Горячая линия бесплатной юридической помощи:
Москва и область:
Москва И МО:
+7(499) 110-93-26 (бесплатно)
Санкт-Петербург и область:
СПб и Лен.область:
+7 (812) 317-74-92 (бесплатно)
Регионы (вся Россия):
8 (800) 550-95-86 (бесплатно)
Сколько хранятся заявления на отпуск без сохранения заработной платы в архиве?

Срок хранения приказов на отпуск

Хранение приказов по личному составу

Приказы по личному составу группируются в отдельное дело, при этом имеют свою собственную нумерацию (отличную от приказов по основной деятельности). Внутри дела документы систематизируются по хронологии их создания.

Некоторые виды приказов по личному составу принято издавать по унифицированной форме. В этом случае необходимо просто заполнить соответствующие графы. Остальные составляются в свободной форме, в то же время необходимо придерживаться определенных требований. В случае составления приказа по неунифицированной форме применяют те же рекомендации, что и для составления приказа по основной деятельности .

Приказы по личному составу следует группировать в дела на основании сроков их хранения, при этом не допускается помещать вместе (в одно дело) документы долговременного хранения (т.е. > 10 лет) и временных сроков < 10 лет. Например, приказы о приеме, увольнении и др. со сроком хранения 75 лет должны быть помещены отдельно от приказов об ежегодных отпусках, командировках, которые хранятся 5 лет.

Сколько хранятся приказы на отпуск? Хранение кадровых документов

Приказы делятся по личному составу, основной или хозяйственно-административной деятельности. К первому типу относятся приказы, посредством которых осуществляется документирование трудовых отношений. К этому виду относится командировка, увольнение с рабочего места, отдых. У приказа по личному составу имеется 2 срока, определяющие годы, в течение которых его можно хранить: 75 и 5 лет.

Согласно закону, архивным документом является информационный носитель, содержащий определенный набор данных и необходимый для хранения, так как он является значимым для общества. Знание понятия архивного документа поможет лучше разобраться в тонкостях законодательства.

Оба перечня обязательны к применению всеми организациями независимо от формы собственности. Вместе с тем типовые перечни не могут охватить всю специфическую документацию различных отраслей. Поэтому на базе типовых перечней министерства и иные центральные органы управления разрабатывают ведомственные перечни.

Ведомственные перечни включают в себя полный комплекс документов постоянного, долговременного (свыше 10 лет) и временного (до 10 лет) хранения, образующихся в деятельности организации и подчиненных ему учреждений. Перечень конкретизирует сроки хранения каждого включенного в него документа. При определении сроков хранения документов организации, прежде всего, пользуются ведомственным перечнем, а при его отсутствии – типовыми перечнями.

Коммерческим организациям соблюдать все требования к оборудованию специальных помещений для хранения документов необязательно (абз. 3 введения к Правилам, одобренным решением коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г., п. 1.1 Правил, утвержденных приказом Минкультуры России от 18 января 2007 г. № 19). Если организация хранит документы в электронном виде, то необходимо обеспечить такой режим хранения, который исключает утрату, уничтожение или искажение информации. Кроме того, в процессе хранения таких документов необходимо проводить их перезапись на новые носители (по мере устаревания прежних носителей).

Журнал регистрации заявлений работников — применяется для учета заявлений, поданных работниками. Пример заполнения основного раздела журнала: Заявление — документ, фиксирующий инициативу работника по совершению какого-либо действия, имеющего для него определенные правовые последствия или согласие работника с какими-либо действиями работодателя.

Заявления работников охватывают сферу кадровых вопросов, такие как принятие на работу, предоставлении отпуска, переводе, увольнение и т.д.ТК РФ содержит многочисленные упоминания об этом документе, например: в статьях 80, 89, 122, 124, 126, 127, 128, 131, 229.1. ТК РФ и другие. Личное заявление работника по кадровым вопросам (о приеме, переводе, увольнении и так далее) пишется, как правило, от руки, в произвольной форме.

Законодательство обязывает всех работодателей обеспечивать хранение архивных документов, которые образуются в процессе их деятельности (п. 1 ст. 17 Закона от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ). Кадровая служба организации, как правило, ответственна за хранение документов по личному составу.

