Отпускные в 2019 году: правила расчета и оформления — СКБ Контур

Два рабочих периода в одном отпуске

Продолжительность отпуска: разбираемся в терминологии

Согласно ст. 120 ТК РФ, ежегодный основной оплачиваемый отпуск предоставляется в календарных днях, следовательно, неважно, на какой день по календарю и по графику приходится время отпуска. Его минимальная продолжительность составляет 28 календарных дней (ст. 115 ТК РФ). Но есть работники, которым положен удлиненный отпуск: инвалиды, госслужащие, педагогические работники, несовершеннолетние и др.

В продолжительность отпуска не входят только нерабочие праздничные дни, которые определены в ст. 112 ТК РФ. Так, например, если работник берет отпуск с 1 июня по 28 июня, то выходить из отпуска ему нужно не 29 июня, а 30 июня, поскольку в дни отпуска попадает нерабочий праздничный день — 12 июня. Приказ о предоставлении отпуска работнику в этом случае оформляется просто: в строке «Ежегодный оплачиваемый отпуск» указывается 28 календарных дней, а в периоде «с … по» пишутся даты с 1 июня по 29 июня.

https://www.youtube.com/watch?v=ytpolicyandsafetyru

С нерабочими праздничными днями не стоит путать перенесенные выходные, которые включаются в продолжительность отпуска. Обратите внимание на то, как установлен перенос выходных дней в 2020 году.  

Кому нужен короткий отпуск?

Отпуск – это один из видов времени отдыха, предусмотренных трудовым законодательством. Право на отдых каждому человеку гарантировано Конституцией РФ. Однако редкая организация позволит своему работнику отдыхать все 28 дней сразу. Поэтому часто работники делят отпуск на части продолжительностью менее 7 календарных дней.

Конечно, работник вправе брать отпуск хоть по одному дню 28 недель подряд, но такой «отдых» не даст никакого результата. По мнению автора, работодателю нужно постараться убедить работника, чтобы последний взял не менее 7 календарных дней. Аргументация автора построена на понятии календарного дня, в котором и предоставляется ежегодный отпуск.

В статье 125 ТК РФ написано, что ежегодный оплачиваемый отпуск можно разделить на части по соглашению между работником и работодателем. Причем хотя бы одна из частей этого отпуска должна быть не менее 14 календарных дней. Кроме этого, в статьях 115 и 120 ТК РФ указано, что отпуск предоставляется работнику в календарных днях.

Два рабочих периода в одном отпуске

Самой большой ошибкой работодателя является расчет календарных дней сплошным подсчетом по календарю, так как бытовое понятие календарного дня не совпадает с понятием календарного дня в трудовом законодательстве. Согласно статье 14 ТК РФ: «В срок, исчисляемый в календарных неделях или днях, включаются и нерабочие дни».

Кроме того, работнику во время трудовой деятельности устанавливается определенный режим рабочего времени. Понятие рабочего времени раскрыто в статье 91 ТК РФ: «Рабочее время – время, в течение которого работник в соответствии с правилами внутреннего трудового распорядка организации и условиями трудового договора должен исполнять трудовые обязанности…».

Вред для здоровья

Предоставление части отпуска работнику менее чем на 7 календарных дней нецелесообразно с точки зрения режимов отдыха сотрудника и соблюдения требований законодательства по охране труда. Вот что говорит Международная организация труда об отпусках.

Фрагмент документа

Рекомендация № 47 Международной организации труда «О ежегодных оплачиваемых отпусках» № 52 (принята в г. Женеве 24 июня 1936 г. на 20-й сессии Генеральной конференции МОТ):

(…) Конференция, приняв Конвенцию1 , обеспечивающую трудящимся ежегодные оплачиваемые отпуска, принимая во внимание, что целью таких отпусков является предоставление трудящимся возможности отдыха, развлечений и развития своих способностей, учитывая, что установленные в Конвенции условия представляют собой минимальную норму, которой должна соответствовать всякая система оплачиваемых отпусков, считая, что желательно уточнить методы применения этой системы, рекомендует, чтобы каждый член Организации учитывал нижеследующие предложения: (…)

2. Хотя в особых случаях может представиться желательным предусматривать разбивку отпусков на части, однако следует избегать того, чтобы такие специальные меры шли вразрез с целью отпуска, который предназначается для того, чтобы трудящийся мог восстановить свои физические и душевные силы, израсходованные в течение года. В других случаях, за исключением совершенно чрезвычайных обстоятельств, разбивка отпуска должна быть ограничена распределением его не более чем на две части, одна из которых не может быть менее установленного минимума.

