указом Президента РФ от 30.05.2005 N 609 «Об утверждении Положения о персональных данных государственного гражданского служащего Российской Федерации и ведении его личного дела» (ред. от 23.10.2008): предусмотрена нумерация листов личного дела при включении документов в дело, то есть в текущем делопроизводстве.

 Номер дела
 Фамилия и 
инициалы
работника
Дата постановки
дела на учет
 Дата снятия 
дела с учета
 Роспись 
работника,
ответственного
за ведение
личных дел
 12-01 
 Иванов И.А. 
 12.01.2000 
 Сидорова 

Библиографический список

  1. Основные правила работы архивов организаций. М.: Росархив, ВНИИДАД, 2002.
  2. ГОСТ 17914-72 «Обложки дел длительных сроков хранения. Технические условия».
  3. ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения».
  4. ГОСТ Р 6.30-2003 «УСД. УСОРД. Требования к оформлению документов».

Л.Доронина

К. э. н.,

Как оформить личное дело сотрудника

доцент

кафедры «Документоведение и ДОУ»

Государственного

университета управления

Предыдущая запись Кто по закону должен отвечать за организацию похорон
Следующая запись Алименты на супруга: в каких случаях можно получать алименты на содержание от бывшего супруга

Ваш комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *

Adblock detector