Таким образом, если осуществлять хранение данных документов вместе, то впоследствии их необходимо хранить 75 лет (по большему сроку хранения документа). Если же заявления и приказы группировать по отдельным делам, то дела с заявлениями можно будет уничтожать гораздо раньше, чем дела с приказами, которые относятся к документам более длительного хранения.

Предлагаем ознакомиться:  Выплаты фсс по беременности и родам

Любое дело начинается с первого шага. В трудовых отношениях, где все действия сторон фиксируются документально, таким первым шагом будет написание заявления о приеме на работу. Пожалуй, каждый, кто хоть раз сталкивался с приемом на работу по найму, писал такое заявление. Предлагаемая статья будет полезна как работникам, оформляющимся на новое место работы, кадровикам, владельцам своего бизнеса и руководителям. Содержание

Срок хранения приказов на отпуск

Так, например: — заявление, связанное с разрешением трудового спора, заявление о несогласии с постановлениями аттестационных, квалификационных, тарификационных комиссий должны храниться 5 лет, если экспертно-проверочной комиссией (далее — ЭПК) данные документы не отнесены к сроку хранения «постоянно» (п.п.

584, 699 Перечня), — заявления, входящие в состав личного дела работника — 75 лет, если ЭПК данные документы не отнесены к сроку хранения «постоянно» или постоянно — в зависимости от категории работника (п. 656 Перечня); — заявления, не вошедшие в личное дело — 5 лет (п. 665 Перечня); — заявления претендентов на замещение вакантных должностей — 3 года после проведения конкурса на замещение вакантных должностей (п. 672 Перечня); — заявления лиц, не принятых на работу — 3 года (п.

Также 5 лет хранятся заявления о предоставлении отпуска, т.к. в состав личных дел их не включают. Заявления лиц, не принятых на работу, имеют срок хранения 1 год. Годичный срок хранения установлен и для графиков отпусков.Срок, в течение которого нужно хранить документы, подтверждающие, что сотрудник получил образование за счет организации, обусловлен требованиями налогового законодательства.

Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения Номер статьи Вид документа Срок хранения документа* Примечания * Срок хранения «постоянно» (далее — Пост.) документов в организациях, не являющихся источниками комплектования государственных, муниципальных архивов, не может быть менее десяти лет.

Соответствующий график составляется с учетом положения ТК РФ, и в обязанности кадровика может входить проверка порядка формирования данного документа на предмет соответствия нормам трудового законодательства. В случае если график составлен корректно и дополнен иными источниками, формируется приказ на отпуск сотрудника.

Можно отметить, что на предприятии могут быть приняты нормы, в соответствии с которыми, реквизиты графика и дополняющих его документов должны быть отражены в специальных регистрах. Данная процедура может осуществляться в целях оптимизации кадрового оборота на предприятии (в том случае, если штат фирмы достаточно большой).

Регулируется организации, комплектация и хранение документов ФЗ № 125-ФЗ “Об архивном деле в Российской Федерации”. Основным нормативным документом при установлении сроков хранения и уничтожения документов организациями используется Перечень типовых управленческих документов. В Перечень входит 12 разделов, в которых отражены типовые направления функционирования предприятия и перечень документов, образующихся при однотипных управленческих функциях.

Муниципальные или государственные предприятия и организации – 10 лет;

Частные и коммерческие организации и компании не менее 10 лет, по истечении которых срок хранения определяется законодательством или необходимостью использования документов.

Кроме того, Перечнем определен список документов, которые подлежат постоянному хранению на всех предприятиях, не зависимо от форм собственности. Такие документы, если они не поступают в архив должны хранится до полной ликвидации предприятия.

В определенных случаях в Перечне помимо указанных сроков используют особые примечания, уточняющие или комментирующие сроки и условия хранения. Примечание “до минования надобности” говорит о том, что документ имеет практическое значение и поэтому срок его хранения остается на усмотрение организации, однако он должен составлять не менее 1 года.