ТК РФ не запрещает делить отпуск менее чем на 7 дней. Однако для корректного расчета задолженности по очередному отпуску и отпускных необходимо переводить рабочие дни работника в календарные при ­предоставлении очередного отпуска мелкими частями.

При предоставлении отпуска работнику в размере 28 календарных дней единовременно на данный период выпадают 20 рабочих дней и 8 выходных (при пятидневной рабочей неделе). В том случае, если вы будете предоставлять отпуск на 1 или 2 дня, вы фактически удлините период отпуска. Это связано с тем, что предоставленные в данном случае 14 рабочих дня искусственно увеличиваются на соответствующее количество выходных дней – период отпуска увеличится как минимум до 32 дней.

Рисунок 1

Предоставление отпуска исходя из рабочих дней

Стаж для отпуска: что в него включается?

Два рабочих периода в одном отпуске

Все правила определения стажа, дающего право на ежегодный оплачиваемый отпуск, заложены в ст. 121 ТК РФ. И здесь важно обратить внимание на то, что в него включается не только время фактической работы, но и периоды, когда работник фактически не работал, но за ним сохранялось место работы (должность).

Также в ст. 121 ТК РФ указано время предоставляемых по просьбе работника отпусков без сохранения заработной платы, не превышающее 14 календарных дней в течение рабочего года. Эта норма означает то, что 14 дней всегда включаются в стаж, дающий право на ежегодный оплачиваемый отпуск, а все, что превышает эти 14 дней, отодвигает окончание рабочего года. Об этом в том числе говорится в Письме Роструда от 14.06.2012 № 854-6-1.

В стаж работы, дающий право на ежегодный основной оплачиваемый отпуск, помимо названных случаев, включаются: время вынужденного прогула при незаконном увольнении или отстранении от работы и последующем восстановлении на прежней работе; период отстранения от работы работника, не прошедшего обязательный медицинский осмотр не по своей вине, и другие периоды. Более подробно эта тема рассматривается в статье Стаж для отпуска: как определить в различных ситуациях.

Предлагаем ознакомиться:  Как оплачивается больничный в последний рабочий день перед увольнением

Готовимся к отпуску

Для того чтобы предоставить сотруднику отпуск независимо от его продолжительности – 28 календарных дней или любое меньшее количество, – в организации должны быть оформлены следующие документы (если сотрудник идет в отпуск не по графику, а по заявлению):

  1. Приказ о предоставлении отпуска (унифицированная форма Т-6).
  2. Записка-расчет для начисления отпускных (оформляется бухгалтерией).
  3. Отметка в личной карточке Т-2 (раздел 8).
  4. Отметка в табеле учета рабочего времени (унифицированная форма Т-12 или Т-13).
  5. Отметка в графике отпусков (унифицированная форма Т-7 в графе «фактическая дата» и, при необходимости, в графе «перенос ­отпуска» – основание и дата).

Таблица 1

Какие процедуры происходят с «отпускными» документами и какие должностные лица в организации участвуют в них



пп 

Документ 

Оформление документа

(придание ему юридической силы) 

