Горячая линия бесплатной юридической помощи:
Москва и область:
Москва И МО:
+7(499) 322-06-74 (бесплатно)
Санкт-Петербург и область:
СПб и Лен.область:
+7 (812) 407-24-18 (бесплатно)
Приходно расходная книга по учету бланков трудовых книжек - как заполнять и вести документ?

Ведение приходно-расходной книги по учету бланков трудовых книжек

Делопроизводство на предприятии

Делопроизводством называется определенная отрасль деятельности, которая подразумевает организацию работы с документами, находящимися в организации или на предприятии. Делопроизводство характеризуется работами, связанными с организацией работы и документированием деятельности предприятия. Ответственность за работу с документами несет руководитель предприятия.

Все документы любой организации разделяются на две категории:

  • входящие документы, которые поступают от других предприятий;
  • исходящие документы, отправляющиеся другим организациям.

Одной из важнейших функций управления является контроль документов. Целью этой функции является получения информации, которая необходима для оценки деятельности предприятия, его филиалов или конкретных сотрудников.

Бланк приходно-расходной книги

Кто ведёт приходно-расходную книгу по трудовым книжкам?

Данный журнал является документом строгой отчётности и заполняется бухгалтерией (при её отсутствии – кадровиком).

Там же он и хранится до момента, пока не понадобится руководству.

Ведение приходно-расходной книги по учету бланков трудовых книжек

Ответственность за сохранность книги, её заполнение и выдачу ложится на плечи определённого должностного лица, уполномоченного выполнять данные служебные функции по приказу начальства.

Приходно-расходная книга, как правило, используется в качестве журнала учета бланков строгой отчетности. К этой категории относятся и бланки трудовых книжек и вкладышей в них, которые хранятся на предприятии и используются по мере надобности.

Приходно-расходные книги ведутся с целью учета бланков строгой отчетности. К таким бланкам, в том числе, относятся документы, предназначенные для подтверждения хозяйственных и финансовых операций, а также те, которыми подтверждается страховой стаж гражданина. Отличительной особенностью таких бланков является не только печатная форма, но и наличие нумерации, присваиваемой еще на этапе изготовления документа в типографии.

Обратите внимание! Учет бланков строгой отчетности должен вестись поштучно — с момента изготовления до того момента, когда бланк будет израсходован и выдан под отчет на руки.

В процессе административно-хозяйственной, организационной и производственной деятельности предприятие постоянно использует бланки строгой отчетности. Их перечень, порядок хранения, выдачи и использования должен быть установлен локальным нормативным актом. Этим же актом определяется и порядок ведения приходно-расходных книг учета бланков строгой отчетности. При этом каждый вид таких бланков учитывается в отдельной приходно-расходной книге, это же касается бланков трудовых книжек и вкладышей в них.

Что это и зачем нужен журнал?

Приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки (ПРК) является журналом, который предназначается для записей о подтверждении получения предприятием новых бланков от производителей или распространителей, а также о выдаче таких бланков гражданам. Также этот журнал используется для внесения информации о выдаче трудовых книг и вкладышей к ним в организации. В книге указываются серии и номера бланков, а также уточняется, сколько они стоят. Все указанные суммы рассчитываются бухгалтерией.

 Форма ведения ПРК регламентируется постановлением министерства, занимающимся вопросами по труду и социальному развитию населения от 10 октября 2003 года.

Такая книга используется с целью фиксирования информации о затратах предприятия на покупку чистых трудовых книг, а также о понесенных расходах в связи с выдачей примеров населению.

Ведение приходно-расходной книги по учету бланков трудовых книжек

Ответственного за ведение журнала назначает руководитель предприятия. Чаще всего внесением информации в книгу занимаются сотрудники бухгалтерии. Также допускается ведение журнала сотрудниками кадровой службы или других отделов, если это не противоречит их профессиональным обязанностям, или же если они смогут во время заполнять ее и следить за тем, чтобы не было у третьих лиц к ней доступа.

