Что должен знать и уметь специалист по закупкам

Закупки что нужно знать

Избавьтесь от мифов

Новички приходят на наши курсы со стандартным набором мифов в голове, которые мешает эффективно работать.

Первый — “Всё куплено, поэтому одержать победу в закупке без связей нельзя!”.

Второй — “Заказчикам лишь бы придраться к поставщику”.

Наконец, главный — “Лучше участвовать в госзакупках, ведь закон защищает поставщиков”.

Поэтому на курсах мы рассказываем о реальной ситуации на рынке: с какой целью заказчики проводят закупки, по какому принципу выбирают поставщиков, как надо проверять будущего клиента, чтобы не остаться без денег. Это помогает увидеть закупки со стороны заказчика и понять его логику при выборе поставщика.

Отдельный блок посвящен законодательству о закупках. Наши студенты узнают, что риски в законе № 44-ФЗ, который регулирует госзакупки, распределены неравномерно. В спорной ситуации у госзаказчика всегда есть преимущества. Да, он должен оплатить контракт в течение 30 дней, но только после приемки, которая может затянуться на неопределенный срок.

У коммерческих же заказчиков мотивация другая — экономическая. Как правило, они заинтересованы в выборе поставщика по объективным критериям. Поэтому если тендер объявила коммерческая компания, то она на самом деле ищет лучшее предложение, а не выполняет требование закона.

1. Никогда не соглашайся на первое предложение

Первое золотое правило нужно читать следующим образом: «НИКОГДА не соглашайся на первое предложение». Еще лучше: «Вообще никогда не соглашайся на первое предложение». Это правило универсально, должно применяться при любом обсуждении условий поставки, и «никогда» в нем твердое и абсолютное.

Если вы предполагали получить на фланец РУ-10 цену 134 руб., а поставщик предлагает 120 руб., как быть? Правильно, округлить глаза и полным изумления голосом спросить: «Почему так дорого?».

Вы настроились требовать компенсацию в размере 15 % от партии, а вам предлагают 19 %, что делать? Правильно, первым делом не согласиться. Вторым — настаивать на увеличении процента.

В первом золотом правиле речь идет не только о цене, но и о любых условиях поставок, будь то отсрочка, компенсации, бонусы, обязательный объем выборки, маркетинговые бюджеты и т. д. Как бы вы ни были довольны первым предложением, это просто непрофессионально — остановиться, не сделав ни одного шага к улучшениям.

Любое первое предложение поставщика может быть оспорено, улучшено и изменено. Это правило срабатывает в 98 % случаев.

Основывается оно на том, что в подавляющем большинстве случаев первоначальное предложение поставщика завышено по ценам и занижено по условиям, учитывая возможные уступки. И если вы эти уступки не потребуете, получите те самые завышенные цены и заниженные условия.

Первое правило зарекомендовало себя настолько твердо, что бывает целесообразно настаивать на снижении цен и изменении условий, даже не глядя в полученное предложение. И, что важно, в девяти из десяти случаев эти просьбы будут удовлетворены после первого же вопроса об улучшении.

Вспомните себя. Как часто вы просили и получали снижение цены после первой же просьбы? Уверен, что в девяти из десяти случаев вы достигали лучшей цены, чем было озвучено в самом начале.

Не соглашаться на первое предложение не означает требовать цену в два раза ниже озвученной и отсрочку в 365 дней. Первое золотое правило обязывает вас улучшать любое первое предложение, искать варианты его изменения.

Любое первое предложение включает в себя множество составляющих, поэтому улучшить хотя бы несколько из них — достижимая задача. Отказываясь от первого, на первый взгляд очень выгодного и потрясающе хорошего предложения, вы, возможно, получите всего 1,5% скидки и (или) два дня отсрочки. Но вы никогда не получите уступку, если не заведете об этом разговор.

Не соглашаться на первое предложение не означает не принять его впоследствии, если поставщик будет непоколебим как скала и не уступит ни копейки. Отказ от первого предложения не означает, что вы не сможете вернуться к нему, если поймете, что изменить предложение не в состоянии. Однако до тех пор, пока вы не поняли это, действуйте.