Примечание “ЭПК” (экспертно-проверочная комиссия), означает, что данные документы могут представлять научное, историческое или иное значение, и поэтому должны быть переданы в муниципальные или государственные архивы, или хранится на предприятии. Данное примечание касается всех предприятий, независимо от подчинения и формы собственности.

Согласно п. 3.1 Указаний по использованию Перечня, в организациях должна быть создана постоянно действующая экспертная комиссия (ЭК) которая должна проводить работу по отбору, уничтожению и определению сроков документов.

Где хранить заявления на отпуска работников

Заявления работников, как и их личные дела хранятся в организации согласно указаний в Перечне. Так как в графе есть пометка ЭПК, то помимо хранения заявления работников подлежат периодической проверке ЭК, для определения срока дальнейшего хранения

В том случае, если на предприятии существует практика формирования личных дел, то заявления работников хранятся 75 лет, для руководящего звена срок определен как постоянный.

В случае если на предприятии не ведутся личные дела, срок хранения заявлений работников составляет 5 лет.

Надо написать заявление за 2 недели до дня увольнения и принести его в отдел кадров (или секретарю) , чтоб его там приняли и зарегистрировали. Желательно конечно, чтоб и у мужа на руках осталось какое-то письменное подтверждение того, что его заявление принято. И все — через 2 недели его ОБЯЗАНЫ уволить и выдать расчет и трудовую книжку.

В силу положений статьи 80 ТК РФ: работник имеет право расторгнуть трудовой договор, предупредив об этом работодателя в письменной форме не позднее, чем за две недели; течение указанного срока начинается на следующий день после получения работодателем заявления работника об увольнении. . таким образом, достаточно направить соответствующее заявление любым доступным способом позволяющим установить дату получения работодателем отправления и через 2 недели вы свободны от трудовых обязанностей, каких либо обстоятельств увеличивающих срок трудовой кодекс не содержит..

Федеральный закон от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных»).Состав документов личного дела в настоящее время установлен только для работников государственных органов и органов местного само­управления. Остальные организации (их кадровые службы и службы делопроизводства) самостоятельно разрабатывают и утверждают правила формирования личных дел (и не только) в зависимости от категорий работников и должностных уровней руководителей.

Скорпион [e-mail скрыт] Беларусь, Гродно #8[58000] 5 февраля 2009, 15:48 В соответствии с утвержденной в организации номенклатуры дел.Вариант. За исключением тех заявлений, которые должны хранится в личных делах, все заявления по годам формируются в дела «Заявления работников ХХХХ год» и хранятся в архиве 3 года. Я хочу обратить внимание модератора на это сообщение, потому что: Идет отправка уведомления…

Каков срок хранения заявлений и приказов на отпуск?

  • для ООО ст. 12 и п. 1 ст. 50 закона «Об ООО» от 08.02.1998 № 14-ФЗ установлена обязанность хранить документацию по персоналу и распорядительные документы согласно правилам, зафиксированным в уставе ООО;
  • для АО регламентирующими НПА являются закон «Об АО» от 26.12.1995 № 208-ФЗ (ст. 89) и постановление ФКЦБ РФ от 16.07.2003 № 03-33/пс.
  • «Отпускные» документы хранят 5 лет, если они не включаются в состав личных дел сотрудников. Если же организация установила в правилах документооборота, что приказы и заявления на отпуск включены в личное дело, то хранят такие бумаги либо 50 лет, либо 75 лет — в зависимости от того, созданы они позже или раньше 2003 года (ст. 656 приказа № 558).
  • Исключение по срокам хранения приказов на отпуск составляют отпуска работников со специфичными условиями труда (вредными, опасными, тяжелыми), а также по уходу за детьми и отпуска без содержания — тогда приказы и заявления нужно держать в архиве 50 или 75 лет (также в зависимости от года издания).

Срок хранения заявлений работников

Срок хранения заявлений на отпуски соответствующих им приказов строго регламентирован. Мы расскажем, какими нормативно-правовыми актами (НПА) устанавливаются порядок и сроки хранения распорядительной и кадровой документации.

Журнал регистрации приказов на отпуск

Журнал регистрации приказов на отпуск — применяется для регистрации кадровых приказов о предоставлении отпуска.