Должностное лицо в организации, отвечающее за соблюдение этой процедуры

Заявление Написание Работник
2 Регистрация Секретарь (или др. отв. лицо)
3 Согласование Начальник подразделения
4 Утверждение (резолюция) Руководитель организации или другое уполномоченное лицо
5 Приказ о предоставлении отпуска Передача заявления работника в службу кадров  Сам работник или секретарь
6 Разработка проекта приказа Сотрудник отдела кадров
7 Регистрация приказа Секретарь (или др. отв. лицо)
Подписание приказа  Руководитель организации или другое уполномоченное лицо
9 Ознакомление с приказом Работник
10 Записка-расчет для начисления отпускных Передача копии приказа в бухгалтерию организации и/или оформление первой части записки-расчета Сотрудник отдела кадров
11 Расчет и разработка Бухгалтер
12 Выдача отпускных (не позднее чем за три дня до начала отпуска). В случае если деньги перечисляются работнику на карточку, работник не позднее чем за три дня до начала отпуска должен иметь ­возможность воспользоваться деньгами Бухгалтер
13 Получение отпускных Работник
14 Личная карточка Т-2 Отметка об отпуске Сотрудник отдела кадров
15 Табель учета рабочего времени Отметка об отпуске  Ответственное должностное лицо
16 График отпусков Отметка о фактической дате отпуска и, при необходимости, – о переносе отпуска  Сотрудник отдела кадров

Для того чтобы нагляднее понять, какие временные и материальные ресурсы организации уходят на проведение всей этой процедуры, рекомендуется подсчитать, сколько времени займут эти действия у каждого должностного лица, и с учетом их должностных окладов рассчитать в денежном выражении сумму, которую тратит организация для того, чтобы один сотрудник сходил в отпуск на 1-2 дня, как это принято во многих коммерческих компаниях.

На практике организация, стремясь к минимизации своих расходов, решает вопрос значительно проще. Работодатель сокращает саму процедуру, не отдавая себе отчета о возможных последствиях.

Таблица 2

Какими документами и процедурами «жертвует» работодатель при оформлении «мелких» частей отпуска

Процедура и документы

Последствия

Не выдают отпускные Исключают из процедуры предоставления отпуска бухгалтерию. Это приводит к тому, что организация нарушает требования статьи 136 ТК РФ, попадая под действие статьи 142 ТК РФ «Ответственность работодателя за нарушение сроков выплаты заработной платы и иных сумм, причитающихся работнику» и должна ­производить работнику уплату процентов согласно статье 236 ТК РФ
Не вносят текущую информацию в график отпусков  Это влечет неправильное использование такого документа, как график отпусков, и при трудовой проверке может привести к ответственности конкретного должностного лица, в чьи ­обязанности это входит
Не делают отметок в личной карточке Т-2 Приводит к неправильному использованию такого документа, как личная карточка Т-2, и при проверке Федеральная инспекция труда может наказать ответственное должностное лицо. Данное нарушение часто ведет к некорректному расчету компенсации за неиспользованный отпуск при увольнении
Часто на приказе об отпуске нет подписи работника, свидетельствующей, что он ознакомлен с приказом Пока работник не подпишет приказ об отпуске, отпуск формально не может у него начаться. Подписание заявления работника не придает юридической силы процедуре предоставления отпуска. Формально, если сотрудник ушел в отпуск, не ознакомившись с приказом, это можно трактовать как прогул
Заявления на отпуск не регистрируются Нарушение принципов придания документам юридической силы и организации документооборота в компании
На заявлении на отпуск нет резолюции руководителя организации  Снова нарушение принципов придания документам юридической силы. Кроме этого, если на основании такого заявления (без резолюции) отдел кадров издает приказ, то происходит нарушение принципов работы с документами, так как в таком  случае формально отдел кадров выполняет просьбу работника без соответствующего распоряжения работодателя. Возникает логичный вопрос: на кого работает отдел кадров?
Нет отметок в табеле рабочего времени (как правило, в тех организациях, где просто не ведется табель) Нарушение требования статьи 91 ТК РФ. За это трудовой инспектор может наказать должностное лицо, ответственное за организацию «учета времени, фактически отработанного каждым работником»

Все эти нарушения при проведении проверок могут привести к наложению административных взысканий на конкретные должностные лица, предусмотренные кодексом об административных правонарушениях.

Помимо ответственности, предусмотренной Трудовым кодексом РФ за нарушения законодательства о труде и охране труда, законодательст­вом установлена и иная ответственность, предусмотренная Кодексом РФ ­об административных правонарушениях и Уголовным кодексом РФ.