В моей практике за шесть лет были только три поставщика, с которыми переговоры по изменению первого предложения ни к чему не привели. Два из них — крупнейшие американские корпорации, которые по месяцу считали цены и думали над условиями контракта, но зато после того, как озвучили их, — стояли насмерть.

Я хочу отметить, что за шесть лет таких было всего трое. Остальные несколько сотен первое предложение улучшали. Шли хотя бы на небольшую уступку по условиям поставки, пусть хоть на процент, но улучшали цену.

Итак, никогда не соглашайтесь на первое предложение!

Узнайте про типичные ошибки

Все новички в закупках совершают стандартные ошибки, которых легко избежать.

Например:

  • Думают, что в любой закупке всё решает низкая цена.
  • Неправильно оформляют свои заявки.
  • Не просчитывают шансы на победу.
  • Участвуют во всех закупках подряд.
  • Не защищают свои права в случае грубых нарушений. Даже когда одержали победу, а заказчик отказался заключать контракт.

На курсах мы подробно разбираем такие ситуации и даем советы, что делать.

2. Нет предела низким ценам

Сам по себе термин «низкая цена», пожалуй, философский. Какую цену вы назовете низкой? Предположим, вам озвучили первоначальную цену за многослойный пакет для упаковки вашей продукции 75 руб. Вы, пользуясь первым золотым правилом, данную цену не приняли и опустили предложение поставщика ниже 69 руб.

Изменение цены в сторону уменьшения возможно практически всегда и может быть реализовано, в зависимости от условий, на небольшой или же на весьма ощутимый процент.

Предлагаем ознакомиться:  Зачем нужно регистрироваться иностранному гражданину

При этом нас, конечно же, интересует изменение цен без ухудшения качества продукции. Просто снижение цены ради снижения приведет к тому, что наш пакет будет тоньше, в соке будет больше воды, в сметане меньше молока, в цементе больше песка, в карандашах дешевая и ломкая древесина, а в ответственных узлах вместо легированной стали — вторичный пластик и «картонный металл».

Уменьшение цены можно рассмотреть как комплекс, состоящий из нескольких этапов (табл. 1).

Таблица 1. Этапы снижения цен

Этап Инструменты С какими поставщиками целесообразно проводить
1. Поиск дна цены Переговоры, приемы воздействия на поставщиков, тендеры, конкурсы Все поставщики
2. Непрямое удешевление Калькуляция цены, уменьшение составляющих стоимости, изменение характеристик продукта Поставщики категорий А1 и В
3. Оптимизация цепочек поставок поставщика Анализ цепочек поставок действующего поставщика, их оптимизация, сокращение затрат в цепочках поставок Поставщики категории А
4. Оптимизация цепочек поставок поставщиков поставщика Анализ цепочек поставок наиболее значимых поставщиков вашего поставщика. Оптимизация и сокращение затрат в них Поставщики категории А ваших поставщиков категории А

Закупки что нужно знать

Первый этап, который я называю поиском дна цены, — это решение задачи по нахождению самой низкой цены, по которой поставщик еще будет готов продать вам свою продукцию и услугу (рис. 1). Характерным признаком найденного дна цены служит тот факт, что дать копейку скидки поставщик уже не готов и отказывается от сделки (или поставщик — превосходный актер).

Достижение дна цены — это та самая задача, которую решает закупщик, торгуясь, убеждая, настаивая, ища компромисс, шантажируя, ссылаясь на алчное руководство, стандарты компании и предпринимая другие попытки.

Для поставщика дно цены — это минимальная стоимость, при которой для него еще выгодно продавать вам свою продукцию или услугу. Например, это может быть минимальный уровень рентабельности, закладываемый как основной фактор ценообразования. В рассматриваемом примере это может быть, скажем, рентабельность (маржа) 19 % при себестоимости 54,6 руб.