Многие специалисты считают ошибкой поручение ведения ПРК работникам кадровой службы. Они придерживаются мнения, что вести такой документ должны только сотрудники финансового отдела.

Предлагаем ознакомиться:  Увольнение по сокращению штатов трудовой кодекс

Где приобрести документ?

Частные предприниматели или организации, нанимающие сотрудников, должны сами закупать ТК и заводить соответствующий журнал для их учёта.

На практике встречаются случаи, когда сотрудник, трудоустраивающийся впервые, самостоятельно приобретает бланк книжки.

Хотя руководитель способен принять такой документ, в дальнейшем у работника может возникнуть спор с ПФР по поводу его действительности. Именно поэтому рекомендуется заводить ТК, приобретённую руководителем.

Процесс покупки чистых бланков регулируется 3 пунктом Постановления Правительства РФ № 255 от 16 апреля 2003 года. Руководитель заключает договор с изготовителем либо распространителем данной продукции на своевременную поставку нужных документов в определённом количестве.

Бланк журнала должен заполняться с помощью ручки с чёрными или синими чернилами. Совершение опечаток или ошибок в тексте считается недопустимым.

Ведение приходно-расходной книги по учету бланков трудовых книжек

Новые записи вносятся в документ при наличии оснований, то есть в момент поступления партии бланков или выдачи трудовой сотруднику.

Граждане, получившие на руки ТК или вкладыш в неё, должны расписаться в журнале учёта (это происходит под контролем ответственного за ведение документа лица).

Даты выдачи либо получения ТК указываются в журнале арабскими цифрами.

Приходно-расходная книга имеет 12 колонок, необходимых к заполнению:

  • в первом разделе указывается порядковый номер записей;
  • в колонках со второй по четвёртую – точная дата выдачи или получения бланков трудовых и вкладышей к ним;
  • в пятом разделе – ФИО гражданина или наименование предприятия, выдавшего либо принявшего данные документы;
  • в шестой колонке – документ, на основании которого принят или предоставлен лицу бланк (указывают наименование документа, его номер и дату оформления);
  • в седьмой колонке прописывают количество приобретённых ТК, а также их серию и номер;
  • в восьмой графе указывается та же информация о полученных вкладышах;
  • в девятой колонке – совокупность финансовых затрат на приобретение данных документов;
  • в десятой и одиннадцатой графах прописывается число выданных ответственным лицом трудовых книжек и соответствующих вкладышей, их номера и серии;
  • в последней колонке указывается сумма, которая должна быть предоставлена в связи с выдачей бланков.

Стоимость выдаваемых уполномоченным лицом на руки персоналу документов взимается с самих сотрудников. При этом руководитель обязан оплачивать данную графу расходов только в трёх случаях – при указании в бланке ошибки по вине заполняющего, утрате документа или его повреждении, случившемся не по вине работника.

Учетную книгу нужно приобретать у официальных распространителей. Государство установило порядок, в соответствии с которым должна осуществляться процедура приобретения формуляров.

Ведение приходно-расходной книги по учету бланков трудовых книжек

Приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки будет считаться действительной, если будут выполнены такие условия:

  • на всех листах учетной книги должен быть водяной знак «ТК»;
  • если поднести листы журнала к источнику, который будет излучать ультрафиолет, то на них должна быть видна надпись «трудовая книжка»;
  • при изготовлении документов применялось специальное микроволокно.

Требования к ведению книги

Журнал учёта бланков ТК и соответствующих вкладышей к ним должен быть прошит, пронумерован, заверен руководством предприятия или частным предпринимателем, а также опломбирован.

Предлагаем ознакомиться:  Как себя вести, если сотрудник ГИБДД просит открыть багажник

Прошивку документа осуществляет должностное лицо, уполномоченное вести учётный журнал по распоряжению начальства. Скрепить листы книги может и специалист полиграфии, стоимость услуги зависит от расценок конкретного предприятия.