Предлагаем ознакомиться:  Отпуск педагога дополнительного образования - Народный СоветникЪ

1. Отпуск можно будет разделить на части только в том случае, если работодатель согласен на такое разделение. Решая вопрос о предоставлении отпуска, работодатель должен учесть, что он обязан оплатить работнику отпускные не позднее чем за три дня до начала этой части отпуска (ст. 136 ТК РФ). А в случае невыплаты работнику отпускных за 3 дня до начала отпуска работодатель обязан компенсировать работнику данную задержку за каждый день согласно требованиям указанной статьи.

То есть в размере не ниже одной трехсотой действующей в это время ставки рефинансирования ЦБ РФ от невыплаченных в срок сумм за каждый день задержки, начиная со следующего дня после установленного срока выплаты по день фактического расчета включительно. Размер этой компенсации может быть повышен коллективным или трудовым договорами. Обязанность выплаты указанной денежной компенсации возникает независимо от наличия вины работодателя.

Пример

19 марта 2007 г. Сидорова Л.Д. обратилась к руководителю с просьбой о предоставлении ежегодного оплачиваемого отпуска на 3 дня с 20 по 22 марта. Даты выплаты заработной платы – 15 и последнее число текущего месяца.

При рассмотрении примера будем исходить из часто встречающейся практики выплаты отпускных в день выдачи заработной платы.

Согласно ТК РФ работодатель обязан выплатить отпускные не позднее чем за три дня до начала отпуска, следовательно, согласно нашему примеру, не позднее вечера 16 марта Сидорова Л.Д. должна иметь возможность распоряжаться своими денежными средствами. Но в действительности работница получит отпускные только 30 числа (т.е. в день выдачи зарплаты).

Итак, в соответствии со статьей 236 ТК РФ работодатель обязан выплатить Сидоровой Л.Д. компенсацию за задержку выплаты ­отпускных с 17 марта по 30 марта.

Подсчет:

Компенсация = Отпускные × 1/300 × Ставка рефинансирования × 14 (период задержки)

2. Работодатель согласно статье 212 ТК РФ обязан обеспечить режим труда и отдыха работников в соответствии с законодательством РФ и законодательством субъектов РФ.

3. За нарушение требований по оплате отпускных и требований по охране труда предусмотрена как административная ответственность, так и уголовная (ст. 5.27, 3.11, 3.12 КоАП РФ, ст. 143 и 145 УК РФ).

1 Конвенция № 52 Международной организации труда «Относительно ежегодных оплачиваемых отпусков» (принята в г. Женеве 24 июня 1936 г. на 20-й сессии Генеральной конференции МОТ). В данной Конвенции Россия является договаривающейся стороной.

на

Электронная подписка за 8400 руб.Печатная версия за YYY руб.

Отпуск без сохранения заработной платы

Отпуска без сохранения заработной платы бывают разные. Есть такие, которые предоставляются по письменному заявлению работника с согласия работодателя. И есть либо категории работников, либо определенные жизненные ситуации, когда по письменному заявлению работника работодатель обязан предоставить определенное количество дней отпуска без сохранения заработной платы. Эти нормы отражены в ст. 128 ТК РФ.

По семейным обстоятельствам и другим уважительным причинам работнику по его письменному заявлению может быть (то есть в этой ситуации работодатель имеет полное право отказать) предоставлен отпуск без сохранения заработной платы, продолжительность которого определяется по соглашению между работником и работодателем.

В то же время работодатель обязан на основании письменного заявления работника предоставить отпуск без сохранения заработной платы:

  • участникам Великой Отечественной войны — до 35 календарных дней в году;
  • работающим пенсионерам по старости (по возрасту) — до 14 календарных дней в году;
  • родителям и женам (мужьям) военнослужащих, сотрудников органов внутренних дел, федеральной противопожарной службы и др. — до 14 календарных дней в году;
  • работающим инвалидам — до 60 календарных дней в году;
  • работникам в случаях рождения ребенка, регистрации брака, смерти близких родственников — до 5 календарных дней. Обратите внимание на то, что срок, в течение которого работник может воспользоваться своим правом на написание заявления на такой отпуск, не определен. Имеют значение сами факты. Поэтому при представлении отпуска без сохранения заработной платы в этом случае работодатель должен проверить наступление событий: например, был ли сам по себе юридический факт рождения ребенка и написал ли работник письменное заявление?