Важно знать, что в разных ситуациях, в разных условиях товарного запаса и спроса на продукцию, в случае выполнения или невыполнения плана продаж дно цены, озвучиваемое одним и тем же поставщиком, может быть разным.

Рис. 1. Первый этап снижения цены

Первый этап в большей степени строится на умении закупщика вести переговоры. Результаты зависят от коммуникативных навыков, умения убедительно аргументировать и склонять поставщика к своей точке зрения. Но это не полный перечень компетенций закупщика, необходимый для достижения дна цены. К самому важному навыку я отношу умение закупщика правильно себя подать (продать) поставщику.

Закупки что нужно знать

Умение правильно себя продавать — это то, к чему профессиональный снабженец обычно приходит сам, спустя продолжительное время с начала работы. Это опыт, который приобретают скорее интуитивно. Умение закупщика продать себя — важнейшая компетенция, необходимая при построении отношений со сложными поставщиками, обладающими уникальным предложением или предлагающими наилучшие условия по сравнению с конкурентами на рынке.

Второй этап я называю «непрямое удешевление». Он включает в себя набор мероприятий, которые проводятся совместно с поставщиком и результатом которых становится совокупное сокращение затрат на закупку (рис. 2). В первую очередь такие мероприятия сводятся к тому, чтобы получить калькуляцию цены, разложить стоимость продукта на составляющие и изменять каждую из них.

Рис. 2. Второй этап снижения цены — непрямое удешевление

В нашем примере на втором этапе удешевления потребуется понять, какую долю в стоимости изготавливаемого пакета занимает сырье (бумага, полипропилен и полиэтилен), какая доля приходится непосредственно на изготовление пакета, каковы логистические затраты, чему равны затраты на упаковку готовой продукции и т.д.

После того как составляющие стоимости закупаемого пакета стали известны, начинается совместная работа с поставщиком по изменению каждой из них с целью получить общее совокупное снижение стоимости.

Отмечу, второй этап снижения цен целесообразен именно в случае совместной с поставщиком работы над ним. Поэтому для непрямого удешевления наиболее перспективными станут поставщики категорий А и В (см. рис. 3), то есть дающие около 95% объема закупок в денежном эквиваленте, их около 50% от общего числа поставщиков.

Рис. 3. График АВС-анализа поставщиков в зависимости от объема закупок

Закупки что нужно знать

Если работа по уменьшению цены поставщика проведена профессионально на первом и втором этапах, то вы достигли дна цены, а затем опустили и само дно. В этом случае вы можете с полной уверенностью утверждать, что получили действительно низкую цену.

А что делать, если оба этих этапа пройдены и эффективность второго этапа не предполагает существенных изменений продукта и, соответственно, его стоимости?

В этих случаях нужно будет либо признать, что получена минимальная возможная цена, либо двигаться вглубь цепочек поставок, чтобы искать возможности оптимизации и сокращения затрат не в самом приобретаемом продукте, а во всех этапах, которые он проходит: от добычи всех видов применяемого сырья до производства готовой продукции вашими поставщиками.

Третий этап предполагает анализ цепочек поставок вашего поставщика. Суть этого процесса сводится к совместной работе с поставщиками категории А по сокращению затрат, связанных с производством приобретаемой вами продукции.

Например, для рассматриваемых нами пакетов совместно с поставщиком может решаться задача по анализу его цепочек поставок бумаги, полипропилена и полиэтилена, из которых затем им производится многослойный пакет. Результатом такого анализа могут стать изменения характеристик закупаемой вашим поставщиком бумаги, смена поставщика полипропилена, выбор новой марки полиэтилена, смена способов транспортировки бумаги до поставщика, переход на поставки полиэтилена в рулонах большего размера при снижении стоимости погонного метра, передача вашим поставщиком на аутсорсинг2 изготовления групповой упаковки и т.д.