Предварительно журнал заключается в обложку из твёрдого материала, после чего прошивается жёсткими нитями с левой стороны. При этом важно сохранить удобство эксплуатации документа.

Выделяют и другие требования к книжке:

  • нумерация должна быть представлена и цифрами, и прописью;
  • перед началом использования первый лист журнала заполняется уполномоченным лицом;
  • шнуровка подлежит опечатыванию;
  • заменять или вырывать страницы из книги недопустимо;
  • сведения в документ вносятся исключительно лицом, назначенным руководителем;
  • ответственный за ведение книги сотрудник ежемесячно обязуется представлять отчёт начальству обо всех операциях, производимых с ТК и их вкладышами.

Ведение и оформление ПРК по учету бланков должно осуществляться в соответствии с требованиями, установленными государством.

К таким требованиям относятся:

  1. Обложка этого документа должна быть либо из картона, либо из другой плотной бумаги;
  2. Прежде чем приступить к заполнению ПРК, она должна обязательно быть:
  • пронумерована;
  • прошита;
  • опломбирована;
  • заверена.
  1. Каждая страница учетной книги должна быть пронумерована, начиная с 1 и дальше по порядку;
  2. После окончания ПРК, обязательно заводится новый учетный журнал, а нумерация будет начинаться заново;
  3. Прошивка приходно-расходной книги производится в соответствии с такими правилами:
  • со стороны переплета делается несколько дырок с помощью применения шила или дырокола, но нужно учитывать, что нельзя оставлять между отверстиями больше трех сантиметров;
  • после того, как все отверстия будут сделаны, нужно через них протянуть нитку или ленту, если применяться будет обычная нить для шитья, то ее нужно использовать, сложив в несколько раз;
  • на завершающую страницу книги нужно вывести концы прошивки, которые должны иметь длину не менее 5 см., и их нужно завязать узлом.
  1. Также установлен процесс, в соответствии с которым нужно проводить заверку учетной книги:
  • сначала выполняется нумерация страниц книги;
  • как только ПРК будет пронумерована, руководителю организации нужно заверить книгу своей подписью и указать рядом, что количество страниц, которое указано, соответствует действительности;
  • перед тем, как начать пользоваться книгой, нужно заполнить ее титульный лист;
  • после всего этого прошивают книгу и опечатывают шнуровку.
  1. Каждая организация должна иметь вышеуказанную учетную книгу;
  2. Храниться подобные книги должны в помещениях, к которым ограничен доступ;
  3. Заверительная подпись может ставиться только руководителем организации.

Контрольная пломба

Как указано в постановлении Правительства от 16.04.03, учетную книгу нужно обязательно скреплять либо сургучной печатью, либо пломбой.

Ведение приходно-расходной книги по учету бланков трудовых книжек

Для скрепления журнала первым способом предприятие должно иметь специальные материалы, в которые включаются:

  • сама печать, которая чаще всего является латунной;
  • оборудование для плавления сургуча;
  • и, естественно, сам сургуч.

Отрицательной стороной сургучной печати является то, что такая печать очень толстая, и создает дискомфорт во время заполнения книги. Вторым минусом такой печать является то, что она может рассыпаться со временем.

Контрольная пломба не подлежит восстановлению, а сработает она в случае попытки отклеивания пломбы. В таком случает на бумаге останется специальный рисунок, или же будет написано «вскрыто».

В качестве пломбы для подобной документации запрещено использование бумажных полосок из-за того, что этот способ не может предоставить нужный уровень защиты. При проверках специальными органами на этот момент будет обращено особое внимание.

Внесение изменений или поправок

Исправление информации, внесённой в учётный журнал, допустимо лишь при указании письменных пояснений ответственного за ведение документа лица.