Нередко возникают вопросы о том, как определить рабочий год у работников с неполным рабочим временем. В это случае нужно ориентироваться на ст. 121 ТК, в ней говорится, что в стаж, дающий право на отпуск, включается не только время фактической работы, но и время, когда работник фактически не работал, но за ним сохранялось время работы.

Что нужно знать о праве на отпуск?

Работодателям следует придерживаться базового правила — оплачиваемый отпуск должен предоставляться работнику ежегодно, потому что этого требует Трудовой кодекс.

В то же время в ст. 124 ТК РФ содержится оговорка: «В исключительных случаях, когда предоставление отпуска работнику в текущем рабочем году может неблагоприятно отразиться на нормальном ходе работы организации, индивидуального предпринимателя, допускается с согласия работника перенесение отпуска на следующий рабочий год. При этом отпуск должен быть использован не позднее 12 месяцев после окончания того рабочего года, за который он предоставляется».

Предлагаем ознакомиться:  Дополнительные дни к отпуску многодетным родителям

Право на использование отпуска за первый год работы возникает у работника по истечении шести месяцев его непрерывной работы у работодателя, хотя по соглашению сторон он может быть предоставлен и раньше. Некоторых работодателей это определение вводит в заблуждение. Они рассуждают так: работник действительно может написать заявление, но работодатель вправе решать — отпустит он его в отпуск или нет.

Отпуск за второй и последующие годы работы может предоставляться в любое время рабочего года в соответствии с очередностью предоставления ежегодных оплачиваемых отпусков, установленной у работодателя.

Как правильно разделять отпуск на части?

В графике отпусков работодатели часто указывают части отпуска. Нормы Конвенции МОТ №132, а именно ст. 8, позволяют это делать: «Разбивка ежегодного оплачиваемого отпуска на части может быть разрешена компетентным органом власти или другим соответствующим органом в каждой стране».

В ч. 1 ст. 125 ТК РФ говорится о том, что по соглашению между работником и работодателем ежегодный оплачиваемый отпуск может быть разделен на части, при этом хотя бы одна из частей этого отпуска должна быть не менее 14 календарных дней. Часто работодатель в графике отпусков показывает именно эту разбивку — 14 дней и 14 дней.

Непрерывная часть ежегодного оплачиваемого отпуска (14 дней), которая упоминается в п. 2 ст. 8 Конвенции МОТ, предоставляется и используется не позже, чем в течение одного года, а остаток ежегодного оплачиваемого отпуска не позже, чем в течение 18 месяцев после окончания того года, за который предоставляется отпуск.

В ст. 9 Конвенции МОТ №132 уточняется, что «любая часть ежегодного отпуска сверх установленной минимальной продолжительности может быть отложена с согласия работника на период, превышающий тот, который указан в п. 1 настоящей Статьи, но не выходящий за определенные отдельно установленные пределы».

Если у работодателя нарушалось законодательство и работникам по каким-то причинам не представлялись отпуска несколько лет, то при увольнении этих работников работодатель обязан выплатить им компенсацию за все неиспользованные отпуска (ст. 127 ТК РФ). Понятие «сгорел» для отпуска не существует.  

О сохранении права на использование всех полагающихся ежегодных оплачиваемых отпусков напоминает и Письмо Роструда от 08.06.2007 № 1921-6: «Ежегодные отпуска за предыдущие рабочие периоды могут предоставляться либо в рамках графика отпусков на очередной календарный год, либо по соглашению между работником и работодателем».

В момент проверки ГИТ обычно всегда запрашивает график отпусков, при этом личные карточки работников (Т-2) просит выборочно. И об этом нужно помнить. Если работодатель нарушение в виде задолженности по отпускам оставляет в личной карточке, он может избежать проблем, а если он всю задолженность вносит в график отпусков, то фактически добровольно признается в нарушениях.