Предлагаем ознакомиться:  Налоги в тсж в 2020 - при усн, членские взносы, на прибыль, вознаграждение председателя

Закупки что нужно знать

Можно привести такой пример: компания Mars организует различные обучающие мероприятия для помощи фермерам-поставщикам и регулярно проводит программы Mars Ambassador Program. Амбассадоры помогают фермерам совершенствовать сельскохозяйственные методики, разрабатывают обучающие программы, следят за состоянием окружающей среды и реализуют множество других проектов.

Вышеописанные примеры совместных работ целесообразны в случае, когда доля закупок у поставщика достаточно большая. Реализация обоюдных интересов двух сторон в подобных взаимоотношениях приводит к тому, что поставщик не делает тайны из своей себестоимости, а покупатель не «отжимает» последнюю копейку из прибыли. Результатом становятся интеграция и действительно взаимовыгодный комплекс мер по сокращению затрат производства важного вам продукта.

Если же третий этап реализован, то следующим шагом станет совместная, иногда трехсторонняя, работа по оптимизации и сокращению затрат в цепочках поставок поставщиков ваших поставщиков.

В рассматриваемом примере у поставщика многослойных пакетов результатом работы может стать изменение его поставщиком полиэтилена технологии изготовления: применение в производстве присадок другого производителя, а следовательно, снижение толщины полиэтилена при повышенном глянце и аналогичной прочности.

Четвертый этап целесообразен только в случае ключевых поставщиков и наиболее затратных составляющих закупок.

Первый этап снижения цены — наиболее простой и распространенный способ экономии на закупках. Эффективность его напрямую зависит от умения закупщика договариваться, вести переговоры, организовывать конкурсы. Навыки закупщиков в этом случае нужно усиливать, например, с помощью внутреннего обучения (наставничества) или внешнего обучения (тренингов).

Второй этап снижения цен сложнее, а третий и четвертый для подавляющего большинства кажутся крайне трудными. Однако, если ваша компания заинтересована в повышении конкурентоспособности своей продукции, вы будете вынуждены последовательно прийти и ко второму, и к третьему, и к четвертому этапам снижения цен.

Профессиональный закупщик знает, что нет предела работе над снижением цены. Если вы получили все возможные скидки продавцов, то перед вами еще много вариантов по снижению затрат во всех цепочках поставок, причем не только собственных, но и ваших поставщиков.

Изучите законодательство

Сферу закупок регулирует сразу несколько законов — статьи о торгах и заключении договоров Гражданского кодекса, законы № 223-ФЗ (закупки госкомпаний) и № 44-ФЗ (госзакупки). Эти документы во многом определяют, как работают заказчики и проводят свои закупки.

Возьмем этап подачи заявки, на котором отсеивается большое количество поставщиков. Работать по одному шаблону здесь не получится, т.к. каждый коммерческий заказчик может выставлять собственные требования, а госзаказчики должны выполнять предписания закона.

В госзакупках или закупках госкомпаний заявки состоят из трех частей и для каждой необходимы свои документы. Если в первую часть включить выписку из единого государственного реестра, то заявку точно отклонят.

Запутаться легко. Например, когда продаете канцтовары школам, ГУПам и коммерческим организациям. Это три вида заказчиков, которые работают по разным правилам. Поэтому, чтобы выстроить продажи, надо изучить все законы о закупках.

3. Всегда улучшай условия

Какие условия поставки вы улучшаете в работе с поставщиками? Давайте вспомним их.

Обычно на ум в первую очередь приходят объем закупки, цена, отсрочка платежа, потом доставка. Далее следует пауза, и вспоминание продолжается уже с усилием: что еще мне нужно от поставщика, что я могу улучшить. Спустя время вспоминают штрафы, бонусы, гарантии и т.д.

В большинстве переговоров с поставщиком не обсуждается первоначально более четырех условий поставки. Даже появилось такое устойчивое выражение — «в четырех с половиной елках блуждать» (рис. 4).

«Половина елки» — это качество закупаемой продукции. Имеется в виду, что если качество продукции не соответствует вашим требованиям, то обсуждать прочее бессмысленно.