Важно! В зависимости от вида и продолжительности отпуска приказы на отпуск могут иметь разный срок хранения, в связи с чем они должны регистрироваться и храниться отдельно.

В журнале регистрации приказов на отпуск регистрируются приказы на отпуск со сроком хранения 5 лет. например:

  • О предоставлении работнику (работникам) ежегодного оплачиваемого отпуска
  • О переносе ежегодного оплачиваемого отпуска
  • Об отзыве из ежегодного оплачиваемого отпуска
  • О предоставлении учебного отпуска
  • и т.д.

Приказы на отпуск, имеющие срок хранения 75 лет. регистрируются отдельно (например, в Журнале регистрации приказов по личному составу ). К таким приказам относятся:

  • О предоставлении отпуска по уходу за ребенком до 1.5, 3-х лет
  • О досрочном выходе из отпуска по уходу за ребенком до 1.5, 3-х лет
  • О предоставлении работнику отпуска без сохранения заработной платы
  • и т.д.

Подписка

Оформление приказов на отпуск производится в соответствии с Унифицированными формами первичной учетной документации по учету кадров. Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1 закреплена форма приказа на отпуск (Форма Т-6, Т-6а).

С 01.01.2013 организация может вносить изменения в формы первичной учетной документации, при этом образцы используемых форм (с изменениями или унифицированных) должны быть утверждены приказом руководителя.

Регистрация — это запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения.

Регистрация – подтверждение факта создания или получения документа в определенное время (день) путем внесения его в регистрационную форму с присвоением номера и записью основных данных о документе. Как вытекает из определения, регистрация прежде всего придает юридическую силу документу. т.к. фиксирует факт его создания или получения. Пока документ не зарегистрирован, не получил своего номера, он не оформлен и как бы еще не существует.

Порядок нумерации приказов по личному составу не регламентирован. В Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утв. приказом Росархива от 27.11.00 № 68, отмечено лишь, что приказы нумеруются порядковой нумерацией в пределах календарного года; приказы по основной деятельности, по личному составу и распоряжения нумеруются отдельно (п. 4.1.3).

Обратите внимание, что в соответствии с п. «д» ст. 358 Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утв. Росархивом 06.10.2000, для Журналов регистрации отпусков установлен срок хранения 3 года. Срок хранения журнала исчисляется с даты регистрации последнего приказа.

Приказы об отпуске: учет и хранение

Законодательством установлен срок хранения тех или иных документов и важно их соблюдать, так как они содержат персональные данные сотрудников. На которые те в свое время давали разрешение.

Сроки хранения документации распространяются на все организации в независимости от того, где впоследствии эти самые документы будут архивированы. В некоторых случаях архивация происходит внутри организации, например, в кабинете в специально отведенном месте. Если организация будет расформирована, то вся документация, подлежащая хранению, будет направлена на хранение в государственный архив.

Кадровые документы подразделяют на три типа: организационные, распорядительные (приказы, указания, решения по личному составу), информационно-справочные.

К приказам по личному составу можно отнести документы, касающиеся приема, перевода, увольнения, отпуска, либо командировок. Эта категория документов считается наиболее важной и основополагающей в кадровой деятельности. Так как именно на основании приказов руководителя формируются личные дела сотрудников, трудовые книжки и другие документы работников.

К приказам долгосрочного хранения относят документы, регулирующие трудовые отношения. Например, о приеме на работу, о прекращении трудового договора, о переводе, отпуск по уходу за ребенком, отпуск по беременности и родам, о смене должности, документы о назначении руководителей.

К краткосрочным относят приказы, оперативно регулирующие выполнение трудовых функций. Например, о предоставлении ежегодного оплачиваемого отпуска, об отзыве из отпуска, о переносе отпуска, о привлечении работника в выходные дни, об объявлении выговора.

Приказы подшиваются в отдельные папки в зависимости от удобства ведения документации для каждой отдельно взятой компании.

Предыдущая запись Отпуск с последующим увольнением из мвд
Следующая запись Как правильно вести журнал регистрации приказа о приеме на работу?

Ваш комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *

Adblock detector