Некорректные сведения зачёркиваются тонкой линией, а в поле для примечаний делается запись о совершённой ошибке, заверяемая подписью уполномоченного сотрудника. Рядом ставится дата занесения поправки.

Данные учётные журналы рекомендуется ранить в шкафу или сейфе, чтобы избежать их случайной порчи либо потери.

Предлагаем ознакомиться:  Как вернуть деньги при покупки квартиры

Ответственность за обращение с ТК и вкладышами к ним в первую очередь несёт руководитель, а внутри предприятия – бухгалтер или кадровик, назначенный начальством.

Не нашли ответа на свой вопрос?
Узнайте, как решить именно Вашу проблему — позвоните прямо сейчас или заполните форму онлайн:

7 (499) 350-80-69 (Москва)
7 (812) 309-75-13 (Санкт-Петербург)

Это быстро и бесплатно !

Распространенные ошибки при заполнении

Государством установлены правила заполнения учетной книги:

  • бланки должны быть заполнены черной пастой;
  • записи должны быть внесены без ошибок и разборчиво;
  • новые записи вносятся в момент, как формуляр был принят на учет;
  • если в процессе внесения сведений в бланк была допущена ошибка, то испорченный бланк нужно обязательно утилизировать;
  • гражданину, который получил на руки трудовую книжку, нужно подтвердить получение росписью в приходно-расходной книге.

Факт утилизации испорченного бланка должен быть подтвержден составленным актом.

Вторая страница должна содержать информацию о сотруднике, ответственном за ПРК. Сюда нужно внести реквизиты приказа, являющегося основанием его назначения и указать должность, которую он занимает. Также на второй странице нужно указать период ведения учетной книги.

1 колона Вносят номер, который назначается при внесении информации о каждой трудовой книжке.
2-4 Ставится дата выдачи трудовых книжек, примечательно, что даты нужно писать арабскими цифрами.
5 Указываются реквизиты поставщика бланков трудовых книжек.
6 Содержит соглашение о приобретении бланков с организациями-поставщиками бланков.
7 и 8 Включают сведения о численности приобретенных трудовых книжек и вкладышей.
9 Вносят сумму, которая была потрачена на приобретение документов, также туда внося инструкцию о заполнении данной учетной книги.
10 Содержатся реквизиты при выдаче бланков по причине того, что бланки являются документами, подлежащими строгой отчетности.
11 Содержит номер и серию всех выданных вкладышей трудовых книжек.
Последний столбец Указывается сумма приобретения вкладышей трудовых книжек и бланков.

В некоторых ситуациях работодатель должен купить новые бланки за свои средства.

К таким ситуациям относятся:

  • учетный журнал был утрачен из-за чрезвычайных обстоятельств;
  • имело место неправильное заполнение этого документа;
  • произошло повреждение учетной книги не по вине работника.

Бывают случаи, когда руководство организации не взимает с сотрудников средства за расход бланков и вкладышей в трудовые книжки. Такие условия могут быть прописаны в локальных документах организации.

Образец заполнения приходно-расходной книги

При заполнении учетных документов множество специалистов совершают ошибки. Примером одной из самых распространенных ошибок является внесение неправильной информации в 6 колонку, а именно – отсутствие данных о реквизитах договора и приобретении бланков. Также в эту колонку часто вносят запись о том, что бланк был приобретен сотрудников самостоятельно и был получен от него. Это является грубейшим нарушением.

На бланках или вкладышах в трудовые книги, продающихся в киосках отсутствуют водяные знаки. Как показывает практика, приобретенные в лавках и переходах документы могут быть признаны Пенсионным Фондом недействительными. Поэтому, когда сотрудник уходит на пенсию, ему необходимо собрать массу документов, с целью подтверждения своего стажа работы.

Предыдущая запись Куда можно пожаловаться на действия или бездействие прокуратуры и как подготовить жалобу
Следующая запись Что будет за незаконную торговлю на улице

Ваш комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *

Adblock detector