Закупки что нужно знать

Рис. 4. «Четыре с половиной елки» условий сотрудничества

Безусловно, цена, отсрочка, доставка и объем закупок — важнейшие параметры любой сделки, но нельзя забывать, что, кроме них, есть еще свыше 100 факторов, определяющих целесообразность и выгодность работы с поставщиком.

Выясняя, почему же, кроме объема, цены, отсрочки и доставки, никакие другие условия с поставщиком не обсуждались, можно столкнуться с неловким молчанием. Закупщик без труда вспоминает, какие условия ему нужны от поставщика, но, когда дело доходит до фактических переговоров, случается какое-то затмение и, кроме вышеописанных «четырех елок», в подавляющем большинстве случаев иные условия не вспоминаются.

В оправдание говорят про то, что забыли, что не было времени, что не та ситуация, и приводят прочие не самые убедительные доводы. В ряде случаев закупщик просто не осознает, какие еще условия он может обсудить со своим поставщиком.

Условия, которые может и должен отработать закупщик, обсуждая контракт или поставку, многогранны и зависят от специфики бизнеса и приобретаемой продукции или услуги. Однако нам надо иметь в виду, что условий всегда больше, чем четыре с половиной!

Давайте рассмотрим, какие условия мы можем обсуждать с поставщиком.

На рис. 5 приведены 37 групп факторов, которые оказывают влияние на выбор поставщика, условия сотрудничества и общую стоимость продукта или контракта. Для вашего конкретного случая актуальными могут быть порядка 20 групп — это именно то, что вы в состоянии отработать в рамках улучшения условий поставки.

Рис. 5. Факторы, определяющие условия работы и выбор поставщика продукции

Каждая из групп факторов позволяет добиться итоговой экономии от сотых процента до нескольких процентов на каждой из них. Таким образом, отработав улучшение условий по всему их набору, вы можете добиться экономии, совершенно недостижимой в случае прямых попыток «уторговать» поставщика.

Предлагаем ознакомиться:  Возврат денежных средств за страховку по кредиту пошаговая инструкция

Теперь остановимся на слове «всегда» в названии третьего золотого правила. Улучшать условия нужно действительно всегда. Рассмотрим, в каких случаях вы можете это делать.

При каждом продлении договора. Я надеюсь, что в вашей компании договор заключается на один год с момента подписания, например, с 27 июля 2017 г. по 27 июля 2018 г. Плохо, если он подписывается с текущего дня и до конца календарного года, то есть до 31 декабря. В случае, когда договор заключен с 31 декабря по 31 декабря, но не пролонгируется, а подписывается заново, у закупщиков в конце года возникает аврал по их продлению.

Закупки что нужно знать

Если договор с поставщиком автоматически пролонгируется, никакой работы по улучшению условий не ведется.

Если же договор подписывается со дня заключения на год, у закупщика существует возможность каждый месяц планировать работу по улучшению условий с компаниями, по которым предстоит в ближайшем будущем продление договора. Без аврала и суматохи, каждый год улучшая условия поставок хотя бы по нескольким факторам.

При каждой встрече. Если вы проводите регулярные, но нечастые встречи с поставщиками, то обсуждение улучшений условий поставок может проводиться при каждой встрече. Таким образом, соблюдая график встреч, вы получите непрерывный массив переговоров об улучшении условий. И не забывайте, что, если даже у вас условия жестко фиксируются договором на год, для того чтобы они изменились, обсуждение их нужно производить заранее.

В привязке к категории поставщика. Например, в январе и феврале вы работаете с поставщиками категории А — отрабатываете улучшения условий на них. В марте проводите переговоры с первой третью поставщиков категории В, в апреле и мае завершаете категорию В. Июнь — месяц для работы с наиболее крупными поставщиками категории С. В июле этот цикл повторяется.

В привязке к условиям. Например, в январе со всеми поставщиками отрабатывается увеличение отсрочки платежа, в феврале ведутся переговоры об увеличении страхового товарного запаса у поставщика, в марте обсуждаются штрафные санкции, в апреле — маркетинговые активности поставщика, в мае — обучение ваших сотрудников и т.д.