Перенос отпуска на законных основаниях

График отпусков обязателен как для работодателя, так и для работника (ст. 123 ТК РФ). Следовательно, и те и другие должны ему следовать. Все случаи переноса отпуска определены законодательно — в ст. 124 ТК РФ. К этим случаям относятся:

  • временная нетрудоспособность работника;
  • исполнение работником во время ежегодного оплачиваемого отпуска государственных обязанностей, если для этого трудовым законодательством предусмотрено освобождение от работы;
  • в других случаях, предусмотренных трудовым законодательством, локальными нормативными актами. Например, в правилах внутреннего трудового распорядка в разделе «Время отдыха» может быть включен пункт о том, что по письменному заявлению работника отпуск может быть перенесен на другой период с согласия работодателя, но в рамках календарного года. В этом случае предполагаемая и фактическая даты не будут совпадать на законных основаниях;
  • если работнику своевременно не была произведена оплата за время ежегодного оплачиваемого отпуска либо работник был предупрежден о времени начала этого отпуска позднее чем за две недели до его начала, то работодатель по письменному заявлению работника обязан перенести ежегодный оплачиваемый отпуск на другой срок, согласованный с работником.

Компенсация за неиспользованный отпуск

В соответствии со ст. 126 ТК РФ часть ежегодного оплачиваемого отпуска, превышающая 28 календарных дней, по письменному заявлению работника может быть заменена денежной компенсацией. Речь идет об инвалидах, несовершеннолетних, пелагических работниках и других работниках, которым положен отпуск свыше 28 дней.

Что касается всех остальных работников, то даже если они не ходили в отпуск несколько лет, заменить эти отпуска компенсацией им нельзя. В соответствии со ст. 127 ТК РФ компенсация возможна только при увольнении работника. Подробнее эта тема рассматривается в статье Компенсация за отпуск: когда отдых можно заменить деньгами?

Калькулятор отпускных — 2019

Ст. 139 ТК РФ говорит о том, что средний заработок исчисляется за 12 календарных месяцев, предшествующих периоду, в течение которого за работником сохраняется средняя заработная плата. При этом календарным месяцем считается период с 1-го по 30-е (31-е) число соответствующего месяца включительно (в феврале — по 28-е (29-е) число включительно).

Средний дневной заработок = Фактически начисленная зарплата за расчетный период: 12: 29,3

Еще один ключевой документ, который проясняет этот вопрос – Постановление Правительства РФ от 24.12.2007 № 922. В п. 6 уточняется, что, если работник не имел фактически начисленной заработной платы или фактически отработанных дней за расчетный период или за период, превышающий расчетный период, либо этот период состоял из времени, исключаемого из расчетного периода в соответствии с п.

Чтобы правильно рассчитать средний заработок, нужно определить расчетный период и какие периоды необходимо из него исключить.

В п. 4 Положения № 922 сказано, что расчетным периодом для исчисления среднего заработка признаются 12 календарных месяцев, предшествующих периоду, в течение которого за работником сохраняется средняя заработная плата.  Стоит помнить о том, что под календарным месяцем подразумевается промежуток времени от первого до последнего дня месяца по календарю (с 1 июня по 30 июня, с 1 января по 31 января и т.д.).

Неважно, в какой из дней работник уходит в отпуск (например, 20 мая 2019 года), расчетный период будет исчисляться с 1 мая 2018 года по 30 апреля 2019 года.  

https://www.youtube.com/watch?v=ytcreatorsru

Рассчитать отпускные можно с помощью бесплатного калькулятора от сервиса Контур.Бухгалтерия. Промо введите данные о периоде отпуска, расчетном периоде и массовых повышениях зарплаты, если они были, укажите фактические начисления сотрудника за расчетный период, по которым выполняется расчет среднего дневного заработка, и следуйте подсказкам.

Предыдущая запись Оценка квартиры при ипотеке — как проходит и для чего она нужна?
Следующая запись Тонировка по ГОСТу стекол автомобиля 2020

Ваш комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *

Adblock detector