Свой план для каждого поставщика. Для каждого поставщика на год планируется «лесенка» (рис. 6) — перечень условий, которые необходимо отработать и в которые нужно внести изменения. Конечным результатом данной «лесенки» является приведение условий сотрудничества к заранее созданному «идеальному» портрету поставщика.

Рис. 6. План изменения условий у поставщика

Профессиональный закупщик, определив полный перечень коммерческих условий, которые он может и должен улучшать для своей компании, регулярно работает над их улучшением.

Итак, еще раз повторим три золотых правила закупщика, которые должны быть основополагающими в работе.

  1. Никогда не соглашайся на первое предложение.
  2. Нет предела низким ценам.
  3. Всегда улучшай условия.

В соответствии с АВС-анализом поставщики категории А дают 80% объема закупаемой продукции, их примерно 20% в общем числе поставщиков. Поставщики категории В дают 15% объема закупок, их около 30% от общего количества поставщиков. Поставщики категории С дают 5% объема закупок, и их около 50% от числа поставщиков (рис. 3).

Аутсорсинг (от англ. outsourcing) — передача компанией каких-либо видов своей деятельности или функционирования другой организации, специализирующейся в этой области. В отличие от разового обращения к специализирующейся в узкой сфере организации, аутсорсинг предполагает заключение долгосрочного контракта на оказание работ или услуг. Например, полное ведение бухгалтерского учета, подбор персонала, кадровое делопроизводство, IT-поддержка, обеспечение безопасности, логистические услуги и др.

быстрый поиск в ЕИС

Из книги «Закупки на 100%»

Познакомьтесь с методологией

Человек с высшим образованием сможет сориентироваться в законах, но для успешной работы в закупках чтение статей гражданского кодекса недостаточно.

Закупки — это отдельная профессиональная отрасль, которая подразумевает свою методологию работы. Заказчик должен понимать, как организовать снабжение предприятия, планировать затраты и выбрать лучшее предложение на рынке. А поставщик — как найти подходящую закупку, правильно подготовить и подать предложение, а потом заключить договор.

Поэтому разобраться в теме закупок без профессионального обучение практически невозможно. Главный плюс наших курсов — это система знаний, которая включает теоретическую и практическую части. Наши студенты узнают, как устроен рынок закупок в России, какие заказчики есть, чем отличаются способы закупок, а также учатся работать на электронной площадке.

Найдите опытного наставника

Наверное, всему этому можно научиться самостоятельно. Но сколько времени вы потратите и сколько ошибок совершите? Вряд ли работодатель готов превратить свою компанию в экспериментальную лабораторию. Поэтому мы рекомендуем проходить обучение у профессионалов.

результаты поиска в ЕИС

За 2 месяца вполне можно осилить программу, которая сделает из вас специалиста по участию в закупках. Важный бонус курсов — возможность обсудить любые профессиональные вопросы с преподавателями, которые знают теоретическую часть и сами много лет работают в сфере закупок.

Даже если вы выберете онлайн-курс, то получите удаленную поддержку. Специалисты будут разбирать с вами домашние задания и бизнес-кейсы до тех пор, пока у вас не останется никаких вопросов.

Практикуйтесь!

Для полноценного погружения в профессию нужна практика. Как минимум, месяц активного участия в торгах. За это время вы научитесь составлять заявки без ошибок, рассчитывать шансы на победу, анализировать архивные закупки и работать на электронных площадках.

Подстраховкой могут стать наши курсы. Преподаватели активно поддерживают студентов в первое время после окончания обучения. Куратор поможет оформить ваши первые заявки или проконсультирует по работе на ЭТП. Если же закупка будет проходить на B2B-Center, то ученик получит полное теоретическое и техническое сопровождение.

Предыдущая запись Расторжение договора социального найма жилого помещения: основания для прекращения, а также что может быть причиной?
Следующая запись В каком падеже писать сумму в чековой книжке

Ваш комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *

Adblock detector